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Vom Geschäftsprozess zur Workflow-Automatisierung

19.04.16 14:39 / von Christian Bühlmann

Christian Bühlmann

Business Process Management Workflow Automatisierung

Geht es Ihnen wie vielen Unternehmern, dass sich beim Stichwort Business Process Management ein leichtes Unwohlsein einstellt? Keine Sorge, das ist ganz normal. Schon der Gedanke eine «Fremdsprache» wie BPMN, XPDL, BPEL, jPDL oder WFXML für das Aufzeichnen von Geschäftsabläufen lernen zu müssen, kann zu Schweissausbrüchen führen. Soll man lieber einen Bogen um diese Thematik machen? Keineswegs, es geht auch anders. Und die Resultate sind so pragmatisch, dass sie schon fast wieder Spass machen. Warum? Weil sich dank automatisierten Workflows auch komplexe Prozesse vereinfachen lassen. Damit verkürzt man Durchlaufzeiten, vermeidet Medienbrüche – kurz, man zündet den Turbo im Unternehmen.

BPM… bloss das nicht?

Vielleicht erinnern Sie sich an die Zeit als ganze Beraterschwadrone über das Land ausschwärmten und in unbescholtenen Unternehmen mittels Reengineering sowie Lean Management nachhaltig tödliche Umstrukturierungen zelebrierten und dabei noch horrende Honorare kassierten. In Erinnerung an diese fatalen Zeiten wurde Business Process Management (BPM) seither oft als kompliziert, teuer und unternehmerfeindlich angefeindet. Zu Unrecht, denn BPM hat durchaus seine guten Seiten, insbesondere wenn es um eine möglichst optimale Nutzung von ERP-Systemen geht.

Navigieren leichtgemacht

Stellen Sie sich vor, Sie haben Ferien. Flug, Hotel und Mietwagen sind gebucht. Nun überlegen Sie, was Sie in dieser Zeit erleben wollen. Sie planen Touren und gehen dann Schritt für Schritt daran, die Ziele erreichbar zu machen. Schon sind Sie mitten im schönsten BPM, denn Geschäftsprozesse beruhen auf ähnlichen Überlegungen. Auch in Ihrem Unternehmen finden sich Ziele, die Sie erreichen wollen, sowie Mittel und Wege, um dorthin zu gelangen. Eines der wichtigsten, weil mächtigsten Werkzeuge, ist das ERP. Nachdem die Tour mittels BPM vorgezeichnet ist, können Sie IT als Transportmittel einsetzen, um von A nach B zu gelangen. Oder anders gesagt: Mit BPM als Navi und IT als Fahrzeug kommen Sie ohne Umwege sicher und rasch ans Ziel.

Prozessoptimierung als Kreislauf

Die Verbindung von Geschäftsprozessen mit Business Software (und umgekehrt) sollte dabei als laufender Optimierungsprozess verstanden werden mit einem Rundlauf zwischen Analyse, Modellierung, Ausführung, Überwachung und erneuter Optimierung. Die bildliche Abbildung der Prozesse hilft ungemein, denn dadurch werden diese wortwörtlich überschaubar. Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten können sofort identifiziert werden. Dabei sind ERP-Systeme natürlich extrem wertvoll. Erst sie machen Prozesse effizient, transparent sowie flexibel, helfen Kosten zu senken und Qualität zu steigern sowie neue Geschäftsmodelle zu erschliessen.  

Automatisieren dank Workflows

Kosten und Qualität sind häufig die Treiber, um Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen. Durch die Zusammenarbeit von Fachbereichen und der IT-Abteilung können einzelne Prozessschritte optimiert und, wenn möglich, gleich automatisiert werden. Auch hier können ERP-Systeme wieder ihre Stärke ausspielen. Dank digitaler Workflows lassen sich Standardaufgaben automatisieren und damit Durchlaufzeiten verkürzen. Durch die integrierte Weiterleitung von Daten werden Schnittstellen sowie Medienbrüche vermieden und der Informationsaustausch sichergestellt. Mittels Workflows können sogar komplexe Eskalationsprozesse digital abgebildet werden. Wird beispielsweise nicht rechtzeitig auf eine Offertanfrage reagiert, wird eine Aufgabenerinnerung ausgelöst oder ein anderer Mitarbeiter informiert. Damit leisten Workflows einen wichtigen Beitrag zur Qualitätssicherung im Unternehmen und tragen weitgehend zur Prozessautomatisierung bei.

Das ERP als Workflow-Maschine

Lassen Sie sich BPM auf keinen Fall als Buch mit sieben Siegeln verkaufen. Vermutlich haben Sie bereits verschiedene Prozesse gezeichnet, ohne sich dessen bewusst zu sein. Mit BPMN 2.0 steht Ihnen eine einfach zu erlernende Symbolik zur Verfügung. Als Darstellungsform empfiehlt sich ergänzend dazu das schon fast intuitiv zu verstehende stellenorientierte Ablaufdiagramm. Ausgerüstet mit dieser Grundlage fehlen Ihnen jetzt nur noch die Workflows zum Glück. Haben Sie schon einmal in Ihrem ERP-System nachgeschaut? Moderne Business Software verfügt in der Regel über eine leistungsfähige Workflow-Unterstützung. Automatisierte Abläufe können mittels Daten (Ereignissen) und entsprechenden Aktionen (Massnahmen) im Handumdrehen erstellt werden. BPM und IT – die ideale Verbindung, wenn es um Kosteneffizienz und Qualitätssteigerung geht. 

 

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Kategorien: Allgemein, ERP

Über den Autor

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann (*1964) ist seit 1989 im Bereich Business Software tätig. Während dieser Zeit hat er sich als Projekt- und Marketingleiter bei verschiedenen Softwareanbietern umfassende Kenntnisse des Schweizer IT-Markts erworben. Seit 2011 ist er als Chefredaktor eines Fachmagazins für Business Software tätig, publiziert regelmässig Beiträge über aktuelle IT-Themen und ist verantwortlich für den Bereich Publishing der Schweizer Business Software Plattform topsoft.

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