So nutzen Sie das ERP als Business-Content-System

Eine zentrale Ablage für alle Daten, Dokumente, Notizen und Informationen. Wer hat noch nicht davon geträumt? Die Realität sieht trotz Einsatz von ERP-Software oft anders aus. In manchen Unternehmen herrscht immer noch eine veritable Post-it- und Auf-Zuruf-Kultur. Das verursacht nicht nur Mehraufwand, sondern auch Missverständnisse. Wer das vermeiden will, sollte die folgenden Anregungen für ein transparentes Information Management beherzigen. 

Business-Content gibt es in unzähligen Formen 

Alles, was sich standardmässig in einem ERP-System als Daten tummelt, ist nur die Spitze des Business-Eisbergs. Unter der Oberfläche, sprich zwischen Flurfunk und Bundesordnern, verbirgt sich ein gewaltiges Content-System der anderen Art. Kurze Notizen, kleine Tabellen, wichtige Hinweise und manches mehr, sorgen für die Würze im täglichen Business, wenn auch im negativen Sinn. Wenn Sie das ändern möchten, sollten Sie als erstes eine Bestandsaufnahme Ihres innerbetrieblichen Information Management machen. 

Kann man Content strukturieren? Ja, man kann 

Gleich vorweg: Nicht die Form ist für die Strukturierung eines Content-Systems entscheidend, sondern der Inhalt. Es stellt sich also die Frage: Was kann welchem Datenobjekt zugeordnet werden? Die Telefonnotiz wird zur Lieferanteninformation, die Tabelle zur Kundenpreisliste und der Hinweis bezieht sich auf den Lagerbestand eines Produkts. Natürlich gibt es auch die «besonderen» Informationen wie zum Beispiel der Termin des nächsten Team-Grillabends. Konsequent angewendet, findet auch das seinen Platz in einem Content-System. 

Das ERP als Business-Content-System nutzen 

Es gibt zwei wichtige Voraussetzungen, um das ERP als Business-Content-System zu nutzen. Die eine betrifft Funktionsumfang und Integrationsgrad. Bei einer zu einfachen Lösung fehlen Module, um die Informationen am richtigen Ort zu hinterlegen und für das ganze Unternehmen nutzbar zu machen. Die andere, ebenso wichtige Voraussetzung ist die konsequente Verwendung des ERP-Systems für das zentrale Information Management. «Wilde» Ablagen oder private Dateien müssen verschwinden und ins ERP wandern.     

Information Management als Teil der Firmenkultur 

Der Umgang mit Informationen im Unternehmen hat sehr viel mit der Firmenkultur zu tun. Ob man Informationen preisgibt oder nicht, ist ein Gradmesser für Zusammenarbeit, Offenheit und Vertrauen. Ein Informationsvorsprung oder das Vorenthalten von Informationen sind vielleicht nützlich für die eigene Karriere, aber nicht für das Unternehmen. Die Rahmenbedingungen im Unternehmen müssen auch in kultureller Hinsicht stimmen, um ein Information Management zu etablieren. Ein offenes Verhalten lässt sich nicht von heute auf morgen per Dekret anordnen, sondern entsteht über einen längeren Transformationsprozess.  

Mitarbeitende vom Prozessnutzen überzeugen 

Je besser ein Unternehmen mit Informationen umgehen kann, desto effizienter lassen sich Arbeitsprozesse abwickeln. Davon profitieren alle Mitarbeitende. Das Ergebnis sind zufriedene Kunden, weniger Stress, höhere Margen und viele weitere positive Aspekte. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden das Prinzip des unternehmensweiten Information Management verstehen und leben. Was dabei nicht fehlen darf, ist ein leistungsfähiges ERP-System, welches auch als Content-System funktioniert.    

Das passende ERP-System finden und nutzen 

Für viele KMU sind Überlegungen zum Information Management bei der Evaluation eines ERP-Systems noch neu. Oft konzentriert man sich auf die klassischen Funktionen für Auftragsbearbeitung, Materialwirtschaft, Einkaufsbestellungen usw. Der Nutzung als Content-System wird, wenn überhaupt, nur geringe Beachtung geschenkt. Das sollten Sie unbedingt vermeiden. Dabei reicht es allerdings nicht, nur ein passendes System zu finden. Man muss dieses auch nutzen.  

So nutzen Sie Ihr ERP als Business-Content-System 

Zusammenfassend lassen sich die wichtigsten Schritte wie folgt beschreiben: 

  1. Analysieren Sie den Umfang und den Umgang von Informationen jeglicher Art in Ihrem Unternehmen. 
  2. Erstellen Sie eine Zuordnung der unterschiedlichen Inhalte zu Datenobjekte im ERP
  3. Beginnen Sie eine Transformation der Informationskultur bei den Mitarbeitenden. 
  4. Richten Sie Ihr ERP-System so ein, dass alle Informationen Platz finden. 
  5. Schulen Sie die Anwender im Umgang mit dem Content-System so, dass Informationen rasch erfasst und abgerufen werden können. 
  6. Holen Sie Inputs und Verbesserungsvorschläge von den Mitarbeitenden ab und optimieren Sie laufend Ihr ERP-System. 

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Jörg Holzmann ist seit 2000 erfolgreich im ERP-Markt tätig. Entsprechend breit ist sein Erfahrungsschatz rund um das Thema Business Software, mit dem er bisher zahlreiche namhafte KMUs als Projektleiter oder Leiter Support unterstützen konnte. Seit 2015 verantwortet er den Vertrieb der Schweizer myfactory. Für seine Tätigkeit beim SaaS-Pionier ist insbesondere sein umfassendes Know-how rund um das Thema E-Commerce von Bedeutung. Einige Jahre Erfahrung in der Prozessindustrie, in Produktion, Qualitätssicherung und Produktentwicklung runden sein Profil ab. Aus der Cloud zurück auf den Boden der Freizeit bringen ihn sportliche Aktivitäten und besonders die Zeit mit der Familie.