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Vermeiden Sie häufige Fehler bei der Datenhaltung

12.08.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

vermeiden-sie-hauufige-fehler-bei-der-datenhaltungDaten gehören für Unternehmen zum Fundament der Geschäftstätigkeit. Ohne sie geht es nicht. Bei der täglichen Arbeit im Betrieb treten sie in rauen Mengen auf, jeder Unternehmensprozess löst zwangsläufig die Entstehung neuer Daten aus. Ein klassisches Beispiel zeigt ein Bestellprozess, bei dem Kundenstammdaten wie Name, Firma, Anschrift, Kontaktdaten usw. sowie Bewegungsdaten wie Artikel und Anzahl aufgenommen werden, um darauf basierend die gewünschte Anzahl an Produkten ausliefern und fakturieren zu können. Um möglichst effizient mit den entstehenden Daten arbeiten zu können, gilt es häufige Fehler bei der Datenhaltung zu vermeiden. Diese werden im folgenden Beitrag diskutiert.

Daten nicht als notwendiges Übel betrachten

Einzelne Informationen können in unterschiedlichen Formen von Daten vorliegen, je nach Betrachtungsweise fallen durchaus auch Dokumente unter den Bereich der Datenhaltung bzw. die gespeicherten Informationen bieten die Grundlage zur Erstellung von Dokumenten wie Angebote oder Rechnungen. Daten sind daher essenziell und sollten als ein wertvolles Gut betrachtet werden. Dies liegt vor allem darin begründet, dass gesammelte Informationen einen Rückschluss über das Verhalten der Kunden zulassen. Ordert ein Betrieb beispielsweise jeden Freitag ein Produkt in einer gewissen Anzahl, lässt dies Schlüsse zur wöchentlichen Produktionsmenge des Kundenbetriebes zu. Bleibt aber eine Bestellung aus oder die Anzahl der Produkte steigt plötzlich, kann von einer geringeren bzw. höheren Nachfrage dieser Güter beim Kunden ausgegangen werden. Dies lässt eine Planung für die eigene Produktionsmenge zu.

Die Art der Datenverarbeitung bzw. der Verarbeitungsabläufe ist dabei vielfältig: Datenimport, Datenvalidierung, Datenorganisation, Datenstrukturierung, Datenspeicherung, Datenaggregierung, Datenabfrage, Datenverwendung, Datenbereitstellung, Datenkombination und Datenausgabe sind nur einige der Abläufe, die durch die Unternehmensprozesse ausgelöst werden. Es ist nicht nur für IT-Verantwortliche relevant zu wissen, welche Daten erhoben werden.

Hohe Datenqualität wird benötigt

Die Datenqualität ist ein entscheidender Faktor. Alle Mitarbeiter im Betrieb sollten stets darauf achten, dass sie alle Informationen, die nicht automatisiert anfallen, gewissenhaft eintragen. Typische Fallstricke sind hier Vertriebsmitarbeiter, die bei einem neuen Kontakt nur Namen und Telefonnr. eintragen oder Mitarbeiter der Buchhaltung, die die Rechnungsadresse nur auf Belegen anpassen. In vielen Betrieben kann ebenfalls beobachtet werden, dass es Systemeinschränkungen gibt, weswegen z.B. mit Dummy-E-Mail-Adressen oder -Telefonnummern gearbeitet wird oder eine Anrede nur über Umwege umgesetzt werden kann. Dies sorgt spätestens bei einer Datenmigration auf ein neues IT-System oder beim Zugriff auf die Daten via Schnittstelle für grosse Probleme.

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Vermeiden Sie Dubletten

Kommt eine heterogene IT-Architektur zum Einsatz, kann oftmals beobachtet werden, dass Kundenstammdaten in mehreren Systemen parallel gepflegt werden, weil keine bidirektionale Schnittstelle zum Einsatz kommt. Ändert sich eine Information, z.B. der Name bei einer Heirat oder Scheidung, werden entsprechende Anpassungen nur in einem System vorgenommen. Dies führt zu Dubletten, die im schlimmsten Fall nicht mehr zusammenzuführen sind. In der Regel sind es die Mitarbeiter aus dem Vertrieb, Service oder der Buchhaltung, die über Änderungen der Kundenstammdaten instruiert werden. Daher sollten vor allem die relevanten IT-Systeme dieser Abteilungen, also CRM, Ticketing-System und ERP über Schnittstellen miteinander verbunden sein.

Die Schaffung eines Datenaustausches ist jedoch nicht immer möglich, z.B. weil ein System keine Schnittstelle beinhaltet oder sich die Datenstrukturen zu sehr unterscheiden. Um eine möglichst hohe Datenqualität zu erzielen, setzen daher vermehrt Unternehmen auf eine homogene IT-Landschaft, bei der ein führendes System, in der Regel ein ERP-System, die anderen benötigten Programme als Module inkludiert. In Kombination mit der Cloud als Bereitstellungsmodell bieten Cloud ERPs eine ganzheitliche Datenbasis für CRM, FiBu, Warenwirtschaft, Produktion mit PPS sowie E-Commerce und POS. Alle Abteilungen greifen bei diesem Modell auf dieselbe Datenbasis zu, sodass es keine Schnittstellen mehr benötigt und Dubletten durch Systemkomplexität ebenfalls nicht mehr auftreten.

Auf die Datenaktualität kommt es an

Die Vorteile eines ganzheitlichen Cloud ERPs lassen sich aber noch um einen zentralen Aspekt erweitern: Alle Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung. Dies ist bei vielen Schnittstellen nicht gegeben, wo ein Datensnapshot nur in bestimmten Zeitintervallen, z.B. alle 24 Stunden, übermittelt wird. Kunden erwarten heutzutage aber klare Informationen hinsichtlich der Warenverfügbarkeit und Lieferzeitpunkte – vor allem im E-Commerce. Für die Warenbeschaffung bzw. Produktion müssen eingehende Bestellungen ebenfalls in Echtzeit vorliegen, um eine just-in-time-Produktion umsetzen zu können. Eine Schnittstelle, die nur langsam Daten überträgt, kann für viele Geschäftsmodelle schnell zum Flaschenhals avancieren.

Datenaggregation verbessert die Datenqualität

Einzelne Datensätze voneinander losgelöst zu betrachten, ist in der Regel der erste Schritt, wenn die Systemlandschaft heterogen ist oder erst kürzlich integriert wurde. Daten bieten aber vor allem dann einen Mehrwert, wenn sie mit weiteren Informationen angereichert werden. Kundenstammdaten lassen beispielsweise eine Unterteilung nach Region oder Marktgebiet zu, werden diese jedoch mit Umsatzdaten angereichert, lassen sich Auswertungen hinsichtlich der umsatzstärksten regionalen Gebiete treffen. Kommen beispielsweise noch Informationen zu den Produktionskosten hinzu, lassen sich die profitabelsten Gebiete ermitteln – um dort beispielsweise konkrete Marketingaktionen durchzuführen. Einer der häufigsten Fehler bei der Datenhaltung besteht demnach darin, dass Daten nicht sinnvoll aggregiert werden, um wirklich aussagekräftig zu sein. Bei diesem Aspekt ist eine ganzheitliche Datenbasis ebenfalls relevant, um bereichsübergreifende Auswertungen leicht durchführen zu können.

Das Management-Team benötigt möglichst gute Informationen, um datenbasiert Entscheidungen treffen zu können. Je besser die Daten aggregiert und im Zusammenhang ausgewertet werden können, umso besser kann das Management Entscheidungen auf Zahlen, Daten und Fakten basierend treffen. Wenn im Unternehmen typische Fehlerquellen bei der Datenhaltung wie Dubletten oder eine schlechte Datenqualität vermieden werden, können im Ergebnis also bessere Entscheidungen getroffen werden.

Kategorien: ERP, myfactory, Geschäftsprozesse

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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