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Mobiles Projektmanagement am Praxisbeispiel

[fa icon="calendar"] 03.07.19 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Mobiles-Projektmanagement

Machen Sie mit uns einen Ausflug in die Praxis. Gemeinsam wollen wir das Projektteam eines Sanitärunternehmens zu einem Kundentermin begleiten. Sie haben Gelegenheit, mobiles Projektmanagement auf der Basis eines Cloud-ERP zu erleben. Dabei spielt nicht nur die integrierte Projektverwaltung eine wichtige Rolle, sondern noch weitere Funktionen. Das Praxisbeispiel ist zwar frei erfunden, beruht aber auf konkreten Anwendungsfällen. Nun, aber los, das Team ist bereits auf dem Weg. 

Letzte Vorbereitungen unterwegs 

«Lass uns auf der Hinfahrt nochmals die wichtigsten Punkte durchgehen, welche wir heute besprechen wollen», schlägt Projektleiterin Tanja Carli ihrem Kollegen Urs Wasty auf dem Beifahrersitz vor. Urs nickt und zückt sein Smartphone. Während Tanja das Auto sicher durch den Verkehr lenkt, hat Urs in seinem Webbrowser das Cloud-ERP geöffnet. In der Projektverwaltung findet er nicht nur alle relevanten Informationen, sondern auch das Mail mit der Agenda für das heutige Meeting. Gemeinsam mit Tanja geht er die wichtigsten Punkte durch: Stand der Arbeiten, Termine, Planung, Budget und Kosten. «Alles gecheckt und vorbereitet. Die aktuellen Infos können wir direkt im System abrufen. Derzeit ist alles im grünen Bereich.»  

 

Flexibilität bei Planänderungen 

Die Vorfreude dauert allerdings nicht lange. Kurz vor dem Ziel ruft die Disponentin aus der Zentrale an. Auch sie nutzt das gemeinsame Cloud-ERP, allerdings über ihren Desktop-PC: «Euer Kunde, Herr Sodeli, musste kurzfristig umdisponieren. Das Meeting findet nicht auf der Baustelle, sondern am Firmensitz statt. Habt Ihr die Adresse? Und übrigens wird die Geschäftsführerin, Frau Häberli, auch teilnehmen.» Kein Problem, antwortet Urs, im integrierten CRM sind alle Adressdaten und Ansprechpersonen hinterlegt. Die Frau Häberli kennt er nicht persönlich, aber gemäss den Kontakteinträgen im System weiss er, dass sie offenbar viel Wert auf Effizienz und Transparenz legt.  

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Wenn Kunden Effizienz verlangen 

Trotz Verschiebung des Besprechungsortes treffen Tanja und Urs pünktlich beim Kunden ein. Herr Sodeli entschuldigt sich für die kurzfristige Änderung. Fünf Minuten später sitzen sie bereits mit Frau Häberli im Meeting. «Wir haben nur wenig Zeit, daher bitten wir Sie, alle Punkte möglichst rasch zu behandeln und uns keine langen Vorträge zu halten», erklärt die Geschäftsfrau. Tanja Carli schmunzelt: «Kein Problem, wir sind bestens vorbereitet. Wir schauen uns alles direkt in unserem ERP-System an. Das ist nicht nur effizient, sondern auch topaktuell.» Statt Handouts zu verteilen oder eine Präsentation zu starten, öffnet sie Ihr Notebook und verbindet dieses mit dem Beamer 

 

Transparente Daten bis ins Detail 

Anhand der Daten zeigt sich, dass die Budgetvorgaben vorbildlich eingehalten wurden. Sowohl zeitlich als auch finanziell ist man auf Kurs. Als sich Herr Sodeli nach einem seiner Meinung nach zu hohen Betrag erkundigt, kann ihm Tanja rasch den Zusammenhang erklären. Es handelte sich dabei um einen Zusatzauftrag für die Installation einer leistungsfähigeren Sprinkleranlage. Als Frau Häberli die Stirn runzelt, klickt Tanja auf das angehängte Vertragsdokument mit Unterschrift von Herrn Sodeli. «Alles klar», lacht Frau Häberli. Doch dann will sie im Detail wissen, welche Leistungen bisher in welchen Bereichen ausgeführt wurden. Anhand der Projektauswertungen stehen die gewünschten Informationen umgehend zur Verfügung. 

 

Kundenservice statt nur Projektverwaltung 

«Unsere Mitarbeitenden erfassen mit Ihren Tablets alle Leistungen direkt vor Ort. Dadurch sind wir immer auf dem aktuellen Stand», erklärt Urs Wasty und fügt hinzu: «Da auch alle Absenzen und Ferien im System vorliegen, wissen wir stets, welche Ressourcen verfügbar sind und können genau planen. Transparenz und Effizienz sind uns wichtig.» Mit dem letzten Satz trifft er bei Frau Häberli ins Schwarze. «Gleiches gilt auch für Materialbestellungen», ergänzt Tanja. «Hier sehen Sie zum Beispiel, dass das Sanitärmaterial für die Tiefgarage bereits bei uns an Lager ist. Lagerbewirtschaftung, Einkauf und Verkauf gehen bei uns Hand in Hand.» Zum Schluss werden gemeinsam mit dem Kunden die nächsten Projektschritte besprochen und direkt als Aufgaben im System erfasst und den jeweiligen Personen zugewiesen. Frau Häberli und Herr Sodeli sind beeindruckt: «Vielen Dank, Sie bieten nicht nur professionelle Projektverwaltung, sondern einen echten Kundenservice 

Kategorien: Cloud, Digitalisierung, Mobile Business, Geschäftsprozesse

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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