Seit 2008 in der Cloud

Profitieren Sie von unserer Erfahrung mit wöchentlich neuen Fachbeiträgen, Tipps & Anleitungen, E-Books, Whitepapers und Webinaren zu Business Software-Themen, die Schweizer KMU beschäftigen.

Transparente Prozesse dank Cloud ERP

23.09.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

transparente-prozesse-dank-cloud-erp

Das Substantiv Transparenz steht per Definition für das Durchscheinen bzw. eine generelle Durchsichtigkeit. Es hat aber auch noch die Bedeutung einer Durchschaubarkeit bzw. Nachvollziehbarkeit. Die Nachvollziehbarkeit ist es primär, die im Unternehmens-Kontext benötigt wird. Wenn die Führungsetage dann von transparenten Prozessen spricht, bedeutet dies in den allermeisten Fällen, dass eine Nachvollziehbarkeit der im Unternehmen stattfindenden Abläufe erzielt werden soll. Dies betrifft vor allem die Fragen: „Wer ist im Prozess involviert?“, „Was ist der aktuelle Prozessstatus?“ und „Welche Ergebnisse wurden erzielt?“. Zielsetzung von Transparenz im Unternehmen ist es, dass diese Fragen zu jeder Zeit beantwortet werden können. Wie ein Cloud ERP transparente Prozesse unterstützt, zeigt dieser Artikel auf. 

Zielerfüllung benötigt Transparenz 

Geht es um die Erreichung der Unternehmensziele, so setzt dies voraus, dass die messbaren Kennzahlen ermittelt werden können. Hierbei ist es erstmal nicht von Bedeutung, ob eine bestimmte Managementmethodik zum Einsatz kommt oder Ziele von oben herab definiert werden. Zielsetzungen im Unternehmenskontext sollten aber immer zumindest der SMART-Formel oder vergleichbaren Ansätzen folgen und dementsprechend vor allem realistisch erreichbar und in einer bestimmten Zeitperiode messbar sein. Hierfür muss der aktuelle Status der Unternehmensprozesse, z.B. hinsichtlich Einkauf, Lagerlogistik, Verkauf und Produktion, jederzeit einsehbar sein. Dies ist vor allem für das Controlling und die Unternehmensführung relevant. Eine ganzheitliche Datenbasis ist hier die Grundlage dafür, dass rechtzeitig erkannt werden kann, falls Unternehmensprozesse suboptimal performen. Mit einer entsprechenden Korrektur kann basierend auf realen Daten dann zeitnah eingegriffen und Schaden abgewehrt werden. Um also Unternehmensziele wirklich auswerten zu können, wird eine transparente Erfassung des aktuellen Status quo benötigt. Und dies setzt zuletzt voraus, dass alle Datensätze zu jedem Zeitpunkt auf dem aktuellen Stand gehalten werden. 

Transparenz fördert Kollaboration  

Kollaboration der Mitarbeiter, auch abteilungsübergreifend, setzt ebenfalls eine gewisse Transparenz voraus. Es muss jederzeit für die beteiligten Abteilungen innerhalb eines Unternehmensprozesses sichtbar sein, wie der aktuelle Prozessstatus ausschaut und welche Akteure involviert sind. Das bedeutet, dass die Informationen für alle berechtigten Personen jederzeit einsehbar sein müssen. Ein typisches Beispiel stellt eine Offerte vom technischen Vertrieb dar. Der jeweilige Mitarbeiter kann oftmals bereits beim Kunden vor Ort eine genaue Aufnahme des Kundenbedarfs durchführenAufgrund geplanter Routen und zahlreicher Kundentermine dauert die Nachbereitung eines entsprechenden Kundentermines aber dann oftmals noch einige Stunden bis Tage – manchmal zu lange, wenn es um zeitkritische Bestellungen geht. In diesem Fall unterstützt ein Cloud ERP durch den problemlosen Zugriff auf das ERP-System von unterwegs aus. So kann der Termin im CRM-Modul, z.B. durch eine diktierte Audio-Nachricht, mühelos dokumentiert werden und der Innendienst bereitet auf dieser Datenbasis parallel eine Offerte vor, die vom Vertriebler nur noch freigegeben und versandt werden muss. Voraussetzung ist auch hier, dass sowohl der Vertriebler vor Ort beim Kunden als auch der Innendienst jederzeit Zugriff auf den Datensatz des Interessenten haben. Ähnliche Formen der Zusammenarbeit lassen sich zum Beispiel auch zwischen Vertrieb und Marketing feststellen oder zwischen dem technischen Kundendienst und den Mitarbeitern im Büro. Durch transparente Prozesse kann in diesem Zusammenhang immer ein Geschwindigkeitsvorteil erzielt werden, was nicht zuletzt in einer höheren Kundenzufriedenheit mündet.   

myfactory-cloud-abos-demo

Ganzheitliche Prozessabbildung statt Insellösungen 

Transparente Unternehmensprozesse bedingen also vor allem eine hohe Datenqualität und eine vollständige Datenbasis. Um wirklich die gesamte Wertschöpfungskette, angefangen vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Verkauf, z.B. über einen Onlineshop, vollkommen transparent darstellen zu können, müssen alle Unternehmensprozesse auch vollständig in einem einzigen System abgebildet werden. Ein ganzheitliches Cloud ERP spielt genau hier seine Stärken aus. Statt einer heterogenen IT-Infrastruktur, bei der zahlreiche Best-of-Breed-Lösungen für typische Anwendungsfälle wie Warenwirtschaft, CRM, Buchhaltung, Lager, E-Commerce usw. eingesetzt werden, kombiniert ein ganzheitliches Cloud ERP-System all diese Komponenten in einer einzigen Systemlösung. Schnittstellen, Datensilos und Medienbrüche gehören somit der Vergangenheit an. Da alle Daten vollständig in einem System erfasst werden, lassen sich diese auch abteilungsübergreifend entlang der Wertschöpfungskette auswerten. Somit kann das Management entsprechend die gesamte Entwicklung der Wertschöpfung im Unternehmen im Blick behalten und sinnvolle Gesamtziele festsetzen. 

Es gilt durch den Software-Einsatz aber nicht nur Prozesse transparent zu gestalten, sondern mit der Abbildung derselbigen im Cloud ERP auch entsprechende Vorteile zu erzielen. Es soll durch die ganzheitliche Abbildung der Unternehmensabläufe ein klarer Mehrwert erzielt werden. In der Regel sind dies eine Vereinfachung der Arbeitsabläufe, geringere IT-Kosten und eine höhere Nutzungstiefe, da Mitarbeiter nur noch auf ein System geschult werden müssen. Dies setzt jedoch voraus, dass die Geschäftsprozesse durch die Software abgebildet und unterstützt werden können. Ist dies gegeben, profitiert das Unternehmen von der Einführung eines Cloud ERPs entsprechend und kann sich transparenter Prozesse annehmen. 

Dashboards: transparente Prozesse visualisiert 

Sind im Unternehmen die jeweiligen Arbeitsabläufe anhand der gesamten Wertschöpfungskette bestmöglich durch ein Cloud ERP abgebildet worden, profitiert vor allem das Management von diesem Meilenstein. Es lassen sich nun vollständige Berichte über alle Prozesse erstellen und anhand dieser jederzeit die Entwicklung im Betrieb überblicken. Individuelle Dashboards sorgen dafür, dass diese Informationen visuell gebündelt und grafisch aufbereitet dargestellt werden können. So kann auf einen Blick – insbesondere im Vergleich zweier Zeitperioden – überprüft werden, welche Entwicklungen im Unternehmen ablaufen. Ebenfalls lässt sich anhand der vorher gesetzten Ziele überprüfen, wie weit die Zielerreichung fortgeschritten ist. Dank transparenter Prozesse können so datengestützte Entscheidungen getroffen werden, die belastbar sind und den Betrieb auf Kurs halten. 

Kategorien: Cloud, ERP, KMU, myfactory, Geschäftsprozesse

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

Das könnte Sie auch interessieren