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Wie die Effizienz beim ERP-Einsatz erhöht werden kann

09.08.16 08:52 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Zwei Personen steigern die Effizienz von einem ERP-System sowie Business Prozessen

Um eine Bemessungsgrundlage für die Effektivität des eingesetzten ERP Systems zu fixieren, gilt es für jedes KMU bereits im Vorfeld die gewünschten Ziele beziehungsweise Arbeitsprozesse, die ein ERP System optimieren oder automatisieren soll, festzulegen. Wenn diese entsprechenden Ziele festgelegt sind, folgt die Analyse der einzelnen Arbeitsschritte.

Häufige nicht berücksichtigte Faktoren für die Erhöhung der Effizienz sind ausserdem:

  • Personal
  • Software
  • Workflows
  • Automatisierung

Was bringt die beste ERP Lösung, wenn Anwender die Vorteile nicht kennen?

Der wohl wichtigste Punkt bei der Effizienzsteigerung sind die Mitarbeiter. Diese kosten dem Unternehmen nicht nur Zeit sondern vor allem Geld. Der Fokus, um die Effektivität kurzfristig zu steigern, sollte somit auf Anwenderschulungen konzentriert werden. Durch diese Weiterbildungen profitieren der Arbeitgeber sowie der Arbeitnehmer gleichermassen. In kürzester Zeit werden so die selbst technisch wenig versierten Mitarbeiter spezielle, auf ihre Tätigkeit im Unternehmen konzeptionierte, Prozesse abbilden können und tragen somit zur Senkung der Kosten für einzelne Arbeitsschritte bei.

Never change a running system?

Software funktioniert nur so gut, wie es die technischen Komponenten zulassen. Daher sollte Hard- und Software stets auf dem technisch aktuellsten Stand sein. Umso verwunderlicher ist es, dass gerade an diesem Ende oftmals von Entscheidern gespart wird. Das Resultat sind langwierige Ladeprozesse, abstürzende Hardware und verlorene Daten. Doch häufig führen neue Hardware und Software-Updates dazu, dass die Produktivität für eine gewisse Zeit komplett unterbrochen wird. Ausserdem sind diese oft mit hohem personellen Aufwand sowie Kosten verbunden, vor denen sich viele IT-Verantwortliche fürchten.

Diese Probleme gehören allerdings der Vergangenheit an, da Software as a Service immer weiter auf dem Vormarsch ist. Cloudbasierte Business Software bietet nicht nur eine sichere Performance, sondern zusätzlich auch noch die absolute Sicherheit, dass die Daten auf einem hochverfügbaren Server permanent gesichert werden. Und Hardware-Aufrüstungen sowie zeitaufwendige Updates gehören der Vergangenheit an, da diese zentral vom ERP-Anbieter durchgeführt werden. Dies erhöht die Effizienz in KMU enorm, da die gesparten Ressourcen anderweitig eingesetzt werden können.

Workflows der Weg zum zielgerichteten arbeiten mit ERP-Systemen

Ein weiterer Grund für fehlende Effizienz korreliert stark mit der Thematik Personal. Für Mitarbeiter sind regelmässige Workshops ebenso wichtig wie festgelegte Leitfäden zur Abbildung von Arbeitsprozessen. Diese zeigen einfach und schnell jedem Mitarbeiter eine Schritt für Schritt Anleitung für bestimmte Arbeitsabläufe auf. Durch diese Workflows erhöht sich die Produktivität enorm, denn gerade die Einarbeitungszeiten von neuen Mitarbeitern in die Funktionen und Prozesse des umfangreichen ERP-Systems können so deutlich reduziert werden. Ein weiterer Pluspunkt, den ein festgelegter Arbeitsablauf für einzelne Aufgaben mit sich bringt, ist die Möglichkeit der Mitarbeiteranalyse. Auffassungsgabe, Arbeitsgeschwindigkeit und technische Affinität werden durch konstante Prozesse ersichtlich und durch mehrfaches wiederholen optimiert.

Das Zauberwort Automatisierung

Zukunftsorientiertes Arbeiten wird immer wichtiger und jedes Unternehmen, das ein professionelles ERP System einsetzt, hat dazu eine positive Einstellung. Genau diese sollte genutzt werden, um möglichst viele Prozesse zu automatisieren. Nur so kann die maximale Effizienz erreicht werden. Es ist unabdinglich, dass die Mitarbeiter mit einem geschulten Blick auf die einzelnen Arbeitsabläufe schauen. Ein aufgeschlossenes Personal ist der Schlüssel für die erfolgreiche Automatisierung. Doch wer davon ausgeht, dass dies selbstverständlich ist, dem sei gesagt, dass gerade die langjährigen Mitarbeiter Angst vor der Automatisierung haben. Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass sich gerade in den letzten Jahren einiges durch die Entwicklung von komplexen IT-Infrastrukturen geändert hat. Viele Arbeitnehmer sorgen sich um ihre Arbeitsplätze, denn nicht wenige Angestellte – gerade in der Industrie – haben ihren Job an die Computer- und Fertigungstechnik verloren. Sensibilisieren ist hierbei das Stichwort. Wer seine Mitarbeiter für die Automatisierung gewinnen will, sollte Alternativen aufzeigen.

Was bedeutet es also die maximale Effektivität aus dem bestehenden ERP-System zu gewinnen?

Jeder Entscheider muss den Fokus ganz klar auf die für ihn wichtigen Themen lenken. Die Optimierung der Effizienz hängt nicht von einem oder zwei Arbeitsprozessen ab, sondern umfasst ein viel breiteres Spektrum. Dies bedeutet, dass durch den gezielten Einsatz von Kapital nicht nur die Kosten der einzelnen Arbeitsabläufe, sondern auch die Personalkosten reduziert werden können. Der Kern der Kompetenz jedes Unternehmens liegt bei der Qualität des einzelnen Mitarbeiters. Das ERP System unterstützt diese nicht nur, sondern zeigt auch deren individuelle Schwächen und Stärken auf. Workshops und Workflows sind das Mittel zum Erfolg. Denn ein geschulter Mitarbeiter, der zeitgleich noch aufgeschlossen gegenüber Neuerungen ist, wird zusammen mit dem passenden ERP-System den Erfolg des Unternehmens wesentlich beeinflussen. 

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Kategorien: SaaS, Allgemein, Administration, Cloud, ERP, KMU

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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