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So gelingt die Umstellung auf die QR-Rechnung

17.06.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Die Einführung der QR-Rechnung bedeutet eine grundlegende Veränderung des Zahlungsverkehrs in der Schweiz. Die Modernisierung erfolgt am 30. Juni 2020 und stellt einen weiteren Schritt in eine digitale, unkompliziertere Zukunft für Schweizer Unternehmen und Einwohner dar. Für die Umstellung sprechen vor allem die zahlreichen Vorteile elektronischer Rechnungen, wie zum Beispiel das Einsparen der Kosten, die mit der Rechnungsstellung in Papierform einhergehen. Was die Einführung der QR-Rechnung für Sie und Ihr Unternehmen bedeutet und welche Aspekte Sie dabei beachten sollten, damit die Einführung reibungslos funktioniert, wird im folgenden Artikel beleuchtet.

QR-Rechnung in der Schweiz: Was bedeutet die Umstellung für Ihr Unternehmen?

Für Ihr Unternehmen bedeutet die Einführung der QR-Rechnung zunächst eine Umstellung im Zahlungsverkehr. Mit dieser Veränderung geht eine deutliche Erleichterung einher, da das Begleichen einer QR-Rechnung mit einem geringeren Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden ist als bei einer Rechnungsstellung in Papierform. Zwischenschritte mit Medienbrüchen entfallen dank der modernisierten Rechnungsstellung. So kann der Empfänger einer QR-Rechnung beispielsweise eine Zahlung durch das Einscannen des Swiss QR-Codes und der anschliessenden Freigabe derselbigen tätigen. Dank des Swiss QR-Codes werden das fehleranfällige Eintippen von Daten wie Konto- und Referenznummern eingespart. Die Effizienz in der Abwicklung wird auf diesem Wege gesteigert; ebenfalls können Zahlungstransfers einfacher automatisiert werden. Als weiterer Vorteil kann angeführt werden, dass die Swiss QR-Codes für alle Zahlungsarten und Rechnungsstellungen in Schweizer Franken sowie Euro eingesetzt werden können und ebenfalls alternative Verfahren wie eBill unterstützen. Die Umstellung auf QR-Rechnungen bietet Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Kunden dementsprechend einige Vorteile.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie QR-Rechnungen beglichen werden können. Dies kann beispielsweise über die elektronische Buchhaltungssoftware, über Ihre Mobile-Banking-App, via E-Banking oder auch per Post erfolgen. Für den Fall, dass Sie Papierrechnungen bevorzugen, können Sie diese auch weiterhin nutzen. Hierbei befindet sich der Swiss QR-Code auf dem Zahlteil der Rechnung, welcher abgetrennt werden kann und daraufhin eingezahlt oder an Ihre Bank geschickt wird. Rechnungen erhalten also auch nach dem 30. Juni 2020 noch die Referenzinformationen des Zahlungsempfängers. Trotzdem sollten Unternehmen schnellstmöglich auf die Verarbeitung der Swiss QR-Codes umstellen, um Erwartungen der Kunden sowie Lieferanten zu entsprechen und eine Effizienzsteigerung in der Abwicklung des Zahlungsverkehres zu erzielen. Die roten und orangen Einzahlungsscheine werden in Kürze obsolet, ein genaues Datum für die Einstellung wurde jedoch noch nicht final entschieden.

 

Worauf müssen Unternehmen bei der Einführung der QR-Rechnungen achten?

Bei der Implementierung der QR-Rechnung in Ihrer Finanzbuchhaltung sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie nicht nur Ihre Software-Applikationen auf die veränderte Zahlungsweise einstellen, sondern ebenfalls Ihre internen Prozesse auf die Benutzung von den Swiss QR-Codes anpassen. Da es hierbei im Change-Management zu Herausforderungen kommen kann, sollten Sie bereits frühzeitig mit der Planung der Umstellung beginnen. So kann sichergestellt werden, dass alle Rechnungen und Zahlungen auch nach dem Stichtag ohne Komplikationen gestellt bzw. ausgeführt werden können.

Bei der Umstellung auf die QR-Rechnungen ist es von grosser Bedeutung, dass Sie für die Prozesse, die die Kreditoren und Debitoren betreffen, eine entsprechende Software zur Erstellung und Einlösung der Forderungen einsetzen. Wenn Sie Ihre Software zur Rechnungserstellung selbst entwickelt haben und betreiben, können Ihre Entwickler die Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung von SIX studieren und darauf basierend Ihre Applikation um diese Funktionalität weiterentwickeln. Dies setzt entsprechende Kompetenzen und Ressourcen in Ihrem Unternehmen voraus. Setzen Sie auf eine On-Premise gehostete Anwendung, sollten Sie sich schnellstmöglich an den Anbieter wenden, um zu klären, wann und ob ein Update für die Nutzung der QR-Rechnungen bereitgestellt werden kann. In der Regel werden aktuell gültige Care Packs für die Software benötigt, die ggf. erneuert werden müssen. Kommt eine cloudbasierte Lösung zum Einsatz, bei der Sie die Software als Dienstleistung beziehen (Software-as-a-Service, kurz: SaaS), z.B. in Form eines Cloud-ERPs mit integrierter Finanzbuchhaltung, so kümmert sich Ihr Anbieter um den Rollout der jeweiligen Updates. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass Ihr Anbieter den Schweizer Markt sowie die spezifischen Anforderungen kennt und vollständig abdeckt.

Des Weiteren sollten Sie überprüfen, dass zum Beispiel die Apps, die Sie als Belegleser nutzen, auch für das Scannen von Swiss QR-Codes geeignet sind. Derartige Apps sollten immer auf dem neuesten Stand sein. Entsprechende Updates der Hersteller müssen korrekt aus den jeweiligen App-Stores installiert und hierbei darauf geachtet werden, dass dies zu keinen Funktionseinschränkungen bei anderen Prozessen führt. Halten Sie im Zweifelsfall Rücksprache mit Ihrem App-Anbieter.

  

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Kinderleichte Einführung der QR-Rechnung mit myfactory

Mithilfe der Cloud ERP-Lösung von myfactory gelingt Ihrem Unternehmen die Umstellung auf die QR-Rechnungen kinderleicht. Das IT-System ermöglicht Ihnen die unkomplizierte Erstellung und automatische Verarbeitung der Swiss QR-Codes. Sie brauchen sich nicht um das Einspielen der Updates kümmern, die entsprechenden Aktualisierungen werden für alle Kunden zentral ausgespielt. Die durch die Swiss QR-Codes modernisierten Rechnungen können leicht eingescannt, verarbeitet und Zahlungen mit einem Click angestossen werden. Bei der Rechnungsstellung können Sie diese auf weissem, perforiertem Papier selbst drucken und müssen keine vorbedruckten Einzahlungsscheine mehr erwerben. Bestehende ESR-Referenznummern können von Ihnen weiterhin verwendet werden.

 

Digitalisieren Sie Ihre Zahlungsprozesse mit den QR-Rechnungen

Die Einführung der QR-Rechnung bietet Ihnen einige Vorteile, auch wenn sie mit einer Umstellung der Bezahlprozesse einhergeht. Dies ist jedoch für Unternehmen, die rechtzeitig mit der Umstellung begonnen haben, kein Hindernis. Technologien wie die Cloud und die Bereitstellung von Anwendungen als Software-as-a-Service unterstützen Veränderungen im Rahmen der Digitalisierung entsprechend. Somit stellt die QR-Rechnung einen weiteren Schritt in die digitale Zukunft dar, von dem Sie und Ihr Unternehmen profitieren werden. Setzen Sie deshalb konsequent auf die Digitalisierung Ihrer Prozesse – und damit auch auf die QR-Rechnung.

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, Business Intelligence, digitale Transformation

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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