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Wie Cloud ERP die Effektivität Ihres Unternehmens steigert

26.04.17 08:22 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Cloud-Computing und das Bereitstellungsmodell Software-as-a-Service haben Business Software grundsätzlich verändert, noch nie waren Anwendungen zum Enterprise Resource Planning oder Customer-Relationship-Management auch für KMU so einfach zu beziehen. Bedeutete in der Vergangenheit die Einführung von Business Software noch die kostspielige Investition in eine eigene IT-Infrastruktur inklusive Lizenzen, Care-Packs und Fachpersonal für Wartung sowie Betrieb, so lassen sich nun selbst kritische Unternehmenslösungen als Dienstleistung aus dem Internet beziehen. Für die Bereitstellung, den Betrieb und die Wartung ist der ERP-Anbieter zuständig; die Unternehmen entrichten eine monatliche Abo-Gebühr, die klar budgetierbar ist. Darüber hinaus steigert Cloud ERP aber auch die Effektivität von Unternehmensprozessen und die Effizienz derselbigen.

Mobile Verfügbarkeit ohne Einschränkungen

Die aktuelle Ausgabe der Gallup-Studie hat auch in der diesjährigen Auflage erneut offenbart, dass die Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben, also die Work-Life-Balance, eine der wichtigsten Erwartungshaltungen von Arbeitnehmern darstellt. Damit ist dieser Faktor relevanter als beispielsweise die Verdienstmöglichkeiten oder die Reputation des Unternehmens. Mit steigender Relevanz der Work-Life-Balance haben klassische Beschäftigungsmodelle mit stationärem Arbeitsplatz im Büro immer mehr das Nachsehen, wenn die emotionale Bindung zum Arbeitgeber nicht weiter sinken soll.

Auch wenn diese Zahlen aus Deutschland stammen, so wird auch bei uns die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben immer wichtiger für Arbeitnehmer; Homeoffice und Smart Working Modelle sind hier nur einige Ansatzpunkte. Grundlage für eine Verbesserung der Work-Life-Balance ist ein uneingeschränkter Zugriff auf die ERP-Software unabhängig vom Standort, der Uhrzeit oder des Endgeräts. Dafür benötigt es zeitgemässe mobile Bereitstellungsmodelle, denn die Einwahl mittels VPN ins Unternehmensnetzwerk ist langwierig, kompliziert und fehleranfällig. Cloud ERP hingegen ist browserbasiert und kann jederzeit via Internet-Browser von jedem interfähigen Endgerät aus aufgerufen werden. Der Zugang erfolgt verschlüsselt via SSL, die Unternehmensdaten sind in sicheren und hochverfügbaren Rechenzentren innerhalb der Schweiz gespeichert. Dank der Echtzeit-Synchronisierung können alle Anwender unabhängig des Standorts sofort mit Live-Daten arbeiten. So kann der technische Kundendienst vor Ort die komplette Historie einsehen, den Lagerbestand an Ersatzteilen abfragen, Bestellungen auslösen und gleichzeitig die Order direkt signieren lassen; aber auch Vertriebler oder der Geschäftsführer können jederzeit Einblick nehmen – selbst beim Interessent oder am Wochenende.

Bereichs- und abteilungsübergreifende Kollaboration

Durch die Echtzeit-Verfügbarkeit aller Unternehmensdaten wird die bereichs- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit optimiert. Da Cloud ERP einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt, wird nun ein ERP-System eingesetzt, welches passende Module für alle Unternehmens-Ressorts beinhaltet. Der Vertrieb und der Kundenservice profitieren vom integrierten CRM-Modul, das Controlling arbeitet mit leistungsstarker Software zur Finanzbuchhaltung und die Produktion nutzt die PPS-Module zur Optimierung sämtlicher interner sowie externer Produktionsprozesse. Selbst der Absatzkanal e-Commerce kann mit dem integrierten e-Commerce-Modul nahtlos abgebildet werden und auch das Management freut sich über umfassendes Reporting mit dem Management-Information-System.

Durch die Verwendung eines ganzheitlichen IT-Systems gehören Systembrüche der Vergangenheit an, Daten werden nur noch in einem System erfasst und aktualisiert. So werden Dubletten gänzlich vermieden, was die Effektivität in Ihrem Unternehmen weiter steigert. Auch für die Anwender bietet ein ganzheitliches ERP-System viele Vorteile: So müssen die Anwender nicht mehr mehrere IT-Systeme aktuell halten und nicht mehr unterschiedliche Anwendungen bedienen können, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Ebenso steigt die Qualität der Daten aufgrund einer höheren Integrationstiefe, da nun alle Informationen zu einem Datensatz aufgelistet werden können, wodurch der Vertrieb Einsicht in die Buchhaltung oder die Produktion erhält und vice versa. Mit der gesteigerten Beratungsqualität und dem Abbau von Barrieren geht eine höhere Effektivität einher und da Anwender nur noch für ein IT-System geschult werden müssen, können Kosten eingespart werden.

Workflow-Automatisierung und API

Durch die bereichsübergreifende Zusammenarbeit lassen sich die verschiedenen Teilschritte von Unternehmensprozessen nun zu Workflows kombinieren, die anschliessend automatisiert werden können. Im Ergebnis lassen sich so komplexe Business Prozesse abbilden und automatisieren. Ein Beispiel dafür sind Online-Konfiguratoren, mit denen ein Endkunde in einem Online-Shop sein Produkt individuell anpassen kann. Durch eine Workflow-Automatisierung kann nun nach erfolgter Bestellung direkt die Rechnung an den Endkunden geschickt, in der Buchhaltung der Zahlungseingang erfasst, die individuelle Produktion angestossen und der Logstiker beauftragt werden.

Im Hinblick auf Industrie 4.0, das Internet of Things und immer mehr Spezialsoftware werden zusätzlich aber auch moderne Schnittstellen benötigt. Cloud ERP erhöht die Effektivität so nicht nur durch eine tiefgehende Prozessautomatisierung, sondern liefert auch eine Programmierschnittstelle, um den Datenaustausch mit anderen Anwendungen sowie vernetzten Systemen zu ermöglichen. Das maximiert die Prozess-Effektivität in Ihrem Unternehmen.

Abschliessend lässt sich festhalten, dass Cloud ERP und das Bereitstellungsmodell Software-as-a-Service für Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen offeriert. Neben einer grösseren Flexibilität und Kostenersparnis steigt auch die Effektivität innerhalb des Betriebs massgeblich. So avanciert das ERP-System zum leistungsstarken IT-Rückgrat des Unternehmens.

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Kategorien: SaaS, Allgemein, Cloud, ERP, CRM, Datenschnittstelle, API, Digitalisierung

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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