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Nutzen einer Dokumentenmanagement Integration ins ERP

11.01.17 08:28 / von Christian Bühlmann

Christian Bühlmann

Nutzen einer Dokumentenmanagement Integration ins ERP statt Blätterwald

Die Informations- und Dokumentenflut zu bändigen, ist für viele Unternehmen eine ebenso dringende wie herausfordernde Aufgabe. Wer sich dabei keine nassen Füsse holen will, setzt mit Vorteil auf ein ECM/DMS-System. Dieses ermöglicht nicht nur das Scannen, Archivieren und Wiederfinden von Belegen, sondern auch den rechtssicheren Umgang mit allen Arten von Dokumenten. Damit ist es die ideale Ergänzung zum ERP-System, welches als sprudelnde Quelle dafür sorgt, dass der Belegfluss nie zum Stillstand kommt.

Leise raschelt es in der Buchhaltung. Ordner werden Seite um Seite durchgeblättert. Die Suche gilt einer Lieferantenrechnung, welche der Einkaufsleiter dringend benötigt. Inzwischen stapeln sich auf dem Pult Belege, welche von der EU-Tochterfirma per Post geschickt wurden, um am Hauptsitz visiert und kopiert zu werden, bevor die Originale dann wieder zurück in die Filiale befördert werden müssen. Das sind nur zwei Beispiele, wie sie in KMU häufig anzutreffen sind. Sie zeigen, dass Dokumentenmanagement ganz schön mühsam sein kann. Doch es geht auch anders, und zwar mit speziell dafür konzipierter Software. Sogenannte Enterprise Content Management (ECM) bzw. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Dokumente durch elektronische Mittel unter Berücksichtigung rechtlicher Aspekte.

DMS als ideale Ergänzung zum ERP

In Verbindung mit einem ERP-System entfaltet ein DMS sein wahres Potenzial, indem es Dokumente und Geschäftsvorfälle direkt verbindet, archiviert und bei Bedarf jederzeit rasch wieder zur Verfügung stellt. So profitiert der Verkauf zum Beispiel von ausführlichen Produkt- und Serviceinformationen, das Marketing von Berichten und Studien, der Kundendienst von Reklamationsschreiben und Schadensunterlagen, die Konstruktion und Produktion von Verfahrensrichtlinien, die Buchhaltung von externen Belegen wie Lieferscheinen oder Lieferantenrechnungen usw. Grundvoraussetzung für ein effizientes Arbeiten ist dabei eine hohe Integrationstiefe zwischen ERP und DMS, wie dies beispielsweise bei myfactory und Docuware der Fall ist. Als Schritt auf dem Weg zum papierarmen Büro sorgt das DMS dafür, dass sich ganze Ordnerberge in Luft auflösen.

Vorteile der Dokumentenmanagement-Integration

Das DMS dient nicht nur zur Anzeige von digitalisierten Dokumenten, sondern unterstützt den gesamten Dokumentenprozess von der Erstellung über die Freigabe bis zur Archivierung. Dabei ergeben sich folgende Vorteile:

  1. Kostenreduktion: Belege werden dank automatisierter Archivierung und Verschlagwortung schneller abgelegt und wiedergefunden.
  2. Prozesseffizienz: Mittels Belegsteuerung und Freigabe-Workflows erhöht sich die Prozesseffizienz massgebend.
  3. Dokumentenqualität: Die einheitliche und rechtskonforme Aufbewahrung von Dokumenten ist ein wesentlicher Qualitätsfaktor für das ganze Unternehmen.

Professionelle DMS-Lösungen wie Docuware verfügen nicht nur über eine direkte ERP-Integration, sondern zeichnen sich durch weitere Merkmale aus wie z.B. 

  • Dokumentenimport: Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten wie die direkte Übernahme aus Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Outlook, Scannen von Papierbelegen und manuelles Hochladen.
  • Metadaten (Verschlagwortung): Mit dem Hinzufügen von Attributen lassen sich Dokumente strukturiert ablegen und gezielt wiederfinden.
  • Indexierung: Der Inhalt des Dokuments wird automatisch indexiert und steht als Suchbegriffe zur Verfügung. Auf diese Weise kann über mehrere Dokumente hinweg nach einem bestimmten Wort gesucht werden.
  • Suchen: Je nach angewandter Beschreibungsform des Dokuments lassen sich verschiedene Suchmöglichkeiten nutzen wie die Suche nach Schlagworten, Indexsuche usw.
  • Bearbeitung: Das DMS kann Dokumente nicht nur anzeigen, sondern auch mittels Check-in/Check-out Funktion zur Bearbeitung freigeben, was eine lückenlose Versionenkontrolle ermöglicht.
  • Freigabeprozesse: Im Rahmen eines Prüf- oder Freigabeprozesses kann im DMS der verlangte Workflow hinterlegt werden. Die Dokumente werden je nach Status direkt zum richtigen Empfänger weitergeleitet und senden Terminwarnungen, wenn Fristen überschritten werden.
  • Archivierung: Revisionssichere Ablage von Belegen und Dokumenten inklusive digitaler Signatur, welche die rechtliche Beweiskraft von Dokumenten sicherstellt.

Land in Sicht bei der Dokumentenflut

Die digitale Verarbeitung von ERP- und anderen Belegen mittels Dokumentenmanagement-System erleichtert und verbessert die Prozesse im Unternehmen. DMS-Lösungen bieten Funktionen wie z.B. Schrifterkennung, elektronische Signaturen, Verschlagwortung und vieles mehr. Als Schleusen bei der Dokumentenflut garantieren DMS-Systeme, dass den Anwendern das Wasser beim Belegfluss nicht bis zum Hals steht.

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Kategorien: Allgemein, ERP, KMU

Über den Autor

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann (*1964) ist seit 1989 im Bereich Business Software tätig. Während dieser Zeit hat er sich als Projekt- und Marketingleiter bei verschiedenen Softwareanbietern umfassende Kenntnisse des Schweizer IT-Markts erworben. Seit 2011 ist er als Chefredaktor eines Fachmagazins für Business Software tätig, publiziert regelmässig Beiträge über aktuelle IT-Themen und ist verantwortlich für den Bereich Publishing der Schweizer Business Software Plattform topsoft.

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