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Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, zu einem Cloud-ERP zu wechseln

02.06.21 08:00 / von Sandra Bültermann, Autor

Sandra Bültermann, Autor

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Aktuell sind Unternehmen beinahe aller Branchen damit konfrontiert, sich schnell an ständig ändernde Gegebenheiten anpassen zu müssen. Teilweise sind aussergewöhnliche, teils sogar radikale Massnahmen erforderlich, um Liquiditätsengpässe – und seien sie auch nur kurzfristig – zu vermeiden. In erster Linie dreht es sich also um Kostensenkungen. Aber auch für eine wettbewerbsfähige Zukunft müssen sich KMU rüsten. Veraltete, schwerfällige On-Premise-Systeme sind dabei eher hinderlich. ERP-Systeme aus der Cloud hingegen versprechen Kosteneinsparungen, Flexibilität und Leichtigkeit. Warum gerade jetzt ein Wechsel zu einer modernen Cloud-ERP-Lösung empfehlenswert ist – wir verraten es. 

Der Status quo 

Die vergangenen Monate haben sowohl das Privat- als auch das Geschäftsleben auf den Kopf gestellt. Durch die Folgen von fehlenden Kunden, Auftragseinbrüchen, Lieferengpässen oder personellen Einschränkungen sind viele Unternehmen zum Handeln gezwungen. Es sind vor allem Kosteneinsparungen erforderlich, die sowohl kurzfristig, aber auch auf lange Sicht greifen. In den meisten KMU stellen die IT-Kosten einen nicht unerheblichen Teil der Gesamtkosten dar. Daher lohnt es sich, an diesem Hebel zu drehen.  

 

Senkung der IT-Kosten 

Für die Einführung einer ERP-Lösung aus der Cloud sprechen weitaus mehr Vorteile als nur die Senkung der IT-Kosten. Aber darauf kommen wir später zurück. Zunächst zeigen wir Ihnen, warum das Cloud-ERP kostengünstiger ist als eine On-Premise-Lösung. Früher ging gar kein Weg daran vorbei, Software zu kaufen und selbst dafür Sorge zu tragen, dass sie „läuft“. Dafür musste in Server, Backup-Systeme, Brandschutz und Klimatisierung investiert werden, aber auch in IT-Personal, welches sich um Updates, Wartung, Sicherheit und Wiederherstellung kümmerte. All das ist kein Thema mehr bei gemieteter Software aus der Cloud:  

  • Investitionen für Server und damit verbundene weitere Hardware entfallen, da die Software in hochsicheren Rechenzentren der Provider betrieben wird. Die Kosten dafür werden zwar auf die Kunden umgelegt, aber jeder einzelne Cloud-Nutzer zahlt nur einen Bruchteil der eigentlichen Betriebskosten. 
  • KMU brauchen weniger IT-Experten. Updates, Wartung, Sicherheit und Bereitstellung 24/7 fallen komplett in den Aufgabenbereich der ERP-Anbieter. 
  • Etwaige vorhandene Infrastrukturen können durch den Wechsel in die Cloud teilweise aufgelöst, möglicherweise  sogar veräussert werden – das schafft im besten Fall zusätzliche Liquidität. Benötigt werden lediglich (mobile) Endgeräte für die Mitarbeiter.  
  • Bei ERP-Lösungen aus der Cloud fallen nur monatliche Kosten für den Funktionsumfang an, den das KMU auch wirklich benötigt. Durch kurze Abo-Laufzeiten sind diese überschaubar und zudem flexibel an Mitarbeiterzahl und Funktionsumfang anpassbar. 

 

Schnellere Einführung 

Neben dem Kosteneinsparungspotenzial bietet die Implementierung eines cloudbasierten ERP-Systems den Vorteil, dass sie im Vergleich zu On-Premise-Lösungen eine deutlich kürzere Einführungsdauer beansprucht. Da die Nutzung browserbasiert erfolgt, ist ein Cloud-ERP grundsätzlich sofort einsetzbar. Die Benutzeroberflächen moderner Cloud-Anwendungen sind in der Regel so übersichtlich und intuitiv bedienbar, dass sich Nutzer gut zurechtfinden. Und die meisten Anbieter unterstützen ihre Kunden zudem mit Einführungsveranstaltungen, Videos oder Webinaren – die übrigens auch online und damit ortsunabhängig stattfinden können. Zeiten, in denen der Unternehmensbetrieb nicht in vollem Umfang erfolgt, bieten sich daher perfekt für die Einführung einer modernen Cloud-ERP-Lösung an.  

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3 weitere Gründe, die für einen Systemwechsel sprechen 

1. Flexibel und skalierbar 

Im vergangenen Jahr konnte manch ein KMU, das schnell reagiert und Neues gewagt hat, einen Teil seiner Umsatzeinbussen ausgleichen. Als Paradebeispiel sei hier das Eröffnen eines B2C-Onlineshops oder B2B-Business-Portals genannt. So wie Unternehmer sich aktuell in Flexibilität üben müssen, wird das gleichermassen von der Unternehmenssoftware gefordert. Sie muss die Basis für alle bestehenden Geschäftsmodelle bilden, aber auch flexibel jederzeit neue integrieren können. Ein modular aufgebautes ERP-System aus der Cloud bildet sämtliche Unternehmensprozesse digital ab und stellt Daten durchgängig ohne Medienbrüche zur Verfügung. Je nach Bedarf buchen KMU zusätzliche Module hinzu oder ab. So lässt sich dann beispielsweise auch zügig ein digitaler Absatzkanal einrichten, der auf der vorhandenen Warenwirtschaft aufsetzt. Und die Möglichkeit zur Verzahnung der ERP-Software mit einem Webshop ist nur eines von zahlreichen Beispielen.  

 

2. Effizienz und Automatisierung

Zeit ist Geld, das ist nicht neu. Und Zeit lässt sich sparen, indem Prozesse effizienter und repetitive Aufgaben automatisiert ablaufen. Beim Beispiel Onlineshop lässt sich etwa die gesamte Bestellabwicklung durch ein integriertes ERP-System beschleunigen und Teilautomatisieren. Geht eine Bestellung ein, prüft das System automatisch, ob mit dem gegebenen Bestand die Lieferfähigkeit innerhalb der Regellieferzeit gewährleistet werden kann. Dabei können verschiedene Lager sowie die Bestände von Filialen berücksichtigt werden. Für den Versand stellt das ERP die erforderlichen Warenbegleitpapiere zusammen. Und Rechnungen lassen sich ebenfalls automatisiert versenden, was im Optimalfall eine schnellere Begleichung bedeutet und somit die Liquidität erhöht. Übrigens, auch Kunden profitieren: Sie erhalten in Echtzeit zuverlässige Informationen zu Lieferterminen, zum Bearbeitungsstatus oder aktuellen Standort der Ware. 

 

3. Verfügbarkeit und Mobilität

Unternehmensanwendungen müssen heute überall verfügbar sein: im Homeoffice, in Meetings, im Aussendienst, bei Kunden, beim mobilen Lagereinsatz … Anwendungen aus der Cloud sind von Haus aus dafür geschaffen, ortsunabhängig bereitzustehen: Für die Nutzung sind lediglich ein Browser und eine Internetverbindung erforderlich. Zum komfortableren Arbeiten per Smartphone oder Tablet stellen die Anbieter in der Regel spezielle Apps zur Verfügung, die für die Nutzung am jeweiligen Gerät optimiert sind. 

Kategorien: myfactory Software Schweiz AG, Cloud, ERP, KMU, Mobile Business, Geschäftsprozesse, Homeoffice, Cloud ERP

Über den Autor

Sandra Bültermann, Autor

Sandra Bültermann, Autor

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.

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