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So finden Sie das passende ERP

07.03.18 09:15 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Es ist wie mit der Nadel im Heuhaufen: Wer ein geeignetes ERP-System für sein Unternehmen sucht, steht einem riesigen Angebot gegenüber. Schnell die richtige Lösung herauszupicken, ist kaum möglich. Nebst der schieren Menge an Produkten, ist der Markt geprägt durch eine hohe Intransparenz. Diese ist zurückzuführen auf die unterschiedlichen Ausprägungen der einzelnen Anwendungen. Hinzu kommt, dass der Erfolg einer Software-Implementierung zu einem grossen Teil vom jeweiligen IT-Partner bzw. Softwarelieferanten abhängt. Wie man trotz dieser Hürden das passende ERP findet, zeigt dieser Beitrag.

Vom Ist-Zustand zum Soll-Prozess

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist ein idealer Zeitpunkt, um vorhanden Strukturen und Prozesse zu überdenken und zu optimieren. Noch bevor mit der eigentlichen Evaluation gestartet wird, sollte eine umfassende Analyse und Dokumentation des Ist-Zustandes durchgeführt werden. Stellen Sie die bestehende Systemlandschaft und die vorhandenen Arbeitsabläufe auf den Prüfstand. Gemäss den Soll-Prozessen wird anschliessend festgelegt, wo und wie die Unterstützung durch das ERP benötigt wird.
 

Alleingang oder externe Beratung?

Soll man die Prozess- und Organisationsanalyse bzw. die Ausschreibung selber durchführen oder besser einen externen Berater hinzuziehen? Eine Frage, welche sich nicht pauschal beantworten lässt. Sind intern kompetente Ressourcen vorhanden und zeitlich verfügbar, kann ein Alleingang durchaus erfolgreich sein. Wer lieber eine neutrale Sichtweise und externe Erfahrung einbringen will, sollte einen unabhängigen IT-/Organisationsberater zu Hilfe nehmen. Sie ersparen sich dadurch viele Stolpersteine und teures Lehrgeld.


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Das eigentliche Evaluationsverfahren

Um die Ausschreibung in Gang zu bringen, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. In der Regel werden Sie mit einer der folgenden Varianten beginnen:

Marktsondierung
Für eine unverbindliche, teilweise auch anonyme gibt es Marktübersichten wie topsoft, IT-Matchmaker, ERP-Selection usw. Dank verschiedener Merkmale finden Sie eine entsprechende Auswahl an Anbietern. Vermeiden Sie es, sich bei Lead-Brokern zu registrieren, welche Ihre Angaben weiterverkaufen.

RFI (Request for Information)
Sobald eine Auswahl möglicher Lieferanten getroffen wurde, können Sie nähere Informationen über Unternehmen, Produkte, Branchenfokus, Referenzen usw. einholen. Auch Richtpreise können Teil des RFI sein. Ziel ist es, sich mit diesen Angaben ein besseres Bild über potenzielle Anbieter zu machen.

RFP (Request for Proposal)
Mit dem RFP bitten Sie den Lieferanten, sich Gedanken über die Gestaltung des Angebots und Lösungskonzepts zu machen. Dabei kann dieser sein Wissen relativ frei einbringen, und Sie sehen, wie kreativ dieser damit umgeht. Allerdings ist die direkte Vergleichbarkeit verschiedener RFPs aufgrund der individuellen Vorschläge eher schwierig.

RFQ (Request for Quotation)
Für eine Auswertung verschiedener Angebote nach einheitlichen Kriterien werden Sie ein RFQ an ausgewählte Lieferanten senden. Dazu benötigen Sie ein vorgegebenes Angebotsraster sowie einheitliche Ausschreibungsbedingungen (z.B. Zeitplan, Vorgehen, Offertumfang usw.) und -unterlagen wie Pflichten-/bzw. Lastenheft, Musterbelege usw.

 

Natürlich werden die Anbieter alles daransetzen, Sie als Kunde zu gewinnen. Machen Sie sich auf eine intensive Phase bereit und stehen Sie zur Verfügung, falls ein Lieferant eine Verständnisfrage hat. Weichen Sie aber keinesfalls von Ihren Vorgaben ab.

 

Reduzieren Sie auf die Besten

Irgendwann liegt ein Berg von fünf oder acht Angeboten auf Ihrem Tisch. Jetzt ist es Zeit, die Spreu vom Weizen zu trennen. Reduzieren Sie mittels Bewertungsraster das Teilnehmerfeld auf die drei besten Anbieter. Kriterien sind z.B. Preise, Lizenz-/Abo-Modell, Ressourcen, Referenzen, Technologie, Gesamtangebot oder Schulungsangebot. Sobald die «Finalisten» feststehen, werden die Anbieter persönlich unter die Lupe genommen.

 

Drum prüfe, wer sich bindet…

Bei den Anbieterpräsentationen sollte Ihr Projektteam dabei sein. Es ist wichtig, verschiedene Meinungen zu hören. Damit stärken Sie gleichzeitig intern die Motivation und Unterstützung. Der Vergleich der Offerten, Referenzbesuche und der persönliche Eindruck genügen unter Umständen nicht für einen abschliessenden Entscheid. Falls Unsicherheit besteht, sollten Sie eine Machbarkeitsstudie (Proof of Concept) oder eine Test-Installation in Betracht ziehen. Nur wenn Sie und Ihr Team bzw. Management überzeugt sind, das passende ERP gefunden zu haben, wird die Partnerschaft mit dem Anbieter auch langfristig Bestand haben.

 

Kategorien: Allgemein, Cloud, ERP, Digitalisierung

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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