Vom Umgang mit Plandaten

von myfactory Software Schweiz AG am 24.06.2016, 3 min Lesezeit

Der systematische Umgang mit Plandaten oder Planzahlen ist noch immer in vielen Unternehmen eher die Ausnahme als die Regel. Dabei kann ihr Einsatz in Verbindung mit den richtigen Controlling Instrumenten und einer regelmässigen Auseinandersetzung mit diesen Kennzahlen viel dazu beitragen, dass Risiken und Chancen der Geschäftstätigkeit rechtzeitig erkannt und vermeidbare Fehler verhindert werden.

Was sind Plandaten?

Zu Beginn einer jeden Wirtschaftsperiode wird von einem Unternehmen ein Plan aufgestellt über die in dieser Periode beabsichtigten Zahlen in der Produktion und über deren Finanzierung. Dabei gehen Erwartungen und objektive Gegebenheiten als konstante Grössen mit in einem Wirtschafts- oder Finanzplan ein. Bei Abweichungen von den Erwartungen während der Periode des Plans wird eine Revision, die so genannte Plan Revision, vorgenommen. Die im Wirtschaftsplan zusammengefassten Planzahlen betreffen:

  • Sollzahlen für verschiedene Teilpläne, wie beispielsweise Finanz-, Absatz-, Einkaufs- und Produktionspläne
  • Sollzahlen über Lieferzeiten, Produktionsmengen, Einnahmen, Ausgaben, Plankosten

Das Controlling und eine betriebliche Planung bauen auf Daten auf, die sich grundsätzlich unterscheiden lassen zwischen:

  1. Plandaten, die produktivitätsabhängig sind: Leistungsgrad der Beschäftigten, Beschäftigungsgrad, Auftragsgrösse, Auftragszusammensetzung, Produktionsverfahren, quantitative und qualitative Kapazität der vorgenannten Faktoren
  2. Plandaten, die Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit haben: zusätzlich zu den unter Punkt 1 genannten Daten sind das Einzelfaktoren des Marktpreises

Die variablen Planzahlen bilden die Ausgangsbasis aller Controlling Instrumente und stammen in der Regel aus den Konten sowie Positionen der Buchhaltung und Kostenrechnung. Sie dienen im Soll-Ist-Vergleich als Ist-Werte und lassen sich durch moderne ERP Cloud Systeme aufbereiten, verdichten sowie auswerten.

Soll-Ist-Vergleich mit Plandaten

Controlling oder die Kostenrechnung basieren auf einen Vergleich von Soll- und Ist-Zahlen. Soll-Werte stammen aus Budgets, die das Management im Rahmen von operativen Planungen als Vorgabe entwickelt hat. Die Bezugspunkte dieser Daten reichen quer durch den gesamten Geschäftsbetrieb, angefangen von der Beschaffung, über Produktion, Absatz, Logistik, Finanzierung bis hin zur Verwaltung sowie dem Personal. Im Idealfall wurden die Soll-Zahlen in Teamarbeit mit dem Führungspersonal der Abteilungen entwickelt.

Beispiel für Soll-Werte, die pro Monat, pro Quartal oder pro Jahr ermittelt werden:

  • geplante Verkaufsmenge eines Produkts
  • geplanter Deckungsbeitrag für eine bestimmte Leistung
  • Plan-Bestand für eine bestimmte Artikel Gruppe
  • Plan-Umsatz pro Mitarbeiter im Vertrieb
  • geplanter Kostenaufwand, zum Beispiel für Reisen des Vertriebs

Plandaten in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung – kurz BWA - basiert ebenfalls auf den Plandaten der Finanzbuchhaltung. In der Regel kommen diese dann nur monatlich auf den Tisch und zeigen, wohin sich das Unternehmen bewegt. Für ein besseres Controlling müssen diese Zahlen allerdings nach einzelnen Posten und Erfordernissen aufbereitet werden, wie beispielsweise nach Kunden, Regionen oder Produkten. Die BWA ist in Verbindung mit Planzahlen das wichtigsten Controlling Instrument – vor allem für kleinere Unternehmen.

Die BWA orientiert sich an der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und enthält Daten über:

  • Umsatzerlöse
  • Steuern
  • Personalkosten
  • Versicherungen
  • Miete
  • Fahrzeuge
  • Telefon
  • Reparaturen
  • Bewirtungen
  • Reisen
  • Abschreibungen

Für jede Position werden standardmässig der aktuelle Monatswert, ein kumulierter Monatswert sowie der Wert des Vorjahresmonats aufgezeigt. Damit ist mit diesen Zahlen lediglich eine Rückschau möglich. Wer seine Unternehmensziele wirklich erreichen möchte und wissen will, ob das Unternehmen wie geplant läuft, muss die BWA um entsprechende Sollwerte erweitern.

Mehr Planungssicherheit durch Festlegung der Unternehmensziele

Um auch unterjährig den Geschäftsverlauf verfolgen zu können, ist für eine effektive Prognose das Festlegen der Unternehmensziele in Zahlen erforderlich. Das bringt mehrere Vorteile:

  • bereits am Anfang des Jahres gibt es einen Überblick über den voraussichtlichen Verlauf der kommenden Monate
  • aktiveres Umsetzen der Unternehmensziele
  • genügend Zeit, etwaige Veränderungen planen und umsetzen zu können
  • optimaler Überblick über die Kostenstruktur des Betriebs in den kommenden Wochen, Monaten und im Jahr
  • rechtzeitige Einleitung von erforderlichen Veränderungen

Die Qualität der Plandaten hängt davon ab, ob hierzu alle möglichen Faktoren einbezogen wurden, die ebenfalls Einfluss haben. Dies können sein:

  • Erfahrungswerte extern und intern
  • Ergebnisse von Marktforschungen und Expertenbefragungen
  • Trends in der Branche
  • konjunkturelle und saisonale Schwankungen
  • Änderungen der Rahmenbedingungen, wie beispielsweise durch Gesetzesänderungen
  • Kundenanalysen
  • geplante Veränderungen in der Leistung
  • beabsichtigte Marketingmassnahmen
  • planbare Veränderungen der Kosten
  • Umsatz- und Erlösentwicklung aus Erfahrungen der letzten Jahre

Durch die Nutzung von ERP Systemen werden die Zahlen in Echtzeit aufbereitet. Dadurch können Probleme frühzeitig aufgedeckt und analysiert werden. Durch diese frühzeitige Identifikation der Chancen und Risiken ist es möglich, schnell bei Abweichungen einzuschreiten und entsprechende Massnahmen zu treffen.

Auf Basis von Budgetzahlen kann die Kostenstruktur eines Unternehmens in den kommenden Monaten überblickt werden. Anstehende Entscheidungen können simuliert und somit besser getroffen werden. Mit einem regelmässigen Abgleich von Ist- und Sollzahlen ist es möglich, Entwicklungen im Unternehmen schnell zu erkennen und Entscheidungen zu stützen. Mit einem aktuellen Vergleich der Ist- und Planzahlen auf einem Dashboard ist der Entscheider ständig auf dem Laufenden, kann alle Veränderungen auf einen Blick erkennen und neue Ergebnisse berechnen.

Steuerung des Unternehmens mit bestimmten Controlling Instrumenten

Da die BWA Werte nur für einen bestimmten Zeitraum anzeigt, verbinden Unternehmenscockpits von Cloud ERP Systemen wichtige Kennzahlen unterschiedlicher Kosten und Erlöse und liefern daher deutlich interessantere und aussagekräftigere Informationen. Für einen Einsatz im Controlling wurden einige eigene Kennzahlen entwickelt, wodurch es möglich ist, den Grad der Erreichung des Ziels zu erkennen. Die wichtigsten Kennzahlen sind:

  • Cash-Flow
  • Eigenkapitalquote
  • Lagerumschlag
  • Liquiditätsgrad
  • Arbeitsproduktivität
  • Return on Investment (ROI)
  • Umsatzrentabilität
  • Verschuldungsgrad
  • Working Capital

In der Cashflow-Rechnung erfolgt die Ermittlung des Zahlungsmittelstroms, der Feststellung von Veränderungen in der Liquidität sowie das Erkennen ihrer Ursachen. Als Basis für die Daten dienen alle Aufwendungen und Erträge in der Gewinn und Verlustrechnung. Diese werden um Posten, die nicht mit Zahlungen verbunden sind – beispielsweise Abschreibungen – bereinigt. Besonders die zukunftsbezogene Kapitalflussrechnung, die auch Finanzplan genannt wird, ist ein wichtiges Instrument der Finanzführung und auch für eine Beurteilung der künftigen Zahlungsfähigkeit geeignet.

Die Break-Even-Analyse wird auch Deckungsanalyse genannt und zeigt, ob die Kosten gedeckt und Gewinn erzielt wird. Da in den Kosten aber auch Mengen unabhängige und mengenabhängige Teile enthalten sind, spielt auch der Absatz eine wichtige Rolle. Die Gewinnschwelle, der sogenannte Break Even Point, gibt Auskunft, ab welcher verkauften Menge die variablen und fixen Kosten mit den Umsatzerlösen gedeckt sind. Auch hier bietet sich ein Soll-Ist-Vergleich an, um zu verfolgen, ob die geplanten Ziele erreicht wurden.

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