Das viele Gerede um die Digitalisierung in Ehren, aber die KMU-Realität sieht doch ganz anders aus. Denken Sie auch so? Möchten Sie lieber konkrete Tipps statt schöner Worte? Dann lesen Sie unbedingt weiter. Vor allem dann, wenn Sie über den Mehrwert Ihres ERP-Systems nachdenken.
Vereinfachung dank zentraler Datenverwaltung
Ohne Daten keine Digitalisierung. Tönt einfach, ist aber ein äusserst komplexes Thema. Erstens umfassen Daten fast alles, was sich in einem Unternehmen befindet wie etwa Auftragsdaten, Lagerbewegungen, Artikelbilder, Zahlungen usw. Und zweitens kann die Abbildung von Informationen schnell unübersichtlich werden; so kann ein Kunde zum Beispiel aus einer Vielzahl an Teilinformationen bzw. Daten bestehen (Adresse, History, Kontaktpersonen usw.). Einheitliche Datenformate und -inhalte sind entscheidend für die Digitalisierung von Prozessen. Genau hier setzen integrierte ERP-Systeme an: Sie bilden einen verbindlichen Rahmen für sämtliche Daten und stellen diese in Verbindung zueinander.
ERP als Basis für automatisierte Arbeitsprozesse
Viele Tätigkeiten beruhen auf dem Prinzip «Eingabe – Verarbeitung – Ausgabe». Ein Beispiel: Die Mitarbeiterin im Kundenservice erfasst die Störungsmeldung eines Kunden im ERP-System (Eingabe), weist diese einem zuständigen Techniker zu (Verarbeitung) und sendet ihm diesen Serviceauftrag zur Erledigung (Ausgabe). Aufgrund hinterlegter Regeln und vorhandener Daten könnte das ERP diesen Workflow auch automatisch verarbeiten bzw. zu digitalisieren. Dies setzt voraus, dass alle benötigten Daten im geeigneten Format zur Verfügung stehen, diese anhand definierter Regeln verarbeitet werden können und dadurch Folgeaktivitäten angestossen werden – ein klassischer Fall für das ERP!
Intelligentes Reporting sorgt für mehr Stabilität
Um ein Unternehmen sicher durch die Tücken wirtschaftlicher Veränderungen zu steuern, braucht es zuverlässige Informationen. Kennzahlen (KPIs) dienen dazu, regelmässig den aktuellen Stand wichtiger Parameter zu messen. Das sind beispielsweise Liquidität, Auftragsbestand, Warenverfügbarkeit, Auslastung usw. Besonders aufschlussreich sind jedoch Auswertungen, welche Zusammenhänge zwischen verschiedenen Geschäfts- oder Unternehmensbereichen berücksichtigen. Die Digitalisierung bietet Führungskräften die Möglichkeit eines intelligenten Reporting. Dabei spielt das ERP-System eine zentrale Rolle. Als durchgängige Plattform betriebswirtschaftlicher Anwendungen erlaubt es das ERP, unterschiedliche Daten zu aggregieren und entsprechende Korrelationen abzuleiten.
Standardisiertes Tool für alle Mitarbeitende
Fakt ist, dass eine erfolgreiche Digitalisierung im Unternehmen massgeblich auf der Vereinheitlichung von Arbeitsprozessen und der Standardisierung der eingesetzten Tools beruht. Unterschiedliche Systeme in den Fachabteilungen, aber auch schon die individuelle Nutzung einer Applikation oder die anwenderspezifische Verwendung von Datenfeldern sind die Killer der Digitalisierung. Mittels ERP-System kann das gesamte Unternehmen in eine einheitliche digitale Form gebracht werden. Vorgegebene Funktionen und Datenformate bieten vielen KMU willkommene Leitplanken bei der Definition von geeigneten Prozessen für die Digitalisierung.
Digitalisierung macht das ERP-Business mobil
Immer mehr Geschäftsprozesse sind entweder komplett oder teilweise mobil aufgebaut. Gerade die Bereiche Vertrieb, Service und Logistik weisen bereits heute einen hohen Anteil an Tätigkeiten auf, welche auf mobilen Applikationen beruhen. Die Digitalisierung ist die Antwort auf eine steigende Nachfrage nach verkürzter «Time-to»-Strategien. Egal, ob es die Time-to-Market oder die Time-to-Order oder die Time-to-Customer ist, die Erfassung von Daten muss jederzeit und überall möglich sein. Moderne ERP-Systeme aus der Cloud ermöglichen die totale Mobilität von Unternehmensanwendungen und sind damit zum Schlüssel der Digitalisierung geworden.
Neue Formen der (digitalen) Zusammenarbeit
Ein besonderes Merkmal der Digitalisierung ist die Evolution bisheriger Organisationsstrukturen und Arbeitsformen. Das Homeoffice, um nur ein Beispiel zu nennen, hat bereits vor Corona in vielen Unternehmen Einzug gehalten. Auch die zunehmende Verbreitung von teamorientierter, projektbezogener Führung beruht zu einem grossen Teil auf der Verwendung digitaler Technologien. Unter dem Stichwort Collaboration werden derzeit neue Formen der Zusammenarbeit ausprobiert und definiert. Unverzichtbar dabei ist jedoch die sichere Nutzung von gemeinsamen Daten. Dies alles ist nur möglich, wenn ein effizientes, zentrales und verbindendes System zur Verfügung steht. Das ERP ermöglicht es, sich vom Systemdenken zu lösen und neue Wege der Digitalisierung zu gehen.
