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Zusammenarbeit im Team mit ERP-Software – Chancen und Nutzen für KMU

21.12.16 09:54 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

So nutzen Teams die Zusammenarbeit mittels Cloud ERP

In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt stark geändert. Der Arbeitnehmer von heute ist viel unterwegs und muss daher flexibel sein. Gerade im Kundenservice oder im Handel sind Mitarbeiter oft beim Kunden vor Ort; Homeoffice- und Smart Working sind weitere Trendthemen, die in KMU das Arbeiten stark beeinflussen. Um diese Flexibilität und neue Mobilität aufrechterhalten zu können, muss aber auch Ihre ERP-Lösung flexibel sein. Denn sie muss das Unternehmen unabhängig des Standorts bei den Geschäftsprozessen unterstützen. Dieser Artikel beschreibt das standort- und abteilungsübergreifende Arbeiten von Mitarbeitern im ERP-System. Welche Voraussetzungen müssen dafür geschaffen sein? Welcher Nutzen ergibt sich daraus für KMU und welche Rolle spielt die Cloud dabei?

Die Bedeutung von Cloud ERP und mobilen Zugriffen

Eines der wesentlichen Elemente eines ERP-Systems ist neben seinem modularen Aufbau, der optimal an Ihre betrieblichen Erfordernisse angepasst werden kann, der gemeinsame Datenzugriff sämtlicher Anwender und Entscheider auf alle unternehmensrelevanten Daten. Dieser Zugriff erfolgt von den verschiedensten Abteilungen wie beispielsweise Beschaffung, Produktion, Finanz- und Rechnungswesen, Anlagenwirtschaft, Personalwesen, Vertrieb, Logistik und alle anderen zum Unternehmen gehörenden Einheiten gleichermassen. Dadurch ergibt sich auch für die Geschäftsleitung ein aktueller, schneller und flexibler Einblick in die gesamten Unternehmensdaten, die für fundierte Entscheidungen herangezogen werden.

Alle Daten und auch Dokumente können von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen, im Team besprochen sowie bearbeitet werden. In Teamarbeit lassen sich Projekte und Aufgaben organisieren. Je mehr das ERP-System die Informationsflüsse übergreifend vernetzt und somit zur zentralen Schaltstelle avanciert, desto wichtiger wird auch ein Zugriff über mobile Endgeräte. Ein modernes ERP-System aus der Cloud hält die Daten dafür an zentraler und sicherer Stelle, ist flexibel und stellt alle Informationen wahlweise auf einem Desktop-PC, Notebook, Tablet oder Smartphone bereit.

Zusammenfassung der Zugriffsmöglichkeiten unabhängig von Ort und Zeit:

  • Abteilungsübergreifender Überblick, Kontrolle und Koordination über alle betrieblichen Abläufe
  • Zugriff auf die aktuellsten Daten von Vertrieb, Produktion und Einkauf
  • Einblick in aktuelle Lagerbestandsdaten
  • Zugriff auf alle Dokumentationen und dem Archiv inklusive der Hierarchie

Voraussetzungen für standort- und abteilungsübergreifendes Arbeiten

Damit ein standort- und abteilungsübergreifendes Arbeiten möglich ist, müssen Sie einige Grundvoraussetzungen schaffen. So muss analysiert werden, in welchen Geschäftsfeldern bei Ihnen eine intelligente Vernetzung Vorteile schafft und wie diese effizient umgesetzt wird. Damit Ihre Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit arbeiten können, müssen die Arbeitsvorgänge nicht nur digitalisiert werden, um diese zu automatisieren und zu vernetzen, sondern es geht auch darum, eine zusätzliche Wertschöpfung zu erreichen. Hierfür benötigen Ihre Mitarbeiter Freiräume, Anreizmodelle und Zeit. Diese Voraussetzungen sollten Sie schaffen, fördern und kommunizieren, zum Beispiel durch das Angebot von einem Home-Office-Arbeitsplatz oder Flex-Office Modellen, wie sie in immer mehr Unternehmen vorzufinden sind.

Je vernetzter Ihre Arbeitsprozesse und Daten sind, desto enger können Ihre Teams auch kollaborieren. Bei der standortübergreifenden Arbeit verschwimmen die Grenzen zwischen Hierarchien und Verantwortungsbereichen schnell, eine Interaktion über das ERP-System mit durchdachten Rollen wird hierbei unverzichtbar. Das erfordert, dass jeder Einzelne im Team nicht nur sein Wissen mit den anderen Mitgliedern teilt, sondern auch seinen Erfolg. Vorteile aus einem flexiblen ERP-System können Unternehmen aber nur dann erzielen, wenn aus den Arbeitsprozessen entsprechende Workflows abgeleitet und auch umgesetzt werden. Prozesse, Entscheidungswege und Rollen müssen immer wieder neu definiert werden.

Die Chancen von Cloud ERP und die Vorteile gegenüber einer On-Premise Lösung

ERP aus der Cloud hat viele Vorteile gegenüber einer lokal installierten Lösung: sie ist zum Beispiel deutlich flexibler und fördert einen vollkommen mobilen Zugriff für standort- und abteilungsübergreifendes Arbeiten. Weitere Vorteile sind:

  1. Flexibilität: Unternehmen, die auf cloudbasierte ERP-Systeme setzen, sind flexibler, denn nur durch ein IT-System aus der Cloud sind Betriebe nicht mehr an einen festen Standort gebunden. Sämtliche Mitarbeiter können auf Dokumente und Geschäftsprozesse von überall und zu jeder Zeit zugreifen, diese lesen, überprüfen und bearbeiten. Alle Funktionen des ERP-Systems sind auch über ein mobiles Endgerät verfügbar, so lange ein Internetbrowser vorhanden ist. Der stationäre Desktop-PC wird entbehrlich. Auch Probleme mit dem Verlieren oder Verlegen von USB-Sticks oder wichtigen Dokumenten gehören so der Vergangenheit an.
  2. Updates: Viele Unternehmen verbringen viel Zeit damit, die Soft- und Hardware der IT-Systeme an ständig wechselnde Sicherheitsstandards anzupassen. Es müssen Updates eingespielt werden, welche oftmals den Arbeitsprozess beeinträchtigen oder ganz zum Erliegen bringen. Dies ist mit gehörigem Aufwand und Kosten verbunden. Bei einem Cloud ERP übernimmt der Anbieter selbst die fälligen Sicherheitsaktualisierungen und die Wartung der Server – ohne dass Sie als Unternehmen davon beeinträchtigt werden. Sie und Ihre Mitarbeiter können ungestört arbeiten, Ihre IT-Abteilung spart wertvolle Zeit und Ressourcen.
  3. Software: Wer unabhängig von Zeit und Ort arbeiten möchte, musste bislang einen Rechner oder Laptop entsprechend vorbereiten und Programme installieren sowie entsprechenden Speicherplatz einplanen. Mit Cloud ERP setzt sich Ihr Mitarbeiter einfach an seinen Computer zu Hause und meldet sich über das Internet beim ERP-Anbieter an. Es kann sofort mit der Arbeit ohne komplizierte und aufwändige Installation von Software oder Einwahlen ins Unternehmensnetz begonnen werden – inklusive dem vollen Zugriff auf alle relevanten Daten.
  4. Wettbewerbsfähigkeit: Cloud ERP ist eine kostengünstige und flexible Lösung für KMU. Es bietet Ihnen weitreichende Vorteile für das Wachstum Ihres Unternehmens. Dank der Cloud können Sie schnell von überall auf Ereignisse reagieren und so etwaige Ausfälle unverzüglich ausgleichen.
  5. Treuhänder: Cloud ERP erleichtert den Datenaustausch mit Ihrem Treuhänder. Sämtliche Geschäftsdokumente können online gespeichert und dem Treuhänder auf diese Art und Weise digital übergeben werden. Dadurch erhält der Treuhänder eine optimale Übersicht über das Geschäftsjahr und das spart wiederum Zeit und Geld.

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Kategorien: Allgemein, Cloud, ERP, Berechtigungen, KMU

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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