Prozessautomatisierung mit ERP-Software spart Zeit und Geld

von David Lauchenauer am 26.05.2021, 2 min Lesezeit

Charlie Chaplin am Fliessband in der Fabrik: Bestimmt kennen auch Sie den Film «Modern Times». Arbeiter ziehen dort tagein tagaus Schrauben an. Monoton, repetitivsinnentleert. Heute übernehmen Maschinen und Roboter solche Aufgaben. Prozesse werden automatisiert, um Zeit und Geld zu sparen. Doch das Potenzial ist noch längst nicht ausgeschöpft. Erfahren Sie, wie Sie allein mit ERP-Software schnell und günstig viele weitere Arbeitsabläufe automatisieren können.  

Fähigkeiten der Mitarbeitenden effektiver nutzen 

Viele KMU haben ein zwiespältiges Verhältnis mit Prozessautomatisierung. Einerseits versucht man Kosten zu sparen und möglichst effizient zu arbeiten. Andererseits hat Automatisierung immer den faden Nebengeschmack von Rationalisierung. Und das würde Personalabbau bedeuten. Kann man so sehen, muss man aber nicht. Im Gegenteil, bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation) geht es nicht darum, Menschen durch Maschinen oder Computer zu ersetzen, sondern die Fähigkeiten der Mitarbeitenden effektiver zu nutzen. Tatsache ist, dass die Personalkosten in jedem Unternehmen die grössten Ausgaben verursachen. Das hat gute Gründe, denn die Mitarbeitenden bringen folgende Werte ein: Wissen, Können, Erfahrung, Arbeitsleistung und Kreativität. Warum nicht diese geballte Power von repetitiven, einfachen Aufgaben entlasten? Business Process Automation liefert die Antwort. 

 

Gewusst wie – ERP-Software lässt sich automatisieren 

Um die Effektivität Ihrer Mitarbeiten zu erhöhen, brauchen Sie weder einen integrierten Webshop-Bestellung-Weiterleitungs-Roboter noch einen Kundenservice-Anfragen-Bestätigungs-Avatar. ERP-Software genügt. Okay, wir wollen ehrlich sein und den Ball flach halten. Nicht jedes System kann hier mithalten. Ganz klar ein Grund, warum Sie schon bei der Auswahl einer geeigneten Lösung auf Kriterien wie «Workflows» und «Integration» achten sollten. Verfügt Ihre Unternehmenslösung über diese Fähigkeiten, können Sie richtig kreativ werden. Was Sie für Business Process Automation brauchen, ist ein logisch-abstraktes Vorstellungsvermögen nach dem Muster «Wenn-dann» sowie Kenntnisse, über welche Parameter sich Ihre ERP-Software steuern lässt. Ihr Systempartner wird Ihnen dabei bestimmt behilflich sein. 

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So automatisieren Sie repetitive Prozesse mit dem ERP  

Ziel von Business Process Automation ist es, repetitive Prozesse zu finden. Also Abläufe, bei denen stets das Gleiche passiert: Input, Verarbeitung, Output. Das tönt sehr abstrakt, aber mit etwas Übung werden Sie in der Praxis Ihres Unternehmens zahlreiche Beispiele finden. Der folgende Abschnitt liefert Ihnen einige Anregungen. Zuerst aber einige Tipps, wie Sie automatisierbare Prozesse finden und bei Ihren Mitarbeitenden nicht gleich mit der Türe ins Haus fallen: 

 

  1. Sorgen Sie für eine transparente Kommunikation und nennen Sie die Gründe für die Prozessautomatisierung (siehe oben). 
  2. Motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden, Sie bei der Prozessautomatisierung zu unterstützen. Es ist ihre Chance, langweilige Arbeiten loszuwerden… 
  3. Begleiten und beobachten Sie Ihre Teams bei der Arbeit. Was fällt Ihnen auf, was sich wiederholt? 
  4. Lernen Sie die Möglichkeiten Ihrer ERP-Software kennen. Wie können Sie aus einzelnen Vorfällen (Inputs) eine Aktion (Verarbeitung) anstossen und das Ergebnis (Output) an die entsprechende  Stelle weiterleiten? 
  5. Testen Sie automatisierte Prozessketten in einem geschützten Umfeld. Stimmt das Resultat? 
  6. Schulen Sie die Benutzer und übernehmen Sie anschliessend die automatisierten Workflows ins Echtsystem. 

 

Konkrete Beispiele für Prozessautomatisierung in KMU 

Dieser Blogpost ist weder Trockenschwimmen noch visionäres Denken. Darum hier einige Anregungen für die Prozessautomatisierung, welche nur darauf warten, von Ihnen genutzt zu werden. Lassen Sie sich inspirieren: 

 

  • E-Commerce: Die Bestellung im E-Shop löst eine Nachricht im Backoffice aus. 
  • Kundendienst: Das Kontaktmail eines Kunden generiert einen Service-Case. 
  • Marketing: Mit dem Whitepaper-Download ist eine Nachfass-Aktion verknüpft. 
  • Produktion: Die Fertigmeldung eines Auftrags ist gekoppelt mit der Qualitätsprüfung. 
  • Verkauf: Auftragschancen werden wöchentlich zur Prüfung aufgelistet. 
  • Finanzen: Der Eingang einer Kreditorenrechnung löst den Freigabeprozess aus. 
  • Geschäftsleitung: Angebote über CHF 50'000.– müssen von der GL freigegeben werden. 
  • Logistik: Das Unterschreiten des Mindestbestandes wird eine Warnung generiert.  

 

Immer mehr Maschinen und Geräte sind mit Sensoren ausgerüstet, welche aktuelle Daten über Mobilfunk senden können. Störungen und präventive Wartungssignale können als Input an das ERP-System übermittelt werden und dadurch automatisch Prozesse initiieren. Tipp: Nutzen Sie das Automatisierungs-Potenzial Ihres ERP-Systems und werden Sie kreativ! 

David Lauchenauer
Über den Autor:
David Lauchenauer
David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.