So effektiv geht Ressourcenplanung mit dem ERP

von David Lauchenauer am 11.08.2021, 2 min Lesezeit

Ressourcenplanung ist der Einsatz der richtigen Mittel zur richtigen Zeit am richtigen OrtWas einfach tönt, hat in der Praxis oft Tücken. Eine nach bestem Wissen und Gewissen durchgeführte Planung kann leicht durch Unvorhergesehenes zunichtegemacht werden. Dann heisst esKapazitäten neu organisieren oder umdisponieren. Das ERP trägt die Ressourcenplanung per Definition in den digitalen Genen. Wie man diese geschickt anwendet, erfahren Sie hier. 

Ressourcenplanung – warum überhaupt? 

Planung ersetzt den Zufall durch Irrtum, so eine ironische Behauptung. Ob diese wirklich von Albert Einstein stammt, ist nicht belegt. Fest steht jedoch, dass auch die beste Planung durch unterschiedliche, unvorhergesehene Einflüsse rasch obsolet werden kann. Mit gravierenden Folgen für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens: Produkte können nicht rechtzeitig hergestellt oder Dienstleistungen nicht fristgerecht erbracht werden. Um solche Einbussen zu vermeiden, gibt es «Enterprise Resource Planning»-Software (ERP-Software). Diese hilft bei der Ressourcenplanung, verbindet Einsatzmittel mit Kundenaufträgen und zeigt, wer oder was über welche Kapazität verfügt. 

 

ERP-Daten als Planungsgrundlage 

Ein ERP-System sorgt nicht nur für Übersicht bei der Ressourcenplanung, sondern kennt anhand der Stammdaten auch die entsprechenden Eigenschaften und Verfügbarkeiten. Nur wenn man diese Informationen hat, kann man die Kapazität der Einsatzmittel auch mit der Auftragsplanung abgleichen. Braucht es beispielsweise für die Abnahme einer Elektroinstallation einen zertifizierten Spezialisten, hängt der Einsatz mit dessen Verfügbarkeit ab. Ein anderes Beispiel ist der Liefertermin eines Produktionsauftrags, welcher von der Maschinenbelegung, dem Rohmaterial sowie den personellen Ressourcen abhängt. Alles Daten, welche in einem integrierten ERP-System zur Verfügung stehen.  

 

Optimierung personeller Ressourcen 

Die Ressourcenplanung ist ein beständiger Drahtseilakt. Einerseits soll die Überlastung personeller Ressourcen vermieden werden, andererseits aber deren Kapazität optimal ausgenutzt werden. Engpässe können bei sich überschneidenden Ferien, bei plötzlicher Krankheit oder bei einem Unfall entstehen. Treffen unvorhergesehene Absenzen mit geplanten Abwesenheiten – z.B. Militär, Mutterschaft, Sabbatical – zusammen, müssen Mitarbeitende mit gleichen Qualifikationen die Lücken füllen oder Termine notfalls verschoben werden. Das ERP-System zeigt Abhängigkeiten auf und stellt entsprechende Planungsfunktionen zur Verfügung. 

 

Verfügbarkeit von Betriebsmitteln  

Die Betriebsmittel bilden die Basis für die effektive Leistungserbringung. Zu diesen Mitteln gehören beispielsweise Maschinen, Anlagen, Räume, Fahrzeuge, Werkzeuge usw. Die Terminplanung von Aufträgen hängt davon ab, ob die Betriebsmittel verfügbar sind und über die benötigte Kapazität verfügen. Mit dem ERP-System lassen sich Überbuchungen rechtzeitig erkennen. Fällt zum Beispiel eine Maschine aufgrund eines Defekts aus, zeigt das ERP mögliche Ausweichvarianten an oder schlägt neue Termine für die betroffenen Aufträge vor.  

 

Planung materieller Einsatzmittel  

Es wird gelegentlich darüber debattiert, ob materielle Einsatzmittel auch Teil der Ressourcenplanung sind. Gehen wir davon aus, dass es Ressourcen braucht, um einen Auftrag zu erfüllen, spielt das dafür benötigte Material sehr wohl eine zentrale Rolle. Egal, ob es sich dabei um Rohmaterial, Zukaufteile, Halbfabrikate oder Betriebs- und Hilfsstoffe handelt, ein Fehlen dieser Ressourcen lähmt den Betrieb. Die Lagerverwaltung und Beschaffung sollten als Teile der Ressourcenplanung betrachtet und mittels integriertem ERP-System verwaltet werden.  

 

Nutzung von externer Kapazität 

Lohnfertiger und Freelancer stellen externe Kapazität zur Verfügung. Immer mehr Unternehmen nutzen diese Angebote, um nicht interne Ressourcen aufzubauen. Auch bekannt als verlängerte Werkbank, benötigt die Kooperation mit Drittfirmen eine transparente Ressourcenplanung. Werden Teilprozesse ausgelagert, entstehen für ein Unternehmen finanzielle, terminliche und materielle Abhängigkeiten. Mit einem integrierten ERP-System könne sämtliche Informationen wie Preise, Termine, Bestellungen, Lieferungen usw. abgebildet und für die vor- und nachgelagerten Prozesse zur Verfügung gestellt werden. 

 

Koordination mobiler Ressourcen 

Häufig werden Ressourcen auch mobil eingesetzt. Servicetechniker, Aussendienstmitarbeitende, aber auch personelle Ressourcen im Homeoffice müssen bei der Ressourcenplanung berücksichtigt werden. Im Idealfall sind diese Einsatzmittel in der Lage, aktuelle Rückmeldungen von unterwegs ins zentrale ERP-System einzuspeisen. Möglichkeiten dazu bieten zum Beispiel Cloud-ERP-Systeme, welche jederzeit und überall den Datenzugriff erlauben. Das vereinfacht die Ressourcenplanung und sorgt für Transparenz bei der verfügbaren Kapazität im Unternehmen

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David Lauchenauer
Über die Autorin:
David Lauchenauer
David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.