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Optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse mit E-Procurement

05.02.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Lohnt sich E-Procurement, also ein elektronisches Beschaffungswesen nur für grosse Unternehmen? Welche Anwendungsmöglichkeiten gibt es überhaupt? Und wie verschafft man sich Zugang zur digitalen Integration von Einkauf und Bestandsverwaltung? Spannende Fragen, oder? Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit für diesen Beitrag. Vielleicht sparen Sie dadurch künftig erhebliche Kosten. 

Medienbrüche vermeiden 

Die Beschaffung von Waren (und Dienstleistungen) beruht in der Regel auf dem Bedarf eines Unternehmens hinsichtlich Auftragserfüllung oder Bestandssicherung. Um diese Nachfrage zu befriedigen, werden die entsprechenden Leistungen bei einem Lieferanten eingekauft. Dazu ist eine umfangreiche Abwicklung von der Bedarfsermittlung über die Angebotseinholung bis zur eigentlichen Bestellung nötig. Umgekehrt verläuft der Prozess beim Lieferanten, obwohl die gleichen Daten verwendet werden. In vielen KMU gehört dieser Medienbruch immer noch zur Tagesordnung, obwohl dieser Mehrkosten verursacht und die Geschäftsprozesse bremst. 

 

Prozesse beschleunigen 

Solche Medienbrüche sind eigentlich längst obsolet. Die meisten Unternehmen – egal, ob Lieferant oder Kunde – nutzen heute ein integriertes ERP-System, welches durchaus in der Lage ist, Datenformate mit anderen Anwendungen auszutauschen. Werden diese Systeme miteinander verbunden, können Kosten eingespart werden. Das Ausdrucken und Übermitteln von Bestellungen sowie das Einpflegen von Rückmeldungen (Offerten, Bestätigungen usw.) werden überflüssig. Das spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit und damit Geld. Gleichzeitig können die Informationen 1:1 in den internen Prozessen weiterverwendet werden, was die Prozesse deutlich beschleunigt. 

 

Qualität steigern 

Geschwindigkeit ist das eine, Qualität das andere. Je weniger Daten manuell erfasst oder manipuliert werden müssen, desto besser ist ihre Qualität. Übertragungsfehler durch das Abtippen von Fax-, E-Mail- oder Telefon-Rückmeldungen lassen sich vermeiden, wenn man die beteiligten Systeme direkt miteinander verbindet. Wer das operative Tagesgeschäft kennt, weiss, dass es zwei primäre Fehlerquellen gibt: a) falsche Preise und b) falsche Mengen. E-Procurement bietet in beiden Fällen Unterstützung. Erstens können Preisvereinbarungen direkt im System hinterlegt werden, so dass diese bei Bestellungen aktiviert werden. Zweitens gibt es nur einen Wert, welcher die Bestellmenge bestimmt.  


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Effizienter arbeiten 

Kann man das Bestellwesen automatisieren? Ja, wenigstens zu einem grossen Teil. E-Procurement bietet dazu gleich mehrere Möglichkeiten. Einerseits können über entsprechende Kundenportale die Bestellungen direkt im System des Lieferanten erfasst werden. Hier stehen auch individuelle Angebote, Preislisten oder Warenkörbe zur Verfügung. Andererseits kann über den standardisierten Datenaustausch, zum Beispiel über EDI-Datentransfers, die Bestellung übermittelt und im Partnersystem zur weiteren Verarbeitung eingelesen werden.  

 

Transparenz erhöhen 

Dass das Arbeiten mit E-Procurement wesentlich einfacher und schneller geht, ist offensichtlich. Ein weiterer Pluspunkt betrifft die Transparenz der Prozesse und Daten. Mit den entsprechenden Werkzeugen – nehmen wir an, Sie verfügen über ein integriertes ERP-System mit Analyse-Tools – können Sie ein aussagekräftiges Management-Cockpit aufbauen. Dieses lässt sich nicht nur für die Überwachung der aktuellen Bestellungen nutzen, sondern auch für Prognosen der künftigen Bedarfsmengen oder für Verhandlungen mit Lieferanten. Durch die Echtzeit-Verfügbarkeit von Daten erhöht E-Procurement die Transparenz in Ihrem Betrieb. 

 

Technologie nutzen 

E-Procurement, recht und gut. Wenn da nur nicht immer diese Technologie wäre… Moment, haben Sie das schon mal im Detail angeschaut? Moderne ERP-Lösungen bieten in der Regel alles, was es dazu braucht. So können Sie anstatt ein PDF zu generieren, Ihre Bestellungen als XML-Datei an Ihre Lieferanten senden. Oder Sie nutzen die integrierte EDI-Funktion. Oft sind sich Anwender gar nicht bewusst, was Ihr ERP-Werkzeug alles kann. Ein Tipp: Nehmen Sie sich Ihren Systempartner an die Brust und quetschen Sie ihn bezüglich E-Procurement aus. Sie werden staunen… 

 

Auch etwas für Sie? 

Zu guter Letzt die durchaus berechtigte Frage: Lohnt sich denn E-Procurement überhaupt? Ohne Sie zu kennen (vielleicht sind Sie ein Unternehmen mit 5 oder 500 Mitarbeitenden), seien Sie sicher, es lohnt sich. E-Procurement beginnt ganz klein. Vielleicht mit einem Kundenportal beim Toner-Lieferanten. Eventuell beliefern Sie auch einen Detailhändler, welcher begeistert wäre, wenn er Ihnen seine Bestellungen per EDI senden könnte. Es gibt kaum ein Unternehmen, welches nicht von E-Procurement profitieren würde. Probieren Sie es aus! 

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, digitale Transformation, Geschäftsprozesse

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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