Verkaufsbelege als Visitenkarte Ihres Unternehmens

von David Lauchenauer am 25.08.2021, 2 min Lesezeit

Im täglichen Geschäftsverkehr gehören Belege einfach dazu, insbesondere im Verkauf. Egal ob auf Papier oder digital, nichts läuft ohne die dazugehörenden Schriftstücke. Das fängt mit dem Angebot bzw. der Offerte an, geht über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis hin zur Rechnung und einer allfälligen Gutschrift. Doch welche Elemente dürfen auf einem korrekt erstellten Verkaufsbeleg auf keinen Fall fehlen? Wie unterstützt sie dabei Ihre Geschäftssoftware? Wir geben Ihnen heute einige Tipps. 

Das ERP-System liefert Daten und Belege 

Stellen Sie sich vor, Sie schreiben eine Rechnung. Was gehört für Sie auf das Schriftstück? Sicher, Ihr Absender, dann die Adresse des Kunden. Klar, die Produkte, dazu die Konditionen und natürlich der Preis. Doch haben Sie an alles gedacht? Welche Elemente sind zum Beispiel für die Buchhaltung, das Lager oder den Einkauf wichtig? Ihr ERP-System ist verbunden mit der Lagerverwaltung und dem Einkauf, es ist somit wichtig, alle Positionen korrekt und einheitlich zu erfassen. So kann sichergestellt werden, dass z. B. der Einkauf stets informiert ist und Ware rechtzeitig nachbestellen kann. 

 

Korrekte Datenerfassung ist das A und O 

Es beginnt schon mit der korrekten Erfassung der Adresse in Ihrem ERP-System oder CRM. Neben Firmennamen und Adresse des Kunden werden oft auch eine separate Rechnungsadresse (z. B. Hauptsitz) bzw. eine oder gar mehrere unterschiedliche Lieferadressen erwünscht. Hier gilt es, dies beim Anlegen korrekt zu erfassen, um spätere Probleme und Zeitverzögerungen zu vermeiden. Je nach Kunde können noch weitere Elemente individuell im ERP eingestellt werden, zum Beispiel Zahlungskonditionen, Mehrwertsteuersatz (z. B. bei Versand ins Ausland), individuell Portogebühren bzw. kostenloser Versand etc. Sorgfalt gilt auch bei der Erfassung von Artikeln und allfälliger Varianten. 

Welcher Beleg braucht welche Informationen? 

Bei den verschiedenen Verkaufsbelegen braucht nicht jeder Beleg die gleichen detaillierten Informationen. Es geht darum, den Kunden genau die Informationen zu liefern, die sie benötigen: 

Auf sämtlichen Belegen immer aufzuführen: 

  • Absender inkl. Adresse und Kontaktdaten 
  • Kundenandresse inkl. Ansprechpartner 
  • Belegdatum und -nummer   
  • Eigene Referenz 
  • Referenz des Kunden 

Angebot/Offerte 

  • Dank für die Anfrage 
  • Datum der Anfrage 
  • Liste der angebotenen Produkte, evtl. mit Artikelnummer 
  • Preise, Rabatte oder Sonderkonditionen (z. B. Mengenrabatt) 
  • Allfällige Liefergebühren 
  • Konditionen (Lieferung, Zahlung, Retouren) 

Auftragsbestätigung (oft kombiniert als Bestätigung/Rechnung) 

  • Dank für den Auftrag/die Bestellung 
  • Datum der Bestellung 
  • Liste der bestellten Produkte, evtl. mit Artikelnummer 
  • Preise 
  • Abgezogene Rabatte  
  • Allfällige Liefergebühren 
  • Konditionen (Lieferung, Zahlung, Retouren)  

Rechnung 

  • Datum der Bestellung 
  • Liste der bestellten Produkte, evtl. mit Artikelnummer 
  • Preise 
  • Abgezogene Rabatte 
  • Allfällige Liefergebühren 
  • Zahlungskonditionen, evtl. mit Skonto 
  • QR-Einzahlungsschein oder Bankverbindung 
  • Evtl. strukturierte Daten für die automatische Zahlungsverarbeitung 

Lieferschein 

  • Datum der Bestellung 
  • Liste der gelieferten Produkte  
  • Hinweis auf Produkte, die zu einem späteren Termin folgen 
  • Konditionen für Rücksendung  
  • evtl. vorgedruckten Retourenschein 

Gutschrift 

  • Bestätigung des Retouren-Eingangs mit Datum 
  • Liste der retournierten Produkte, evtl. mit Artikelnummer 
  • Gutgeschriebene Beträge 
  • Aufforderung, Bankverbindung anzugeben, falls noch nicht im System erfasst 

Ein modernes ERP-System erlaubt es, alle Elemente im Vorfeld individuell für jeden Kunden einzustellen, so dass je nach gewählter Belegart immer die korrekten Informationen in einheitlichem Layout erscheinen.  

QR-Rechnung als nächster Schritt 

Per 30. September 2022 werden die gewohnten Einzahlungsscheine aus dem Verkehr gezogen. Ab dann müssen alle Unternehmen in der Schweiz Rechnungen bzw. Einzahlungsscheine mit einem QR-Code verschicken. Sollte Ihr ERP-System dazu noch nicht in der Lage sein, wenden Sie sich unbedingt an Ihren Software-Anbieter. Ihr Unternehmen zeigt sich mit der Versand von QR-Rechnungen sehr zeitgemäss, zudem sorgt die Rechnung mit QR-Code für weniger Fehler und eine raschere Verarbeitung – beim Kunden und bei Ihnen.  

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David Lauchenauer
Über die Autorin:
David Lauchenauer
David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.