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Votum für die nachhaltige Digitalisierung von Geschäftsprozessen

09.05.19, 17:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Papier-vs-digitalisierungHier ein Textdokument, da eine Tabellenkalkulation – bei der Beschreibung von Geschäftsprozessen greift man gerne auf vertraute Office-Anwendungen zurück. Das ist praktisch und geht schnell von der Hand. Hat man damit der Prozessdigitalisierung schon Genüge getan? Höchstens ansatzweise, denn wer seine Arbeitsabläufe nachhaltig und vernetzt digitalisieren will, braucht integrierte Ansätze, wie der folgende Beitrag zeigt.

ERP als digitales Abbild der Prozesslandschaft 

Schon der Begriff «Computerprozessor» zeigt, dass Digitalisierung und Prozessmanagement nicht weit auseinanderliegen. In beiden Fällen geht es um die Verarbeitung vorgegebener Arbeitsschritte. Alle Abläufe bzw. Programme haben einen Start und ein Ende. In der Regel sind die einzelnen Prozesse eingebettet in ein Prozessumfeld, welches wiederum aus Prozessen besteht. Daraus entsteht eine komplexe Prozesslandschaft, deren Funktionsfähigkeit auf dem Austausch von Werten und Informationen basiert. Bereits in den 1960er-Jahren begannen Informatiker, die logischen Zusammenhänge von Prozessen in digitalen Systemen abzubilden. Es war die Geburtsstunde von ERP-Software. Dank der kontinuierlichen Weiterentwicklung werden damit heute nicht nur Prozesse geplant und gesteuert, sondern auch von Maschinen bzw. Sensoren generierte Daten verarbeitet. 

 

Analyse und Dokumentation als Grundlage 

Jede Tätigkeit – von der Planung bis zur Umsetzung – benötigt und erzeugt Daten. Informationen wie zum Beispiel die Arbeitsschritte (Operationsplan) bei der Herstellung eines Hustenbonbons müssen mit den entsprechenden Werten (Stücklisten) für die benötigten Zutaten ergänzt werden. Prozessbeschreibungen sind daher stets auch Beschreibungen des Informations- und Werteflusses eines Unternehmens. Je nach Detaillierungsgrad werden diese Daten explizit ausgewiesen, z.B. als Arbeitsanweisung bei der Bedienung einer Mischanlage, oder oberflächlich dargestellt, wie etwa bei der Prozessanalyse auf Managementebene. Um das Digitalisierungspotenzial von Prozessen zu eruieren, müssen diese in dokumentierter, visualisierter Form vorliegen. Dabei geht es nicht darum, mittels Word oder Excel einzelne Tätigkeiten zu beschreiben, sondern um das Erkennen von logischen Abfolgen und Zusammenhängen. Nur so kann eine transparente Planungsgrundlage für eine nachhaltige Digitalisierung geschaffen werden.   

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Gründe für die Digitalisierung von Prozessen 

Mit der Digitalisierung sollen in der Regel eine Kostenoptimierung und eine Qualitätsverbesserung erreicht werden. Das heisst: Die Durchlaufzeit soll kürzer, der Aufwand reduziert und die Fehlerquote gesenkt werden. Im Endeffekt bedeutet das eine höhere Wirtschaftlichkeit, mehr Wettbewerbsfähigkeit und zufriedenere Kunden. Doch wie erreicht man das? Es gibt drei lohnenswerte Ansatzpunkte, welche sich insbesondere für KMU in einem umkämpften Markt eignen. 

 

  1. Automatisierung nicht wertschöpfender Arbeiten: In jedem Betrieb gibt es Tätigkeiten, welche sich ohne grossen Aufwand digitalisieren und automatisieren lassen. Das kann z.B. das Etikettieren von Dosen sein. Personelle Ressourcen können von monotonen Arbeiten entlastet und für anspruchsvollere Aufgaben eingesetzt werden. 
  1. Dokumentation von latent vorhandenem Wissen: Alte Hasen wissen genau, was wann zu tun ist. Dieses Insider-Wissen ist wertvoll, aber eine Zeitbombe. Verlassen solche Mitarbeiter das Unternehmen, entsteht ein Wissensverlust. Bleiben Sie, entsteht eine Abhängigkeit des Betriebs. Digitalisiertes Wissen lässt sich leicht aktuell halten und steht allen zur Verfügung.  
  1. Zentrale Daten für durchgängige Geschäftsprozesse: Medienbrüche, Schnittstellen oder redundante Daten bremsen die Leistungsfähigkeit betrieblicher Abläufe und sind eine permanente Fehlerquelle. Die Visualisierung von Prozessen zeigt, wo welche Daten zusammenspielen und wie sich diese in einem durchgängigen ERP-System digital integrieren lassen. 

 

Process Lifecycle: Optimierung als Daueraufgabe 

Eine nachhaltige Digitalisierung von Prozessen ist keine Einmalaufgabe. Arbeitsabläufe und Tätigkeiten ändern sich aufgrund von Erfahrungen oder Veränderungen im Umfeld. Es gibt kein Prozess, welcher nicht verbessert werden kann. Unter dieser Devise müssen regelmässige Reviews stattfinden, welche weiteres Optimierungspotenzial unter dem Aspekt der Digitalisierung aufspüren. Sei es durch mobile Geräte und Anwendungen, durch die Nutzung neuer Technologien oder durch die Neugestaltung von Organisationen und Arbeitsmodellen. Der kreative Umgang mit dem digitalen Potenzial, welches uns heute zum Beispiel durch die Cloud zur Verfügung steht, bietet Unternehmen unzählige Möglichkeiten, die Attraktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Nebst den erwähnten operativen Aspekten ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen daher eine zentrale Managementaufgabe, um die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens langfristig und nachhaltig zu verankern. 

Kategorien: Cloud, Digitalisierung, digitale Transformation, Geschäftsprozesse

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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