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Wie Sie Ihr Business Intelligence Reporting optimieren

[fa icon="calendar"] 11.03.16 14:57 / von Christian Bühlmann

Christian Bühlmann

Mann optimiert Business Intelligence Reporting

Nebst der Unterstützung von Geschäftsprozessen durch aktuelle Informationen und hilfreiche Funktionen produziert ein ERP-System vor allem eines: Daten. Die Verwendung dieses «Rohstoffs» für gezielte Auswertungen hilft, Optimierungspotenzial im Unternehmen zu erkennen, Chancen zu nutzen und Risiken zu vermeiden.

Welche Kennzahlen braucht es?

Business Intelligence steht immer in Beziehung zur Unternehmensstrategie. Nur wer weiss, wohin die Reise gehen soll, kann die entsprechenden Etappenziele definieren – und auch die benötigten Messgrössen. Ein Ansatz stellt das SCOR®-Modell dar. Damit lassen sich nicht nur Kenngrössen für Produktions- und Handelsunternehmen definieren, SCOR® liefert auch Vergleichsmöglichkeiten zwischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen. In seinem Blogpost Messgrössen für die Supply Chain hat Dr. Marcel Siegenthaler dazu eine lesenswerte Zusammenfassung geschrieben. Wer Anregungen für weitere Kennzahlen sucht, dem sei auch die Sammlung unter http://kpilibrary.com empfohlen. Weitere betriebswirtschaftliche Kennzahlen für die Überwachung von Zielvorgaben finden Sie auch im VDMA-Einheitsblatt 66412. Doch denken Sie daran, Messgrössen können beliebig viel definiert werden, Sinn machen sie nur, wenn diese im Kontext mit Ihrer eigenen Firma stehen. Weniger ist oft mehr.

Datenqualität ist entscheidend

Haben Sie die passenden Messgrössen definiert, stellen Sie sicher, dass die Daten auch qualitativ stimmen. Garbage in, Garbage out – das gilt insbesondere bei Auswertungen und Statistiken. Wird ein System mit falschen, veralteten oder unvollständigen Daten gefüttert, wird das Resultat entsprechend unzuverlässig sein. Die Deutsche Gesellschaft für Informations- und Datenqualität e.V. (DGIQ) hat 15 Dimensionen der Datenqualität in den Bereichen System, Inhalt, Darstellung und Nutzung definiert. Dazu gehören zum Beispiel Eigenschaften wie: fehlerfrei, eindeutig, relevant, vollständig, wertschöpfend usw. Es lohnt sich, die eigenen Daten bzw. die daraus gewonnenen Informationen hinsichtlich dieser Kriterien zu prüfen.

Reporting ist eine Frage der Organisation

Nachdem die Kennzahlen bestimmt sind und deren Datenqualität geprüft ist, müssen ein paar organisatorische Fragen geklärt werden:

  • Wer ist für das Reporting verantwortlich? Auswertungen greifen auf Daten und damit auf das Herzstück eines Unternehmens zu. Nicht jeder soll alles sehen dürfen. Zudem muss sichergestellt werden, dass Auswertungen nicht unbefugt das Unternehmen verlassen. Kurz: Es braucht eine verantwortliche Person, welche Mitarbeitende stufengerecht befähigt, die für sie adäquaten Informationen aus dem System zu gewinnen. Dazu gehören nicht nur Softwarekenntnisse, um Abfragen einzurichten, sondern auch die Urteilsfähigkeit, was Sinn macht. Wohlverstanden, es geht nicht darum Anwender zu behindern, sondern sie beratend zu unterstützen.
  • Wie und wo werden Reports zur Verfügung gestellt? Im Zeitalter von Self Service BI fordern Fachabteilungen immer mehr autonome Reportingmöglichkeiten. Mehr Freiheiten verlangen jedoch auch eine klare Definition, wie Reports dargestellt und gespeichert werden. Zusätzlich ist zu prüfen, ob es nicht Redundanzen mit anderen Abteilungen gibt bzw. ob durch die Verbindung von Reports die Informationsqualität gesteigert werden kann. Lassen Sie es nicht zu, dass im sensiblen Bereich der Datenauswertungen unkontrollierbarer Wildwuchs entsteht.
  • Was anfangen mit den Auswertungen? Reporting als Selbstzweck ist vergeudete Zeit. Nur wenn Erkenntnisse in die Praxis übertragen werden, entsteht konkreter Nutzen. Kennzahlen allein lösen noch keine Handlungen aus. Nebst dem Wissen, wie man Auswertungen erstellt, sind die Fragen, was diese bedeuten und was damit anzufangen ist, mindestens ebenso wichtig. Je eindeutiger die Aussagekraft einer Auswertung ist, desto eher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie in der Praxis zur Anwendung kommt. Wenn Anwender nur einen Zahlenhaufen vorgesetzt bekommen, dessen Bedeutung sie mühsam erraten müssen – vergessen Sie’s.

Last but not least: BI ist Teamwork

Business Intelligence ist weder Hexerei noch moderne Alchemie. Wenn Sie die genannten Aspekte berücksichtigen, werden Sie rasch zu einem für Ihre Firma passenden Modell kommen. Ihre Mitarbeitenden sind Fachspezialisten, die ihr Know-how und ihre Bedürfnisse gerne einbringen, um ein optimales Reporting aufzubauen. Das gemeinsame Erarbeiten eines Kennzahlensystems erhöht die Chancen auf Akzeptanz und fördert die Freude an der wertschöpfenden Nutzung von Informationen.

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Kategorien: Allgemein

Über den Autor

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann (*1964) ist seit 1989 im Bereich Business Software tätig. Während dieser Zeit hat er sich als Projekt- und Marketingleiter bei verschiedenen Softwareanbietern umfassende Kenntnisse des Schweizer IT-Markts erworben. Seit 2011 ist er als Chefredaktor eines Fachmagazins für Business Software tätig, publiziert regelmässig Beiträge über aktuelle IT-Themen und ist verantwortlich für den Bereich Publishing der Schweizer Business Software Plattform topsoft.

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