Was muss bei einer Datenmigration beachtet werden?

Die Migration von Daten aus einem System ins andere kann viele Gründe haben wie beispielsweise die Einführung einer neuen ERP-Software, ein Technologiewechsel oder eine Unternehmensfusion. Dabei treffen unterschiedliche Datenstrukturen aufeinander, welche in eine neue, gemeinsame Basis zu integrieren sind. Nur eine erfolgreiche Migration garantiert eine konfliktfreie Koexistenz alter und neuer Daten.

Phasen der Datenmigration

Die Datenmigration lässt sich grob in drei Phasen unterteilen:

1. Export und Bereinigung der alten Daten
2. Mapping alter und neuer Datenstrukturen
3. Import der Daten ins neue System

Die Phasen und die damit verbundenen Teilschritte werden im Migrationskonzept ausführlich beschrieben. Als Masterplan für die Überführung des alten ins neue System kann es auch weitere IT-Komponenten wie Hardware, Schnittstellen oder Drittlösungen umfassen. Häufig finden die Phasen der Datenmigration als einmaliger Prozess statt. In manchen Fällen werden aber auch mehrere Migrationen durchgeführt z.B. für Tests, Workshops oder Schulungen. Der ideale Migrationszeitpunkt liegt kurz vor dem Go-live der neuen Lösung.

Migrationskonzept

Das Konzept umfasst Migrationsverfahren und -planung sowie die technischen und organisatorischen Anforderungen. Wichtig dabei sind die Ziele, die Datendefinition und -analyse, die Datenqualität und -aktualität sowie Datenarchivierung des Altsystems inklusive Ausserbetriebsetzung. Unter der Abkürzung HERMES hat die Schweizer Bundesverwaltung eine umfassende Methode für IT- und Organisationsprojekte entwickelt. Darin findet sich auch eine Vorlage für ein Migrationskonzept. 

Export und Bereinigung der alten Daten

Noch vor dem eigentlichen Datenexport muss geklärt werden, welche Daten überhaupt wiederverwendet werden sollen. Grundsätzlich lassen sich die Daten in zwei Bereiche einteilen: Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten wie Artikel, Kunden, Lieferanten, Stücklisten usw. bilden auch im neuen System die Basis. Sie sind die festen Grössen, um welche herum sich das Geschehen abspielt. Dieses setzt sich aus Bewegungsdaten zusammen: Aufträge, Lagerbewegungen, Bestellungen usw. Um das neue System nicht unnötig zu belasten, wird meist ein Zeitpunkt definiert, wie weit zurück Bewegungsdaten übernommen werden sollen. Alles, was weiter zurückliegt, wird separat archiviert (siehe Migrationskonzept).

Sobald der Datenumfang abgesteckt ist, geht es darum, die Inhalte zu bereinigen. Erstaunlich, was da alles zu Tage gefördert wird: Textfelder mit numerischen Werten, inkonsistente Verwendung von Feldern, unvollständige Daten, sprechende Datenstrukturen (v.a. bei Artikelnummern) aus früheren Tagen, doppelte Datensätze und so weiter. Oft ist mühsame Handarbeit angesagt, um Daten zurecht zu biegen oder Schrott auszusortieren.

Mapping alter und neuer Datenstrukturen

Als nächster Schritt müssen die Datenstrukturen des alten und neuen Systems angeglichen werden. Dazu wird jedes Feld bzw. jeder Wert der Quelldaten einem entsprechenden Feld des Zielsystems zugeordnet. Wichtig ist, dass die Datenformate hinsichtlich Feldtyp (Text, numerisch, alphanumerisch usw.) und Feldlänge übereinstimmen. Unter Umständen können Inhalte auch vereinfacht werden. So lassen sich sprechende Klassifikationsstrukturen (Artikelnummern, Kundennummern usw.) dank Merkmalsfeldern flexibler abbilden. Nicht jedes Datenfeld lässt sich 1:1 übernehmen. Anwender sollten sich dabei auf das Wissen und die Erfahrung des IT-Anbieters verlassen können für eine möglichst optimale Zuordnung der Daten. Manchmal stellt der Anbieter auch ein Migrationstool zur Verfügung, welches den Datenabgleich und -import unterstützt.

Import der Daten ins neue System

Der grosse Moment der Datenzusammenführung ist die Stunde der Wahrheit und zeigt, wie gut die Vorarbeiten waren. In der Praxis tauchen bei den ersten Versuchen oft Fehler auf, so dass das Mapping angepasst werden muss. Eine Hilfsdatenbank mit der gleichen Struktur des Zielsystems bietet die Möglichkeit, Dateninhalte nochmals zu prüfen und zu bearbeiten. Da der Termindruck und die Anspannung der Projektbeteiligten kurz vor dem Go-live enorm sind, lohnt es sich, vor der finalen Migration eine Generalprobe zu machen. Eine gute Vorbereitung, aktuelle Quelldaten und ein klares Konzept sind die besten Garantien für eine erfolgreiche Datenmigration. Dabei darf nicht vergessen werden, alle übernommenen Daten im neuen System gründlich zu prüfen und ggf. nachzubearbeiten. Auch dabei kann der Systemanbieter wertvolle Unterstützung leisten.