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Smarte Prozessautomatisierung mit dem Cloud-ERP

21.07.21 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Die meisten Prozesse in einem KMU laufen nach immer gleichen Mustern ab. Das Ergebnis sind sich ständig wiederholende, monotone TätigkeitenStatt durch wertvolle Mitarbeiterressourcen können diese genauso gut mit entsprechender Software erledigt werden. Die Industrie hat die Vorteile der Prozessautomatisierung schon vor Jahren entdeckt. Nun folgen immer mehr Dienstleistungsunternehmen.  

Vorteile der Prozessautomatisierung 

Vereinfachte Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten und gleichbleibend hohe Qualität – so lassen sich die Vorteile der Prozessautomatisierung für KMU zusammenfassen. Das wirkt sich in vielfacher Hinsicht positiv aus: 

  • Effizienzsteigerung, da die Mitarbeitenden von repetitiven Aufgaben entlastet werden 
  • Qualitätsverbesserung, da Workflows kontrolliert und «vorprogrammiert» ablaufen 
  • Fehlervermeidung, da die Anzahl manueller Eingriffe ins System reduziert wird 
  • Prozessoptimierung, da alle Abläufe analysiert und dokumentiert werden
  • Unabhängigkeit, da die Prozesskompetenz nicht an Einzelpersonen gebunden ist 

Integrierte Gesamtlösung als Basis  

Zu den Hauptaufgaben eines ERP-Systems gehört die Versorgung aller Geschäftsbereiche mit aktuellen Informationen und Werten. Mit einer integrierten Gesamtlösung können alle Mitarbeitenden und Prozesse eine gemeinsame Datenbasis nutzen. Die einzelnen Arbeitsschritte beruhen auf der gleichen digitalen Grundlage und lassen sich zu ganzen Prozessketten koppeln. Jeder Teil eines solchen Prozesses beruht auf dem Prinzip eines Initialisierungsimpuls (Eingabe, Input), der Ausführung der Tätigkeit (Verarbeitung, Procedure) und dem damit erzeugten Ergebnis (Ausgabe, Output). 

Prozessgestaltung mittels Cloud-ERP  

Vorausgesetzt, dass man ein etwas anspruchsvolleres Cloud-ERP nutzt, kann man dieses optimal für die Gestaltung und Automatisierung von Prozessen und Workflows nutzen. Zwei Gründe sprechen ganz besonders dafür: Einerseits können auch dezentrale Teilprozesse abgedeckt werden. Davon profitieren vor allem die Logistik und Produktion, der Aussendienst sowie der Kundenservice. Automatisierung ist mit einem Cloud-ERP auch mit mobilen Endgeräten möglich. Andererseits bietet das Cloud-ERP aufgrund der automatischen Updates einen umfassenden Schutz der prozessspezifischen Parametrierung. 

Aufbau strukturierter Geschäftsprozesse 

Die Prozessautomatisierung bedingt strukturierte Geschäftsprozesse. Dazu ist es wichtig, dass die Prozesslandschaft analysiert und dokumentiert wird. Zu diesem Zweck stehen verschiedene Methoden und Tools zur Verfügung wie zum Beispiel Business Process Model and Notation (BPMN) oder Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) im Bereich der Dokumentation. Bei der Methodik gibt es ebenfalls zahlreiche Konzepte wie etwa Total-Quality-Management (TQM), Lean-Management, Kaizen oder Six-Sigma. Hinsichtlich Prozessautomatisierung ist es wichtig, die jeweiligen Workflows strukturiert aufzubauen. Wo das (noch) nicht möglich ist, sollte unbedingt nachgebessert werden. 

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Einstieg mit einfachen Workflows 

Um die Möglichkeiten und Vorteile der Prozessautomatisierung auszuloten, empfiehlt sich der Einstieg über einfache Workflows. So kann zum Beispiel bei allen Kundenangeboten ab einer bestimmten Summe automatisch eine Aufgabe für das Nachfassen erstellt und einem Mitarbeitenden zugewiesen werden. Auf diese Weise lassen sich erste Erfahrungen mit der Prozessautomatisierung sammeln. Freude macht es vor allem dann, wenn damit Prozesse abgekürzt oder vereinfacht werden. Lassen Sie dabei Ihrer Kreativität freien Lauf. Manchmal sind es schon kleine Verbesserungen, welche eine grosse Wirkung erzeugen und schnelle Erfolge erzielen. 

Das Cloud-ERP sprengt Prozessgrenzen 

Prozesse müssen nicht zwingend an den Unternehmensgrenzen enden. Wer die Vorteile der Automatisierung nutzen will, sollte über den Gartenhag hinausdenken. Nicht nur Kundenbestellungen aus dem Online-Shop können automatisierte Aktionen z.B. in der Logistik steuern. Auch das Unterschreiten eines minimalen Lagerbestandes könnte eine Nachbestellung beim Lieferanten anstossen. Oder noch weiter gedacht: Warum nicht das Cloud-ERP dazu nutzen, Kunden automatisch über ein Kundenportal mit dem Aussendienst oder der nächstgelegenen Niederlassung zu verbinden?   

Dokumentation im QM-Handbuch  

Der spielerisch-konstruktive Charakter der Prozessautomatisierung kann dazu verleiten, schnell und spontan gewisse Abläufe systemtechnisch zu verselbständigen. Die Gefahr dabei besteht, dass der Überblick verloren geht. Eine saubere Dokumentation der (automatisierten) Prozesse und Workflows ist unerlässlich. Am besten Sie nutzen Ihr QM-Handbuch, um alle Prozesse und Arbeitsschritte zu dokumentieren. Damit schaffen Sie nicht nur Transparenz, sondern erhalten eine Landkarte, welche Ihnen weiteres Potenzial für die Prozessautomatisierung aufzeigt. 

Kategorien: myfactory Software Schweiz AG, Cloud, ERP, CRM, KMU, Digitalisierung, Business Intelligence, Servicemanagement, Geschäftsprozesse, Cloud ERP

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

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