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Wie ein ERP die Lohnbuchhaltung unterstützt

29.03.16 14:00 / von myfactory Software Schweiz AG

myfactory Software Schweiz AG

Zettelwirtschaft statt Lohnbuchhaltung mit ERP-System

Wer arbeitet, will auch entschädigt werden. Das Prinzip ist einfach: Für eine (Arbeits-)Leistung wird ein vereinbartes Entgelt ausbezahlt. In der Praxis ist dieser Vorgang nicht ganz so simpel. Einerseits ist die Lohnberechnung von verschiedenen Komponenten abhängig wie Provisionen, Zulagen, Abzügen usw.; andererseits obliegt das Thema Lohn arbeitsrechtlichen Bestimmungen, welche zwingend eingehalten werden müssen. Zudem geht es beim Lohn implizit auch um Vertrauen, Engagement und Motivation der Mitarbeitenden. Transparenz und Effizienz in der Lohnbuchhaltung sind deshalb höchstes Gebot. Das ERP-System leistet dabei wertvolle Dienste.

Gretchenfrage: ERP oder Finanzen?

Viele Unternehmen proklamieren in ihrem Leitbild, dass die Mitarbeitenden ihr kostbarstes Gut sei. Ob mit dieser Aussage «wertvoll» oder «kostspielig» gemeint ist, sei dahingestellt. Aus IT-Sicht geht es grundsätzlich um individuelle Personaldaten. Auf der einen Seite sind diese mit den Tätigkeiten und der Organisation des Unternehmens verknüpft, auf der anderen Seite haben diese eine direkte Verbindung zur Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Während die organisations- und leistungsbezogenen Informationen des Unternehmens normalerweise im ERP-System abgebildet werden, wirken sich die damit verbundenen Werteflüsse (inklusive Löhne) direkt auf den Finanzbereich aus. Damit liegt es auf der Hand: Wer nicht passionierter Liebhaber von Schnittstellen ist, wird mit Vorteil eine Unternehmenslösung mit integrierter Lohnbuchhaltung und – wenn immer möglich – auch mit Finanzbuchhaltung wählen.

Nur keine Insellösungen

Produktions- und Logistikprozesse verlaufen in den meisten Ländern dieser Erde mehr oder weniger gleich. Die Unterschiede sind eher in den Organisationsformen als in den lokalen Anforderungen zu finden. Dementsprechend einfach fällt es ausländischen Softwareherstellern, ihre Produkte auch in der Schweiz anzubieten. Anders sieht es im Bereich Lohn- und Finanzsoftware aus. Hier gibt es zahlreiche lokale Eigenheiten. Deshalb verzichten viele Lösungsanbieter auf die Entwicklung eines Lohn-/Finanzteils und binden Drittlösungen an ihr System an. Auch einheimische Softwareunternehmen gehen oft diesen Weg, wenn sie den Aufwand für laufende Anpassungen solcher Lösungen an regulatorische Bestimmungen scheuen. Dieses Aufteilen von ERP und Lohn-/Finanzbuchhaltung führt häufig zu unterhaltsintensiven, teuren Insellösungen. Das Resultat: Prozesse werden verlangsamt und bei Anwendungsproblemen fühlt sich seitens der Anbieter niemand zuständig. 

So unterstützt ERP die Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung repräsentiert die organisatorische Struktur eines Unternehmens. Sie ist quasi das personifizierte Abbild des ERP-Systems. Kein Wunder, finden sich sowohl im Lohnwesen als auch im ERP teilweise identische Daten. Namen, Funktionen, Abteilungen, Kenntnisse usw. des Personalstamms finden sich auch im ERP wieder als Sachbearbeiter, in Genehmigungsprozessen, bei Serviceleistungen, Vertriebsgebieten oder Provisionsberechnungen. Es liegt auf der Hand, dass eine Integration dieser Daten Redundanzen bzw. Fehler vermeidet und für mehr Effizienz in den Geschäftsprozessen sorgt. Nebst den gemeinsamen Daten spricht auch die Verbindung von Leistung und Entschädigung bzw. Erfassung und Nachweis der Arbeitszeit für eine Integration von ERP und Lohnbuchhaltung. Gemäss Arbeitsgesetz sind Arbeitgeber verpflichtet, Dauer, Beginn und Ende der geleisteten Arbeitszeit aufzuzeichnen. Viele Firmen machen dies schon längst in ihrem ERP: Die Zeiterfassung ist ein wesentlicher Kalkulationsbestandteil für Produktepreise, Auftragskosten, Qualitätsbeurteilung usw.

Fazit: ERP und Lohn – ja, aber…

ERP und Lohnbuchhaltung bilden ein ideales Paar. Wer einen Anbieter findet, der beide Bereiche unter einen Hut bringt, hat sicher Vorteile. Wichtig ist, dass das Lohnprogramm des ERP über ausreichende Funktionen verfügt wie etwa Ferien- und Feiertagsverwaltung (auch in Zusammenhang mit dem Produktionsbereich des ERP benötigt), Adressen, Versicherungsnummer, Zahlungsverbindungen, Sozialleistungen, Qualifikation, anpassbare Lohn- und Berechnungsarten sowie verschiedene Auswertungen wie Lohnausweis, Quellensteuerabrechnung, Geburtstagsliste und AHV-Bescheinigung. Anwender, die sich für eine solche «Kombi-Lösung» interessieren, müssen unbedingt sicherstellen, dass der Anbieter jetzt (und auch später) in der Lage ist, die Software gesetzeskonform weiterzuentwickeln. Ein solches Qualitätslabel kann z.B. die swissdec-Zertifizierung eines Lohnprogramms sein. Kommt zum Traumpaar ERP & Lohn als Drittes noch eine starke Finanzbuchhaltung dazu, wird daraus ein unschlagbares Trio. Auch hier gilt: Das Ganze ist mehr als die Summer der Teile.

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Kategorien: HRM Swiss, Allgemein, Administration, ERP

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