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Transparentes Projektmanagement mit ERP-Software

[fa icon="calendar"] 21.08.19 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

CH Blog VorlageDie Planung, Ausführung und Verwaltung von Projekten gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben innerhalb eines Unternehmens. Nebst der Einhaltung von Terminen und Budgets muss auf äussere, nicht vorhersehbare Ereignisse rasch reagiert werden können. Hinzukommt, dass verschiedene Ressourcen – teilweise über Unternehmensgrenzen hinweg – koordiniert werden müssen. Der Projekterfolg hat einen Namen: Transparenz. Wie ERP-Software diese garantiert, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Mit digitalen Werkzeugen die Anforderungen bewältigen 

Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, was hinter dem Begriff «Projekt» steckt? Wir kennen verwandte Wörter wie projizieren oder Projektor. Alle gehen auf den gleichen (lateinischen) Ursprung zurück: proiectum, etwas nach vorne bzw. in die Zukunft geworfenes. Damit dieses am richtigen Ort, zur rechten Zeit und innerhalb des Budgets landet, braucht es Köpfchen – und geeignete Werkzeuge. Projektleiterinnen und -leiter müssen nicht nur über das notwendige Wissen verfügen, sondern auch über Werkzeuge, um ihre Aufgaben effizient zu erfüllen. 

 

Bewältigung multidimensionaler Projektstrukturen 

Diese Aufgaben haben es durchaus in sich. Projekte sind multidimensionale Strukturen, welche von verschiedenen Seiten beeinflusst werden. Die Kunst dabei ist, den Überblick zu behalten und alle Kräfte adäquat zu steuern und gleichzeitig das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Vertrieb, Beschaffung, Logistik, HR, Finanzen bestimmen den Verlauf eines Projekts mit. Die Aufgaben von Projektleitern besteht darin, diese Gemengelage so zu bewegen, dass aus der Summe der Kräfte eine zielgerichtete Energie entsteht.  

 

EffizienteRessourcenmanagement dank integrierter Daten 

Wie schafft man es, verschiedene Kräfte zu bündeln und zu kontrollieren? Es braucht ein zentrales System, welches Daten aus unterschiedlichen Bereichen zusammenführt, verarbeitet und zur Verfügung stellt. Dieses System gibt es: Die Aufgabe wird von der ERP-Software übernommen, welche als integrierte Lösung sämtliche Unternehmensbereiche unterstützt. Ist eine solche zentrale Datenbasis vorhanden, fällt ein effizientes Ressourcenmanagement bedeutend einfacher. Schnittstellen oder Medienbrüche werden vermieden. Es entsteht ein durchgängiger Informations- und Wertefluss – und damit quasi das Wasser auf die Mühlen eines Projektleiters. 

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Exkurs: Zusammenspiel von Supply Chain und Projektmanagement 

Es gibt Projekte, welche nebst Dienstleistungen auch den Einsatz von Material erfordern. Dieses muss zeitgerecht am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Klassische Aufgaben eines ERP-Systems, schliesslich ist «Warenwirtschaft» der Ursprung der Software. Von der projektbezogenen Materialbeschaffung über die damit verbundenen logistischen Prozesse bis zur effektiven Verwendung und Verrechnung kann das ERP sämtliche Transaktionen steuern und verwalten, so dass die Supply Chain direkt ins Projektmanagement integriert werden kann. 

 

Time & Money – Ziel jederzeit kontrollieren und erreichen 

Zurück zum ERP-System als Projektmanagement-Tool. Nebst dem eigentlichen Projektziel kommt es im Wesentlichen darauf an, die Rahmenbedingungen – sprich Termine und Budget – einzuhalten. Die Projektkalkulation bezieht ihre Werte aus verschiedenen Bereichen, wie z.B. Material, Personal- und Werkzeugkosten, Spesen usw. Gleichzeitig müssen zeitlich aufeinander abgestimmte Abläufe eingehalten werden, wie etwa Lieferung von Bauteilen, Montage, Abnahme usw. Als Gesamtsystem kann das ERP sämtliche Vorgänge in administrativer, finanzieller und planerischer Hinsicht koordinieren und aufzeichnen. 

 

Leistungserfassung und -verrechnung ohne Zeitverzug 

Als Beispiel solcher Vorgänge wollen wir uns die Leistungserfassung und -verrechnung genauer ansehen. Die in der Projektplanung vorgesehenen Aufgaben müssen bestimmten, qualifizierten Ressourcen zugewiesen werden, welche kapazitätsmässig auch in der Lage sind, diese Aufgaben zu erfüllen. Das ERP-System dient als Plantafel, um die benötigten Ressourcen (Fachkräfte, Hilfsmittel, Material usw.) einzuplanen und mit den entsprechenden Informationen zu bedienen. Der Einsatz dieser Ressourcen wiederum kann direkt im ERP-System aufgezeichnet und dokumentiert werden. Zeitgleich können diese Aktivitäten in die Fakturierung überführt werden.  

 

Wissen, was Sache ist: Kommunikation und Dokumentation 

Die Planung und Aufzeichnung von Aktivitäten sind nur ein Teilaspekt, welcher durch ein ERP-System abgedeckt werden kann. Ein weiterer Vorteil bietet die Software in Form der Dokumentation von Inhalten und der Möglichkeit, projektbezogen zu kommunizieren. Damit wird das Wissen rund um das Projekt nachvollziehbar und transparent. Bei einer Stellvertretung oder in Streitfällen stehen jederzeit nachweisliche, digitale Aufzeichnungen zur Verfügung.  

Kategorien: Cloud, ERP, Geschäftsprozesse

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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