Prozessautomatisierung in der Cloud

von Christian Bühlmann am 14.09.2022, 2 min Lesezeit

Die Automatisierung von Prozessen verhilft Unternehmen zu mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Mit herkömmlicher Business-Software ist das nicht immer einfach. Insbesondere dann, wenn es um dezentrale Arbeitsplätze und mobiles Arbeiten geht. Hier bietet die Cloud eindeutig Vorteile. Cloud-Services lassen sich beliebig als Anwendungen über das Internet beziehen. Wie Sie diese für die Prozessautomatisierung nutzen können, erfahren Sie gleich hier. 

IT kann mehr als Daten verwalten 

Erst langsam findet in KMU-Kreisen ein Umdenken statt, dass man IT nicht nur zu Verwaltung von Daten (Stichwort: elektrische Schreibmaschine), sondern als kreatives Werkzeug für die Gestaltung von Prozessen nutzen kann. International erfolgreiche Unternehmen wie Facebook, Google, Spotify oder Amazon machen es vor. IT ist der Schlüssel für die Gestaltung von Geschäftsmodellen und eben nicht einfach nur Infrastruktur. Versuchen Sie dieses Denken auf Ihr Unternehmen zu adaptieren. Wie kann IT Ihnen helfen bei der Prozessautomatisierung mittels Software?

 

Integration ist digitales Recycling

Vermutlich verfügt Ihr Unternehmen bereits über ein ERP-System. Falls ja, haben Sie sich hoffentlich für eine integrierte Business Software entschieden. Eine Lösung also, welche die verschiedenen Bereiche im Unternehmen als zentrale Software bedient. Etwas salopp formuliert, haben Sie damit eine Anwendung im Einsatz, welches mit den Daten ein digitales Recycling betreibt. Sprich, die gleichen Daten werden zu unterschiedlichen Verwendungszwecken den jeweiligen Unternehmensbereichen zur Verfügung gestellt. Das ist die Basis für die Prozessautomatisierung. Nur gemeinsam genutzte Daten ermöglichen zusammenhängende Arbeitsabläufe. 

 

Systemleistungen als Services 

Höchste Zeit, dass wir die Cloud ins Spiel bringen. Dieses IT-Modell basiert von Grund auf Services. Speicherplatz, Prozessorleistung oder Software-Anwendungen können abonniert werden, ohne dass man selbst für die entsprechenden Systeme aufkommen muss. Unternehmen können also vorgefertigte IT-Komponenten nutzen, ohne eigens dafür in die Entwicklung investieren zu müssen. Mittels bestehender Cloud-Services – und davon gibt es inzwischen zahlreiche – lässt sich eine bausteinartige Prozessautomatisierung realisieren. Wer ein Cloud-ERP wie myfactory nutzt, profitiert bereits von vielen integrierten Bausteinen, welche sich bei Bedarf jederzeit erweitern lassen.   

 

Skalierbarkeit von Applikationen 

Ein zentraler Knackpunkt bei der Prozessautomatisierung stellt sich jedem Unternehmen, wenn es um die Skalierbarkeit der Applikationen geht. Meistens sind dabei zwei Aspekte im Spiel. Einerseits soll der Funktionsumfang der Software so erweitert werden, dass auch andere Anforderungen abgedeckt werden können. Beispielsweise sollen Fertigung und Logistik oder Vertrieb und Kundendienst gekoppelt werden. Andererseits besteht immer mehr die Anforderung, dass zentrale und dezentrale Prozessschritte vereint werden. Beispiel: Der Außendienst benötigt Kundendaten und möchte gleichzeitig, Veränderungen ins System einpflegen. In beiden Fällen kann ein anwenderorientiertes, mobiles Cloud-ERP den Ansprüchen gerecht werden.

 

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Dynamische Standardschnittstellen 

In der Regel werden Cloud-Services nicht einzeln, sondern im Verbund genutzt. Beispiele sind etwa ERP-Software, Office-Anwendungen, Datenspeicher und einzelne Apps. Unternehmen können dadurch eine individuelle Applikationslandschaft aufbauen, welche sich genau an ihren Bedürfnissen orientiert. Wichtig dabei ist natürlich, dass sich die jeweiligen Anwendungen untereinander verbinden lassen. Moderne ERP-Lösungen wie myfactory verfügen über verschiedene Schnittstellen wie API, welche nicht nur die Anbindung anderer Software ermöglicht, sondern dadurch auch die Grundlage für eine anwendungsübergreifend Prozessautomatisierung ermöglicht.  

 

Gestaltung interoperabler Prozesse 

Genau diese anwendungsübergreifenden Möglichkeiten von Software ermöglicht eine Prozessautomatisierung, welche Unternehmen enorme Wettbewerbsvorteile bietet. Dabei darf man nicht nur an die internen Prozesse denken. Auch die Einbindung von Lieferanten und Partnern ist mit wenig Aufwand möglich. Eine webbasierte Unternehmenslösung bietet die Grundlage, um alle Prozessbeteiligten direkt (auch mobil) in die jeweiligen Arbeitsabläufe bzw. Daten- und Werteströme einzubinden. So genannten interoperable Prozesse bedeuten Zusammenarbeit in Reinkultur. Und das mit vielen Vorteilen für alle Beteiligten, inklusive den Kunden.  

 

Konkrete Anwendungsmöglichkeiten 

Stellt sich nach so viel Theorie die Frage, wie ein Unternehmen Software für die Prozessautomatisierung konkret nutzen kann. Als Anregung mögen folgende Beispiele dienen. Ein KMU mit Webshop vereinfacht seine Abläufe so, dass Bestellungen direkt einen Freigabeprozess anstoßen und danach automatisch im Lager zur Rüstung angezeigt und die Versandetiketten gedruckt werden. In einem weiteren Beispiel nutzt der Außendienst die Cloud, um Kundenbestellungen vor Ort zu erfassen und – unter Umgehung des Webshops – direkt in die Verarbeitung einfließen zu lassen. Möglichkeiten gibt es mehr als genug; probieren Sie es aus! 

 

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Christian Bühlmann
Über den Autor:
Christian Bühlmann
Christian Bühlmann bringt über 30 Jahre Erfahrung als ERP-Profi in verschiedenen Funktionen sowohl auf Anwenderseite als auch bei diversen Softwareanbietern. Im Rahmen seines Masterstudiums an der Universität Zürich erwarb er ein profundes Fachwissen im Bereich Sprachwissenschaft. 2007 gründete er eine eigene Kommunikationsagentur für IT-Unternehmen. Mit der topsoft verbindet Christian Bühlmann eine jahrzehntelange Partnerschaft, in welcher er zuständig für die Herausgabe des Fachmagazins «Inspiring Digital Business» sowie für die Contentproduktion der verschiedenen topsoft-Medien.