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Projekte zum Fliegen bringen mit Software aus der Cloud

22.01.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Die Verwendung einer Cloud-Software für Projektmanagement bietet in vielerlei Hinsicht Vorteile. In erster Linie ist es die Unabhängigkeit von Ort und Zeit, welche die Effizienz und Effektivität von Arbeitsprozessen beeinflusst. Davon abgeleitet, entstehen neue Möglichkeiten für innovative Geschäftsmodelle und kundenorientierte Dienstleistungen. Aber auch auf operativer Ebene bringen webbasierte Lösungen Projekte so richtig zum Fliegen. 

Verbindung von Kunde, Projekt und Organisation 

Im Unterschied zu stationären Projektmanagement-Tools kann Cloud-Software mit mobilen Eigenschaften auftrumpfen, welche jederzeit und überall eine transparente, umfassende 360-Grad-Sicht auf das gesamte Projekt ermöglicht. Damit entsteht eine permanente Echtzeit-Verbindung von Kunde, Projekt und Organisation. Sämtliche Daten zu allen Vorgängen stehen den beteiligten Personen für ihre Aufgaben zur Verfügung – und zwar auch ausserhalb des Büro-Arbeitsplatzes. Sei es am Ort der Leistungserbringung, in einem Meeting oder bei dringenden Notfällen, die Projektverantwortlichen und ihre Kunden können sich jederzeit auf einen direkten Draht bzw. aktuelle Informationen verlassen. Dieser Vorteil gilt auch für den Datenfluss zwischen internen und externen Mitarbeitenden eines Unternehmens. Das wieder ermöglicht transparente Informationsgrundlagen und eine durchgängige Kommunikation. 

 

Schneller auf Veränderungen reagieren können 

Gerade im dynamischen Projektumfeld sind Veränderungen an der Tagesordnung. Neue Kundenwünsche, unvorhergesehene Hindernisse, personelle Ausfälle usw. verlangen nach raschen Massnahmen. Wer jederzeit auf alle relevanten Unternehmensdaten zugreifen kann, verschafft sich einen zeitlichen Vorsprung. So lassen sich zum Beispiel Informationen über verfügbare Ressourcen oder über getroffene Vereinbarungen umgehend abrufen. Müssen Aufgaben oder Aufträge umdisponiert werden, können die damit verbundenen Auswirkungen umgehend verifiziert werden.  Undenkbar, wenn man solche Abklärungen zuerst schriftlich oder telefonisch über eine dazwischengeschaltete Person vornehmen müsste. Gerade in kritischen Situationen zählen Effizienz und Transparenz, um die Handlungsfähigkeit nicht zu verlieren. 


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Operative Projektverwaltung vereinfachen 

Sobald die Projektplanung abgeschlossen, die Termine bestätigt und die Ressourcenzuteilung erfolgt ist, beginnt das wahre Leben eines Projekts. Jetzt ist es direkten Einflüssen der Umsetzungsphase ausgesetzt. Dabei lassen sich grob drei Bereiche unterscheiden, welche optimal von einer Mobile Data Strategie unterstützt werden können: 

 

Controlling, Planung, Überwachung 

Der Projektfortschritt lässt sich anhand laufender Dateneingaben (z.B. Leistungen, Kosten, Materialverbrauch) jederzeit nachvollziehen. Termineinhaltung und Erfüllungsgrad, aber Rückstände oder Verzögerungen sind dadurch sofort ersichtlich. Dadurch, dass diese Informationen unabhängig von Ort und Zeit abrufbar sind, ermöglichen sie eine enge Verzahnung von Controlling und Planung mit dem effektiven Projektgeschehen. Durch den ständigen Zugriff auf aktuelle Daten wird das Projektmanagement vereinfacht, was zu einer deutlichen Qualitätssteigerung führt. Kunden können jederzeit über den aktuellen Status informiert werden. Projektanpassungen oder allfällige -abweichungen sind sofort nachvollziehbar.  

 

Leistungserfassung, Prozessintegration 

Für Projektverantwortliche ist es wichtig, dass alle Daten auf dem aktuellen Stand sind. Dies ist – ohne Zeitverzögerung – nur möglich, wenn die entsprechenden Eingaben direkt am Ort des erfolgen. Die Erfassung von Leistungen und Spesen, der Abschluss von Teilaufgaben, aber auch der Verbrauch von Material wirken sich direkt auf den Zeitplan bzw. das Projektbudget aus. Andererseits sind Projekte eingebunden in vernetzte Prozesse. Dazu zählen etwa Logistik, Finanzen, HR, Administration usw. Damit zum Beispiel das für ein Teilprojekt benötigte Material rechtzeitig am richtigen Ort ist, muss ein durchgängiger Informationsfluss zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen oder Abteilungen gewährleistet sein. 

 

Kommunikation, Information, Dokumentation 

Musste man früher ganze Bände an Projektunterlagen mit sich herumtragen, reicht heute eine Cloud-Anwendung. Damit kann beinahe ein uneingeschränktes Mass an Unterlagen jederzeit verfügbar gemacht werden. Sei es das Projekthandbuch oder diverse Checklisten, alle Dokumente sind stets dabei. Umgekehrt können aus dem Projekt neue Unterlagen direkt am richtigen Ort,  nämlich in der Cloud, gespeichert werden. So stehen diese Informationen überall im Informationen in der aktuellen Version zur Verfügung. Ist ein durchgängiger Informationsfluss sichergestellt, reduziert sich auch der Kommunikationsumfang. Projektleiter werden nicht dauernd per Mail oder Telefon von ihrer Arbeit abgelenkt, nur um irgendwelche Dokumente zu versenden oder jemanden zu informieren.  

 

Fazit: Cloud-Software verleiht Projekten Flügel 

Wer auf effiziente Arbeitsabläufe und ein transparentes Projektmanagement setzt, kommt an der Cloud nicht herum. Sie ist quasi das Schweizer Sackmesser unter den digitaleN Tools. Die Nutzung aktueller Informationen, verkürzte Reaktionszeiten und eine flexible Planung sorgen für mehr Qualität und eine höhere Kundenorientierung in Projekten. 

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, Business Intelligence, Geschäftsprozesse

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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