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Sind Sie „ready“ für die QR-Rechnung?

20.05.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Inländische Banküberweisungen zählen zu einer der häufigsten Transaktionen in der Schweiz. Allein im Jahr 2019 wurden laut dem Statistikportal Statista 1,0586 Milliarden Banküberweisungen, z.B. zur Begleichung von Rechnungen, durchgeführt. Entsprechend bietet dieser Bereich ein grosses Potenzial zur Optimierung.

Mit der QR-Rechnung, die ab dem 30. Juni 2020 zum Einsatz kommt, wird ein grosser Schritt zur Harmonisierung und Digitalisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs unternommen: 600.000 Unternehmen in der Schweiz können ab diesem Stichtag QR-Rechnungen an Firmenkunden und Privatpersonen versenden. Ist Ihr Unternehmen schon bereit für die digitale Neuerung im Schweizer Zahlungsverkehr?

 

QR-Rechnung: Was ändert sich genau?

Mit Stichtag 30. Juni 2020 können Rechnungen mit einem aufgedruckten Swiss QR-Code verschickt und empfangen werden – sowohl in Papierform als auch digital. Die QR-Rechnung wurde hierbei mit dem Ziel entwickelt, die vorhandene Vielfalt an Einzahlungsscheinen zu ersetzen, die eine lange Tradition in der Schweiz besitzen. Durch den Rechnungssteller wird dabei eine QR-Rechnung mit Zahlteil sowie Empfangsschein erzeugt. Im Zahlteil beinhaltet diese neben dem Swiss QR-Code, der gemäss ISO 18004 erstellt wird und an einem Schweizer Kreuz in der Mitte eindeutig identifizierbar ist, alle Werte wie IBAN und Zahlungsreferenz. Dadurch kann die QR-Rechnung digital als PDF oder analog auf Papier zugestellt werden. Daher kann diese weiterhin für einen Zahlungsauftrag an Ihr Finanzinstitut in Papierform und für Zahlungen am Postschalter eingesetzt werden, wenn auf diese Form der Rechnungsbegleichung nicht verzichtet werden möchte. Darüber hinaus lässt sich eine QR-Rechnung via M-Banking, E-Banking oder durch Erfassung eines Zahlauftrages in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur, z.B. durch Ihre ERP-Software, begleichen. Alternative Verfahren, laut den Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung von SIX betrifft dies zurzeit nur eBill, werden ebenfalls unterstützt. QR-Rechnungen werden in drei unterschiedlichen Ausprägungen erstellt und können für Zahlungen in Schweizer Franken und Euro genutzt werden.

 

Die Vorteile der QR-Rechnung

Die neue Vorgehensweise zur Digitalisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs bringt einige Vorteile für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger mit sich. Diese werden im Folgenden detailliert erläutert:

 

Rechnungsempfänger:

  • Alle Zahlungsinformationen sind im Swiss QR-Code im Zahlteil integriert. Diese können via Scanning erfasst werden.
  • Durch das Scanning entfällt der manuelle Aufwand mit Fehlerpotenzial zur Übertragung der Zahlungsinformationen.
  • Ein gescannter Swiss QR-Code kann mit einem Klick zur Zahlung freigegeben werden. Die Rechnungsverarbeitung wird hierdurch massgeblich vereinfacht und beschleunigt.
  • Abgesehen von der digitalen Verarbeitung können weiterhin Zahlungsaufträge oder eine Bezahlung in den Filialen der Post durchgeführt werden.

Rechnungssteller:

  • Die Rechnungsstellung wird vereinfacht; manuelle Aufwände bei der Rechnungsstellung durch die Einzahlungsscheine werden durch Einsatz einer geeigneten Software reduziert.
  • Alle Zahlungsinformationen können durch Einsatz der QR-Rechnung elektronisch übermittelt werden.
  • Sie müssen nicht mehr passend vorgedruckte Einzahlungsscheine erwerben. Stattdessen können Sie die QR-Rechnung auf weissem, perforierten Papier drucken. Kontaktieren Sie Ihren Papier-Händler für weitere Informationen.

Die Vorteile der neuen Rechnungslösung für die Schweiz lässt sich demnach vor allem durch vereinfachte Prozesse, Arbeitserleichterung und einer besseren digitalen Nutzbarkeit zusammenfassen. Der Schweizer Zahlungsverkehr, der vermehrt digital abgewickelt wird, ist somit zukunftssicher aufgestellt. 

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Implementierung der QR-Rechnung

Um die genannten Vorteile als solche zu realisieren und Aufwände bzw. Kosten einzusparen, müssen die QR-Rechnungen rechtzeitig implementiert werden. Die Form der Implementierung unterscheidet sich grundsätzlich ebenfalls zwischen den Rechnungsempfängern und Rechnungsstellern; besonders im unternehmerischen Bereich greifen die Prozesse aber ineinander.

 

Implementierung für Privatpersonen:

  • Privatpersonen können zukünftig bei Erhalt einer QR-Rechnung den Swiss QR-Code scannen, z.B. mit einer geeigneten App auf dem Smartphone von der jeweiligen kontoführenden Bank, und die Transaktion mit einer einfachen Freigabe auslösen.
  • Es entfällt das zeitaufwendige und fehleranfällige Eintippen der Empfängerinformationen.
  • Vor der Freigabe der Zahlung können die aus dem Swiss QR-Code ausgelesenen Zahlungsinformationen mit den auf der QR-Rechnung im Zahlteil abgedruckten Referenzwerten abgeglichen werden.

Implementierung für Unternehmen:

  • Schweizer Unternehmen sollten eine robuste Software zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs einsetzen. Dies kann beispielsweise eine Software zur Finanzbuchhaltung oder ein ganzheitliches ERP mit integrierter FiBu
  • Benötigt wird die Möglichkeit QR-Rechnungen zu lesen, automatisiert zu verarbeiten und zu erstellen, um den geänderten Anforderungen gerecht zu werden.
  • Einhergehend mit der Erstellung der QR-Rechnungen sollten KMU über eine gute Übersicht aller Debitorenausstände verfügen, wodurch integrierte Lösungen wie ein vollumfängliches ERP vorteilhaft sind.
  • Die eingesetzte Software sollte die Besonderheiten des Swiss QR-Codes, SCOR und der ESR-Referenznummern vollständig abbilden. Hier ist es empfehlenswert auf einen Software-Anbieter zu setzen, der die Anforderungen der Schweiz kennt und konsequent in seiner Anwendung umsetzt.
  • Abgesehen von der Aktualisierung der Software sollten Unternehmen auch rechtzeitig darauf achten, dass die internen Zahlungsprozesse aktualisiert werden. So weiss zum Stichtag jede Person im Unternehmen, was zu tun ist.

Bei Schweizer KMU steht und fällt die Integration also mit der Wahl des geeigneten Software-Anbieters. Ebenfalls von Bedeutung ist die Art und Weise, wie Software bezogen wird. Moderne cloudbasierte Software, z.B. in Form eines Cloud ERPs, spielt in der Bezugsart „as a Service“ die notwendigen Aktualisierungen für alle Kunden zentral ein, sodass die IT keine händischen Updates einspielen muss. Kommen Individuallösungen oder beispielsweise generische Time-Tracking-Lösungen zum Einsatz, die global verwendet werden, ist davon auszugehen, dass diese nicht auf die Neuerungen im Schweizer Zahlungsverkehr aktualisiert werden – oder mit einer deutlichen Verzögerung.

 

Gelebte Digitalisierung im Schweizer Zahlungsverkehr

Mit Einführung der QR-Rechnungen werden die steigende Anzahl an elektronischen Zahlungen in der Schweiz konsequent digitalisiert. Für alle Einwohner und Unternehmen in der Schweiz verspricht der harmonisierte Zahlungsstandard weniger Fehler und eine vereinfachte, effizientere Abwicklung einer tagtäglichen Tätigkeit: dem Bezahlen von Rechnungen. Die QR-Rechnungen bringen somit eine Vielzahl an Vorteilen für alle Beteiligten mit. Ist auch Ihr Unternehmen „ready“ für die digitale Neuerung?

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, Business Intelligence, digitale Transformation

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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