Mobile ERP – Für eine effiziente Gestaltung relevanter Geschäftsprozesse

von Christian Bühlmann am 29.09.2022, 3 min Lesezeit

 

In so gut wie allen Unternehmen sind ERP-Systeme bereits seit Langem ein fester Bestandteil der Softwarelandschaft. Doch mit der weiter voranschreitenden Digitalisierung und den sich stetig wandelnden Anforderungen wie Homeoffice und mobilem Arbeiten steigt ebenfalls immer deutlicher die Nachfrage nach flexiblen Softwarelösungen sowie die Nutzung von Smartphones und Tablets. Das Ziel von Mobile ERP ist es, genau diese Aspekte für Unternehmen zu vereinfachen und die Anwendungsbereiche des ERP-Systems zu erweitern. Daher ermöglichen optimierte Systeme Unternehmen bei optimaler Abstimmung von Technik und Prozessen eine deutlich effizientere und flexiblere Gestaltung der Geschäftsabläufe. Dennoch hegen immer noch zahlreiche Unternehmen Zweifel, ob Mobile ERP-Lösungen ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil eröffnen. Lassen Sie uns in diesem Beitrag die Vorteile herausstellen.


Wie können Unternehmen von Mobile ERP profitieren? 

Anhand von drei Anwendungsfällen betrachten wir im Folgenden die Möglichkeiten, die sich durch den flexiblen Zugriff auf das ERP-System über mobile Endgeräte für Unternehmen ergeben: 

 

  • Zugriff trotz räumlicher Trennung dank Mobile ERP 

Über ERP-Systeme sind die Steuerung, die Planung und die Kontrolle relevanter Ressourcen eines Unternehmens möglich. Dank Mobile ERP ist der Zugriff auf alle diese Daten aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen von unterwegs über das Tablet oder das Handy möglich. Neben Aufträgen, Wareneingängen und dem Überblick der Lagerbestände sind noch viele weitere Informationen jederzeit in Echtzeit einsehbar. Auch die permanente Übersicht über alle relevanten Vorgänge gestaltet sich für Mitarbeiter der Führungsebene aufgrund der Zugänglichkeit des Systems über alle mobilen Endgeräte von jedem Standort aus denkbar einfach. Die einzige Voraussetzung dafür ist eine stabile Internetverbindung. 

 

  • Die Dynamik des vertrieblichen Außendiensts verändern 

Damit ein Verkaufsgespräch erfolgreich ist, brauchen Vertriebsmitarbeiter Informationen. So ist es beispielsweise unerlässlich, für den Mitarbeiter im Außendienst zu wissen, welche Produkte oder Dienstleistungen ein Kunde in der Vergangenheit gekauft hat, welche Preise bisher mit diesem Käufer vereinbart wurden, was bisher immer in Verkaufsgesprächen gut funktioniert hat – und was eben nicht. Ohne Kenntnis dieser Informationen vermittelt der Mitarbeiter einen schlecht vorbereiteten Eindruck und ein Abschluss rückt in weite Ferne. Mobile ERP ermöglicht über einen Blick auf das Smartphone oder das Tablet auf dem Weg zum Kunden oder direkt vor Ort eine vollumfängliche Übersicht über alle diese Informationen. Zudem stehen dem Vertriebsmitarbeiter jederzeit alle Daten über Lagerbestände und Preise zur Verfügung, sodass das Schreiben von Angeboten und das Entgegennehmen von Bestellungen direkt vor Ort möglich ist. Lösungsorientierte Dialoge und Beratung anstelle von ausschweifenden Präsentationen sind das Resultat der Nutzung von Mobile ERP. Durch den Austausch zwischen dem mobilen Endgerät und dem ERP werden die Bestellungen und die Berichte darüber hinaus in Echtzeit an die zuständigen Mitarbeiter im Innendienst weitergeleitet, wodurch alle nachstehenden Prozesse beschleunigt ablaufen.

 

  • Service – Zugriff vor Ort auf aktuelle ERP-Daten 

Auch der technische Außendienst profitiert vom Zugriff auf aktuelle ERP-Daten vor Ort. Wartungsprotokolle, Benutzerhandbücher, Konstruktionszeichnungen, Aufträge und viele weitere Dokumente sind über das mobile Endgerät jederzeit aus dem ERP-System abrufbar und erleichtern die Arbeitsschritte vor Ort. Sie ermöglichen eine deutlich flexiblere Vorgehensweise. Während Mitarbeiter ohne Zugriff auf diese Daten nur Informationen zu vorher bereits bekannten Defekten zusammenstellen können, ist mit dem mobilen Zugriff ein Eingreifen vor Ort möglich. Eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen und flexible Hilfestellungen sind nur einige der vielfältigen Vorteile, durch welche Mobile ERP für eine höhere Kundenzufriedenheit sorgt. 

Mobile ERP powered aus der Cloud 

Mobile ERP findet also insbesondere Einsatz in Unternehmensbereichen, in welchen nicht mit einem Desktop-PC gearbeitet werden kann. Meist eignen sich für derartige Aufgabenfelder Mobilapplikationen, die nur einen begrenzten Funktionsumfang enthalten. Damit die Bedienung der für diesen Einsatzbereich erstellten Apps neben den eigentlichen Tätigkeiten der Mitarbeiter im Außendienst oder im Lager/der Logistik keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand erfordert und alle Prozesse möglichst wenig Zeit benötigen, ist die individuelle Anpassung der Mobilapplikation an den Arbeitsablauf unerlässlich. Ermöglicht wird die Erstellung von individuellen mobilen Applikationen direkt aus dem cloudbasierten ERP-System durch eine Kooperation der ERP-Hersteller mit Anbietern von Plattformen für konfigurationsbasierte Erstellung von Business-Apps. 

Diese Herangehensweise bietet Usern die Möglichkeit, mithilfe eines Konfigurators speziell an die Anforderungen angepasste Anwendungen auf Mobilgeräten zu realisieren. Die daraus resultierenden, komplex mit dem Mobile ERP-System verzahnten Apps, die hinsichtlich des Designs anpassbar sind, können vielfältig eingesetzt werden und eignen sich aufgrund der vorgenommenen Konfigurationen exakt für die Arbeitsabläufe, für die sie vorgesehen sind. Besonders vorteilhaft ist ebenfalls die Möglichkeit, native Funktionen der mobilen Endgeräte in die Apps zu integrieren, um so beispielsweise den Barcode-Scan, GPS oder Fotos ebenfalls nutzen zu können. Durch die Verknüpfung mit der Public Cloud erfolgt die Übertragung aller über die App aufgenommenen Information oder Daten in Echtzeit an das ERP-System. 

Was macht ein gutes Mobile ERP aus? 

Unterschiedliche Faktoren geben Ihnen Aufschluss darüber, ob ein Mobile ERP im Unternehmensalltag einen echten Mehrwert bietet. Wie bei allen Systemen spielt hier die Nutzerfreundlichkeit eine zentrale Rolle. Insbesondere bei mobilen Lösungen ist es daher bei der Entscheidung für einen Anbieter relevant, ob durch responsives Design für eine optimale Bedienung und bestmögliche Usability gesorgt wird. Erfolgt keine Anpassung der Bedienelemente an Größe, Format und Auflösung des Bildschirms, gestaltet sich die Bedienung unter Umständen schwierig. Darüber hinaus ist die Nutzung von Offline-Daten eine Möglichkeit, die das Mobile ERP bieten kann. 

Ein weiterer Aspekt ist die Datensicherheit: Obwohl die Vorteile von Mobile ERP vielfältig und sehr überzeugend sind, zweifeln einige Unternehmen aufgrund dieses Faktors. Da es sich um cloudbasierte Lösungen handelt, sind alle Verbindungen verschlüsselt und die sensiblen Daten werden nicht auf den Endgeräten gespeichert. Die Möglichkeit der Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet zusätzlichen Schutz vor ungewünschten Zugriffen durch unberechtigte Dritte. 

Fazit - Mobile ERP: Mehr als nur „ERP unterwegs“ 

Die Annahme, die sich bei vielen Unternehmen hartnäckig hält, dass Mobile ERP nicht für einen Wettbewerbsvorteil sorgt, ist ein Irrglaube. Nicht nur die deutlich flexibleren Problemlösungsmöglichkeiten, auch gesteigerte Kundenzufriedenheit, schnellere Informationsverteilung und die Möglichkeit, auf andauernde Zettelwirtschaft zu verzichten, sind Vorteile, die sich aus der Nutzung des ERP-Systems auf mobilen Endgeräten ergeben. Direkt am Ort des Geschehens ermöglicht Mobile ERP die Erfassung und Ausgabe von Daten und sichert dadurch eine kontinuierlich hohe Datenqualität. Anhand kostenfreier Demo-Versionen lassen sich die zahlreichen Vorteile von Mobile ERP ausführlich testen, damit Ihr Unternehmen in Zukunft vom strategischen Mehrwert profitieren kann. 

 

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Christian Bühlmann
Über den Autor:
Christian Bühlmann
Christian Bühlmann bringt über 30 Jahre Erfahrung als ERP-Profi in verschiedenen Funktionen sowohl auf Anwenderseite als auch bei diversen Softwareanbietern. Im Rahmen seines Masterstudiums an der Universität Zürich erwarb er ein profundes Fachwissen im Bereich Sprachwissenschaft. 2007 gründete er eine eigene Kommunikationsagentur für IT-Unternehmen. Mit der topsoft verbindet Christian Bühlmann eine jahrzehntelange Partnerschaft, in welcher er zuständig für die Herausgabe des Fachmagazins «Inspiring Digital Business» sowie für die Contentproduktion der verschiedenen topsoft-Medien.