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Smart Working, so arbeiten wir in Zukunft

10.06.16 15:27 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Smart working - eine Gruppe Menschen arbeiten zukünftig so

Die Digitalisierung und Globalisierung zwingt Unternehmen zu immer flexibleren Arbeitsprozessen, daher hat sich das Arbeiten im letzten Jahrzehnt extrem verändert. Digital Natives und der Fachkräftemangel verlangen von den KMU, sich als moderne Arbeitgeber aufzustellen. Dazu zählt auch eine flexiblere Form der Zusammenarbeit, dem sogenannten Smart Working. Denn der Arbeitsplatz der Zukunft ist nicht mehr ein fester Ort, sondern kann stattdessen flexibel gewählt werden. Moderne Techniken, wie beispielsweise Videokonferenzen und cloudbasierte Business Software, ermöglichen eine Kommunikation über Grenzen und Zeitzonen hinweg.

Was ist Smart Working?

Unter der Begrifflichkeit Smart Working wird das Vernetzen von Mensch und Wissen unabhängig vom Medium, Ort und Zeit verstanden. Dank intelligenter, fortschrittlicher Technologien wie mobilen Geräten, der Cloud und sozialen Businessplattformen können Mitarbeiter ihre Aufgaben an ständig wechselnden Orten erledigen: Beim Lieferanten oder Kunden vor Ort, an verschiedenen Projekt- oder Bürostandorten, Zuhause oder gar auf Reisen. Die Mitarbeiter entscheiden immer mehr selbst, wann und zu welcher Tageszeit sie ihre Aufgaben erledigen möchten. Diese flexible Zusammenarbeit, die hohe Mobilität und das selbstständige Gestalten von Arbeitszeit sowie Freizeit bestimmen immer mehr den Arbeitsalltag.

Smart Working verfolgt verschiedene Ansätze und ist kein fest definierter Begriff. Konzerne verstehen darunter in der Regel die Umgestaltung ihrer klassischen Bürokultur zugunsten einer flexiblen Zusammenarbeit von verschiedenen Mitarbeiter-Standorten aus. Das führt zwangsweise auch zu einer funktionellen und atmosphärischen Umgestaltung der Arbeitsplätze. Bestes Beispiel hierfür ist das Unternehmen Google Schweiz mit seinen Büros in Zürich. Hier können die Angestellten frei entscheiden, wann sie kommen und gehen und besitzen zudem auch noch viele andere Freiheiten.

Das macht Smart Working grundsätzlich aus:

  • Optimierung der verfügbaren Technologien und Büroflächen
  • Kostenvorteile durch Verbesserung der Arbeitsprozesse
  • Erhöhte Mitarbeiter-Produktivität aufgrund höherer Mobilität und Flexibilität
  • Optimierung der Produktivität durch die Förderung von hierarchie- sowie funktionsübergreifender Kommunikation und Kollaboration
  • Steigerung der Zufriedenheit der Anwender mithilfe benutzerorientierter und moderner Arbeitsmittel und Arbeitsumgebungen
  • Bessere Positionierung als Arbeitgebermarke
  • Mehr eigenverantwortliche Arbeit der Mitarbeiter
  • Die erreichten Ziele stehen im Vordergrund
  • Vermehrte Arbeit in virtuellen Mitarbeiterteams

Warum Smart Working?

Studien haben bewiesen, dass die Gestaltung des Arbeitsplatzes einen grossen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit, Motivation und auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter hat. Aus diesem Grund wird Smart Working immer beliebter und sorgt durch aufgabenorientierte Technologien, innovativen Arbeitsumgebungen sowie durch flexible Arbeitszeitmodelle für vollkommen neue Arbeitswelten. Das beschert im Gegenzug zufriedenere Mitarbeiter – und zufriedene Mitarbeiter steigern bekanntermassen langfristig die Profitabilität des Unternehmens.

Ein typisches Merkmal dieser Transformation ist die Abkehr vom klassischen Arbeitsplatz im Büro. Stattdessen gibt es zusätzlich speziell gestaltete Räumlichkeiten. Denn gerade solch bequeme Bereiche tragen für einen informellen Austausch der Mitarbeiter in einer ungezwungenen Umgebung bei. Die Mitarbeiter finden neue Wege, um miteinander zu kommunizieren und bilden oftmals abteilungsübergreifende Synergien. Zudem wird die Mitarbeitermotivation erhöht und diese arbeiten produktiver, effizienter und sorgen somit für einen deutlich grösseren Mehrwert für das Unternehmen. Vorreiter dieses Gedankens war Steve Jobs, der in seinen Apple Campus die Mitarbeiterkommunikation in einem zentralen Atrium förderte.

Mit dieser Entwicklung geht auch eine Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeiten und des Arbeitsorts einher – sowohl intern als auch extern. Unternehmen, die über flexible Arbeitsplätze verfügen, bestätigen eine Steigerung der Kreativität. Ausserdem sorgt die Möglichkeit eines Wechsels zwischen Home-Office und klassischem Büro für ein familienfreundliches Arbeiten, was wiederum auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Entstehung neuer Arbeitswelten durch Smart Working

Das Angebot von Sportmöglichkeiten, eine Kinderbetreuung oder auch einfach nur die Möglichkeit für ein Sabbatical sind neben dem Kriterium des Arbeitsortes und der Arbeitszeit weitere Faktoren, die bei vielen Arbeitnehmern auf der Wunschliste stehen. Dabei gehen Freizeit und Arbeit immer mehr ineinander über. So kann beispielsweise auch während der Arbeitszeit Sport getrieben werden. Dafür wird dann zu Hause an dringenden Projekten gearbeitet. Das macht deutlich, dass es auch die Arbeitnehmer sind, die diese flexible moderne Arbeitswelt fordern und dem Arbeitgeber zeigen, wo und wie sie arbeiten möchten.

Daher ist das Büro der Zukunft kein geschlossener Büroraum, sondern dank neuer Technologien ist das Office der Zukunft auf der ganzen Welt zu Hause. Flexibilität und Entfernung sind zugunsten guter Kommunikation immer unwichtigere Faktoren. Die globale Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams wird mit Videolösungen unterstützt, mithilfe denen sich der Zukunfts-Mitarbeiter von jedem Gerät aus weltweit in ein Meeting einwählen kann. Das führt unter anderem dazu, dass Projekte pünktlich und schnell abgeschlossen werden.

Nicht nur über Grenzen und Zeitzonen hinweg kommunizieren künftig Mitarbeiter anders, sondern auch innerhalb der Arbeitsbereiche und der Büros. Mitarbeiter werden sich nicht mehr in einem abgeschotteten Arbeitsbereich aufhalten und stur vor sich hinarbeiten oder sich zu Konferenzen versammeln. Eine Alternative sind Video-Kollaborations-Lösungen: Die Mitarbeiter gruppieren sich bequem und können sich mithilfe von Bildschirmen an allen Seiten sowie einer 360 Grad Videokamera sowohl mit den Kollegen im Raum, als auch mit den Videoteilnehmern unterhalten.

Auch cloudbasierte Business Software hat sich zu einem Trendthema entwickelt und ergänzt die neuen Arbeitswelten. Sämtliche Projektinformationen sind vollkommen standortunabhängig und schnell auffindbar. Die gut durchdachten Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass die Mitarbeiter nur das sehen, was sie auch wirklich sehen sollen. Die Daten in der Cloud werden redundant aktualisiert, sodass Mitarbeiter stets den Zugriff auf die jeweils aktuellsten Informationen haben. Lästige Datensicherungen, welche zudem auch noch eine hohe Fehlerquelle mit sich bringen, gehören somit der Vergangenheit an.

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus?

Der Arbeitsplatz der Zukunft basiert auf modernste Technologien und lässt einen produktiven Arbeitsbereich an jedem Ort zu. Mitarbeiter arbeiten in Clouds und alle Dokumente sind für jedermann weltweit an jedem Ort verfügbar. Die Kommunikation erfolgt nicht nur via E-Mail, sondern rund um die Uhr per Social Collaboration und per Smartphone. Eine Verknüpfung von Schreibtisch und digitalen Medien gehört der Vergangenheit an, die Mitarbeiter arbeiten von Zuhause aus oder besprechen von unterwegs im Café wichtige Entscheidungen. Kurzum: Das Büro der Zukunft ist überall dort, wo sich der Mitarbeiter gerade befindet.

Die Arbeit findet zukünftig vermehrt virtuell statt, sei es die Skype Telefonkonferenz oder das Wissensmanagement in der Cloud. Trotzdem gehen analoge Kommunikationspunkte nicht verloren und der zwischenmenschliche Kontakt findet nach wie vor noch statt – allerdings deutlich konzentrierter. Der Arbeitsplatz der Zukunft liegt in kleinen Meeting Räumen, in denen Besprechungen zwischen den Mitarbeitern oder auch mit Kunden stattfinden. Egal welche Technologie dazu eingesetzt wird, sie muss benutzerfreundlich sein und ohne Hilfe der IT-Abteilung auskommen. Der Slogan der Smart Working Szene lautet: „Work smart not hard“. Damit ist gemeint, dass der intelligente Arbeitseinsatz zu besseren Arbeitsergebnissen führt und zugleich die privaten Lebensziele mit dem Arbeitseinsatz besser verbindet. Smart Working ist in vielen Betrieben zwar noch Zukunftsmusik, aber der Trend ist klar erkennbar. Legen Sie jetzt mit einem Cloud ERP einen wichtigen Grundstein für die Zukunft Ihres Unternehmens.

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Kategorien: Allgemein, Cloud, ERP, Berechtigungen, KMU

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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