So verhilft das ERP zu schlanken Prozessen

von David Lauchenauer am 02.02.2022, 2 min Lesezeit

Es ist höchste Zeit, Kosten zu senken, die Prozesse zu beschleunigen und die Qualität zu steigern. Kommen Ihnen diese Worte bekannt vor? Kein Wunder, der Wettbewerbsdruck hat in den meisten Branchen stark zugenommen. Nur den Gürtel enger zu schnallen, reicht nicht. Es braucht neue Strategien und Konzepte. Ein bewährter Weg ist Lean Management. Warum es dafür nicht nur Köpfchen, sondern auch ERP-Daten braucht, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Hauptaspekte von Lean Management 

Beim Begriff Lean Management geht es um die effiziente Gestaltung der Wertschöpfungskette eines Unternehmens. Ziel ist es, Verschwendung in Form von Überproduktion, Wartezeiten, Produktionsfehler, Nachbearbeitung, überflüssigen Lagerbewegungen, ineffizienten Arbeitsabläufen oder zu grossen Lagerbeständen zu vermeiden. Alle Tätigkeiten sollen auf die Kunden ausgerichtet werden. Zudem wird eine laufende Verbesserung der Arbeitsabläufe und Produktqualität angestrebt. Die Schlüsselworte dazu lauten: Eigenverantwortung, Befähigung und Teamarbeit. 

Verschwendung ermitteln und reduzieren 

Wie lässt sich feststellen, wo Zeit, Arbeitsleistung und Kapital verschwendet werden? Als probates Mittel dient dazu das ERP-System. Es liefert nicht nur die benötigte Informationsgrundlage, sondern auch die dazugehörenden Vergleichswerte und Kennzahlen. Damit kann ein Unternehmen jederzeit feststellen, wie effizient es unterwegs ist und wo Optimierungspotenzial schlummert. Der Einsatz von Ressourcen kann faktenbasiert dargestellt werden und bietet dadurch eine objektive Diskussions- und Entscheidungsgrundlage für Veränderungen. 

Förderung der Kundenorientierung 

Die Ausrichtung des Unternehmens auf die Kundenbedürfnisse zählt zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. Davon betroffen sind nicht nur die Mitarbeitenden an der Verkaufs- und Servicefront. Alle – von den Lernenden bis zum Chef – sind Repräsentanten. Eine Auskunft im Service-Desk, die Gestaltung von Belegen, eine Sales-Empfehlung für ein besseres Produkt – es sind oft die kleinen Dinge, welche die Kundenorientierung deutlich machen. Viel braucht es nicht dazu. Ein ERP-System mit den relevanten Informationen reicht.  

Gestaltung schnittstellenfreier Prozesse 

Jeder Medienbruch, jede Schnittstelle bremst die Arbeitsabläufe und verursacht zusätzliche Kosten (Stichwort: Zeit ist Geld). Der Fähigkeit eines ERP-Systems, Prozesse integriert zu unterstützen, ist daher nicht nur ein wichtiger Indikator für die Effizienz, sondern auch für die Effektivität der Lösung. Mit der Software allein ist es aber nicht getan. Entscheidend für die Gestaltung schnittstellenfreier Prozesse ist und bleibt der oder die Anwender mit Hilfe der vielen Möglichkeiten für eine individuelle Software-Parametrierung.  

Standardisierung und Automatisierung 

Regelmässig, sich wiederholende Arbeitsabläufe lassen sich mit Workflow-Funktionen im ERP-System auf einfache Weise automatisieren. Das spart Zeit und Ressourcen und sichert eine gleichbleibende Qualität der Tätigkeiten. Voraussetzungen dafür sind standardisierte Abläufe und (Teil-)Prozesse. Wer ein ERP-System nutzt, sollte sowieso alle Arbeitsprozesse periodisch auf den Prüfstand legen und nach Vereinfachungen untersuchen. In diesem Sinn wird das ERP zum Treiber für schlanke Prozesse. 

Harmonisierung der Teamarbeit 

Der Wunsch vieler Arbeitnehmenden nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance und einer flexiblen Gestaltung von Arbeitsort und -zeiten hat der zunehmenden Verbreitung von ERP aus der Cloud Vorschub geleistet. Auch dezentrale Teams können damit jederzeit problemlos zusammenarbeiten. Der Aussendienst ist dabei genauso Teil des aktuellen Geschehens wie jemand im Homeoffice. Wichtig dabei ist, dass sowohl die Datenbasis als auch die Systemfunktionen immer und überall verfügbar sind.  

Übersicht über die Wertschöpfungskette 

Verfügen Sie über eine 360-Grad-Sicht auf alle Aktivitäten Ihres Unternehmens? Wenn nicht, sollten Sie entweder Ihr ERP intensiver nutzen oder eine Lösung in Betracht ziehen, um nicht im Blindflug unterwegs zu sein. Nur, wenn Sie Schwachstellen oder Potenzial erkennen, können Sie Lean-Management-Strategien konsequent umsetzen. Integrierte ERP-Software liefert alle relevanten Daten, welche sich zu einem Führungs-Cockpit für einen erfolgreichen Höhenflug verdichten lassen.  

Ständige Optimierung der Arbeitsabläufe 

Last but not least, bedeutet Lean Management eine ständige Optimierung aller Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen. Eine Unternehmensstrategie ist nur so gut, wie sie mit der Realität in Einklang steht. Und da das Marktumfeld ständig im Wandel ist, empfiehlt sich eine agile, digitale Grundlage. Mit einem modernen, integrierten und ortsunabhängigen ERP-System haben Sie dabei garantiert die Nase vorn. 

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David Lauchenauer
Über den Autor:
David Lauchenauer
David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe. 2021 leitete er erfolgreich den Verkauf von myfactory an Forterro.