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Wie kann eine QR-Rechnung erstellt werden?

24.06.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Am 30.06.2020 ist es soweit: Die QR-Rechnung wird eingeführt. Und mit ihr eine ganze Reihe an Veränderungen im Schweizer Zahlungsverkehr. Ab diesem Stichtag dürfen Unternehmen Rechnungen mit einem QR-Rechnungs-Zahlteil offiziell versenden und Rechnungsempfänger müssen in der Lage sein, diese QR-Rechnungen zu begleichen. Während für das Bezahlen der neuen Rechnungsform zum Beispiel eine Business Software oder ein Smartphone mit passender QR-Scanner-App eingesetzt werden kann, fragen sich immer noch Unternehmen, wie eine QR-Rechnung erstellt wird. Der folgende Artikel erklärt, welche Möglichkeiten es gibt, um eine QR-Rechnung zu erstellen und worauf zusätzlich geachtet werden muss.

Wie ist eine QR-Rechnung aufgebaut?

Genaue Spezifikationen zum Aufbau der Belege bietet das Dokument Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung von SIX. Die QR-Rechnung, die die Einzahlungsscheine ablöst, besteht aus der QR-Rechnung selbst, einem Zahlteil sowie dem Empfangsschein. Der Zahlteil und Empfangsschein können auf dem Dokument integriert sein oder als Beilage mitversandt werden. Von besonderer Bedeutung ist der Zahlteil, da dieser den nach ISO 18004 erstellten Swiss QR-Code beinhaltet. Zusätzlich zum Swiss QR-Code sind dieselben Informationen auch als lesbarer Klartext aufzudrucken. Der Empfangsschein muss immer links vom Zahlteil beigefügt sein, um eine gültige QR-Rechnung zu erstellen.

Verpflichtende Informationen im Zahlteil einer QR-Rechnung

Die Ende Juni 2020 eingeführte QR-Rechnung besitzt den Anspruch, eine standardisierte Zahlungslösung zu sein. Entsprechend gibt es zahlreiche detaillierte Gestaltungsvorschriften, die im oben verlinkten Guidelines-Dokument von SIX eingesehen werden können. Inhaltlich benötigt es den Swiss QR-Code, den Betrag mit der jeweiligen Währung (CHF oder EUR) sowie weitere Angaben im Klartext. Dazu zählen die folgenden Informationen:

  • Kontoinhaber: Die IBAN bzw. QR-IBAN des Kontoinhabers
  • Referenz: Eine QR-Referenz bzw. Creditor Reference
  • Zusätzliche Informationen: Beinhalten die unstrukturierte Mitteilung sowie die Rechnungsinformationen für den Rechnungsempfänger
  • Rechnungsempfänger: Name, Strasse und Ort des Zahlungspflichtigen. Ist dieser nicht 100% bekannt, kann stattdessen ein farbloses Feld eingesetzt werden

Für den zukünftigen Gebrauch der QR-Rechnungen gibt es noch ein Feld für weitere Informationen, in denen der endgültige Zahlungsempfänger eingetragen werden kann oder Platz für alternative Zahlungsmethoden wie eBill vorhanden ist.

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So erstellen Sie eine QR-Rechnung

Fakt ist, dass die zahlreichen Einzahlungsscheine, die aktuell noch in der Schweiz eingesetzt werden, durch die QR-Rechnung abgelöst werden. Die Übergangsphase startet am 30. Juni 2020; es wurde noch nicht verbindlich definiert, wann diese Übergangsphase enden soll. Es gilt daher sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltung schnellstmöglich QR-Rechnungen nicht nur bezahlen, sondern vor allem auch erstellen kann. Konkret sind einige Schritte notwendig, um die neuen Belege erstellen zu können:

  1. Das Belegdesign muss auf die neuen Anforderungen der QR-Rechnung angepasst bzw. neu erstellt werden. Hierbei sind insbesondere die exakten Bestimmungen aus den SIX-Guidelines zu befolgen und identisch abzubilden.
  2. Ihr IT-System zur Finanzbuchhaltung muss einen Swiss QR-Code mit allen erforderlichen Informationen erstellen können. Diesen können Sie mit dem Rasterblatt aus dem „Style Guide QR-Rechnung“ von SIX sowie einer Validierungsplattform überprüfen. Setzen Sie auf eine individuelle Buchhaltungs-Lösung, so muss Ihre IT die entsprechenden Spezifikationen umsetzen. Ansonsten ist Ihr Anbieter der Finanzsoftware in die Pflicht zu nehmen, ein entsprechendes Update zu lancieren. Setzen Sie auf eine ERP-Software, sollten Sie ebenfalls überprüfen, ob Ihr ERP-Anbieter „QR-Rechnung ready“ ist und ein entsprechendes Update ausgerollt hat. Bei einer cloudbasierten Lösung wird eine entsprechende Aktualisierung zentral ausgerollt während Sie ansonsten laufende Care-Packs benötigen und Ihre IT-Abteilung bitten müssen, das entsprechende Update einzuspielen.
  3. Wenn Sie Ihre Rechnungen digital als PDF-Dokument versenden, müssen Sie darauf achten, dass der Zahlteil im Format A6 unverändert ist und gekennzeichnet wird. Der Rechnungsempfänger muss diese QR-Rechnung ausdrucken und den Zahlteil abtrennen können. Obwohl QR-Rechnungen via PDF-Dokument in der Regel elektronisch verschickt und via E-/M-Banking verarbeitet werden, ist die Option zum Ausdrucken entsprechend vorgesehen. Wenn Sie Ihre Rechnungen ausdrucken und via Post versenden möchten, ist eine Perforation des Papiers, um den Zahlteil abzutrennen, obligatorisch. Sprechen Sie hier mit Ihrem Papier-Produzenten, um entsprechende Angebote zu erhalten.

Digitalisierung des Zahlungsverkehrs dank QR-Rechnung

Die Schweiz hat bereits vor einigen Jahren erkannt, dass die bisher noch genutzten Einzahlungsscheine dem digitalen Wandel in den Unternehmen und der Gesellschaft selbst, nicht mehr entsprechen. Gepaart mit steigenden regulatorischen Anforderungen musste eine neue Lösung geschaffen werden, die zukunftsfähig ist. Mit den QR-Rechnungen mit Swiss QR-Code ist nun ein einfacheres Begleichen von Rechnungen möglich. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit von manuellen Transaktionen. Darüber hinaus ist davon auszugehen, dass Zahlungsprozesse zukünftig einfacher automatisiert werden können. Unternehmen, die eine QR-Rechnung erhalten, sollten somit in der Lage sein, diese unkompliziert in ihr ERP einzulesen, zu verarbeiten und entsprechend der hinterlegten Zahlungskonditionen zu begleichen. Im Umkehrschluss lässt sich eine QR-Rechnung automatisiert erstellen, versenden und den Zahlungseingang nachvollziehen. Dies steigert neben der Effizienz in den Abteilungen auch die Transparenz und ermöglicht es, neue Geschäftsmodelle zu lancieren. Mit den QR-Rechnungen ist die Schweiz also auf dem besten Weg, den Zahlungsverkehr zukunftsfähig zu gestalten. Grund genug, dass ab dem 30. Juni 2020 möglichst viele QR-Rechnungen erstellt werden.

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, Business Intelligence, digitale Transformation

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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