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QR-Rechnung: quadratisch, praktisch, gut

25.03.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Dem Schweizer Zahlungsverkehr steht mit der Einführung der QR-Rechnung eine Neuerung bevor, welche Teil eines mehrjährigen Harmonisierungsverfahrens ist. Ziel ist es, die damit verbundenen Formate und Prozesse sukzessive an die digitalen Möglichkeiten der Zukunft heranzuführen. Der quadratische QR-Code löst die bisherigen Einzahlungsscheine ab und erlaubt automatisierte Zahlungsprozesse, welche ISO 20022-kompatibel sind und den regulatorischen Vorschriften entsprechen. Ein Meilenstein, der zwar etwas Umgewöhnung erfordert, aber klare Vorteile bietet. 

Automatisierung, Harmonisierung, Digitalisierung 

Vor über 100 Jahren hat die Post mit der Einführung von Postcheck-Konten Geschichte geschrieben. In Zusammenarbeit mit den Schweizer Banken wurde es möglich, Geld vom Postschalter auf ein Bankkonto zu überweisen. Das 1906 eingeführte Modell war praxistauglich, einfach und erfreute sich zunehmender Beliebtheit.  Es hatte aber auch Grenzen. 1987 einigte man sich auf das Swiss Interbanking Clearing (SIC), um die steigende Anzahl Zahlungen zu automatisieren. Angesichts neuer nationaler und internationaler Anforderungen, der zunehmenden Digitalisierung sowie der Unterschiede zwischen Bankenformat (DTA) und Postformat (EZAG) wurde 30 Jahre später eine Kompletterneuerung fällig. Um den Zahlungsverkehr zu harmonisieren, führte die EU mit SEPA ein neues Zahlungsverfahren ein, an dem sich auch die Schweiz beteiligt. Internationale Standards zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismus verpflichten die Finanzinstitute zur Überprüfung von Zahlungen. Bei mehr als 1 Milliarde Zahlungen pro Jahr allein in der Schweiz liegt es auf der Hand, dass dies nur digital möglich ist. 

 

Die QR-Rechnung als weiterer Schritt in die Zukunft 

Ab dem 30. Juni 2020 ist es endlich soweit: Ein quadratisches, kryptisches Muster sorgt dafür, dass die regulatorischen Anforderungen bei Zahlungen erfüllt und gleichzeitig die Zahlungsabläufe vereinfacht werden können. Der QR-Code enthält alle benötigten Angaben wie Referenz- und Kontonummer des Begünstigten sowie dessen Name und AdresseDas bisherige Abtippen gehört der Vergangenheit an. Wer allerdings weiterhin auf papiergebundene Zahlungsverfahren setzt – immerhin sind das rund 25 % des gesamten Zahlungsverkehrs  kann dies auch weiterhin tun. Die QR-Rechnung kann nämlich digital und Papier. Die Zukunft gehört allerdings klar der Digitalisierung. Mit eBill und anderen Verbesserungen sollen Medienbrüche geschlossen und das Banking noch sicherer und wirtschaftlicher gemacht werden. Für KMU bedeutet das mehr Transparenz und Effizienz. Oder umgekehrt formuliert: Weniger Aufwand im Zahlungsverkehr und beim Liquiditätsmanagement.  

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Was bedeutet QR konkret für den Zahlungsverkehr? 

Die QR-Rechnung ermöglicht eine digitale Verarbeitung des Zahlungsverkehrs ohne Medienbrüche. Wer weiterhin auf bisherige Verfahren wie Schalterzahlungen oder schriftliche Vergütungsaufträge angewiesen ist, kann dies auch weiterhin tun. Insofern wird sich nichts ändern. Alle anderen dürfen sich freuen, denn der QR-Code ersetzt das mühsame (und fehleranfällige) Abtippen von Konto- und Referenznummer sowie Betrag. Damit dies möglich wird, muss im Zahlungsteil der Rechnung ein entsprechender QR-Code aufgedruckt werden. Dieser umfasst einen digitalen Bereich im Swiss QR Code sowie einen Bereich in Klarschrift. Dadurch können Zahlungen kontrolliert oder manuell erfasst werden. Die anschliessende Zahlungsabwicklung bleibt gleich. Zusammengefasst heisst das: Die QR-Rechnung ist genauso wie der bisherige Einzahlungsschein in zwei Teile gegliedert – in einen Empfangsschein und einen Zahlteil. Allerdings muss bei der Gestaltung dieser Bereiche die  «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung» eingehalten werden. Der Swiss QR Code beinhaltet alle relevanten Informationen, die sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung nötig sind. Dank einer Perforation können Zahlteil und Empfangsschein bequem von der Rechnung abgetrennt werden, um ihn entweder wie bis anhin auf der Post einzuzahlen oder mit einem Zahlungsauftrag per Post an die Bank zu schicken. 

 

Startschuss für die Umrüstung Ihrer Business Software 

Die Umstellung auf die QR-Rechnung ist bei den meisten Herstellern von Business Software schon längst ein Thema. Unter dem Link paymentsstandards.ch\readiness finden Sie alle Anbieter, welche entsprechende Anpassungen ihrer Lösungen vorgenommen haben. Wichtig ist es, dass Sie als Anwender auch Ihre eigenen, internen Prozesse entsprechend anpassen. Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihren Systempartner kontaktieren und mit ihm das geeignete Vorgehen absprechen. 

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, digitale Transformation

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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