Mit ZUGFeRD lässt sich Zeit und Geld sparen

von myfactory Software Schweiz AG am 05.04.2017, 2 min Lesezeit

 

Eigentlich verrückt: Da investieren Firmen viel Geld in digitale Lösungen, um dann Rechnungen auf Papier zu drucken, zu verpacken und per Post an die Kunden zu schicken. Diese müssen die Belege dann wieder auspacken und manuell in ihrer Unternehmenslösung erfassen. Das muss nicht sein! Mit dem neuen Standard «ZUGFeRD» können Rechnungen als strukturierte PDF-Datei erstellt, übermittelt und direkt verarbeitet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.Manchmal muss einfach jemand das Zugpferd spielen und die Zügel in die Hand nehmen. Im Fall des neuen Rechnungsformats ZUGFeRD war es das «Forum elektronische Rechnung Deutschland» (FeRD). Der Aufgalopp von ZUGFeRD (Kurzform für «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland») erfolgte Mitte 2014. Auch wenn sich über die Kreativität bei der Namensgebung streiten lässt, ist der damit verbundene Nutzen unbestritten. Und zwar nicht nur in Deutschland! Das neue Rechnungsformat wurde für eine gesamteuropäische Verwendung (inklusive Schweiz) von internationalen Gremien mitentwickelt.

Papierloser Rechnungsprozess

Eine Rechnung enthält viele Informationen. Dazu gehören zum Beispiel die Adresse des Empfängers, die Belegnummer und das Ausstelldatum, die Währung, Artikelbezeichnung, Menge, Einheiten, Preise, Beträge, Mehrwertsteuersatz, Kontoangaben und vieles mehr. ZUGFeRD fasst all diese Daten in einem einheitlichen Standard zusammen und speichert diese als ganz normale PDF-Datei. Diese Datei kann man ausdrucken, muss man aber nicht. Anstatt einen Papierbeleg per Post zu versenden, kann die Datei auch elektronisch, z.B. per E-Mail, übermittelt werden. Der Clou dabei: Der Empfänger braucht die Rechnung nicht auszudrucken, sondern kann die Datei direkt ansehen, weiterbearbeiten und rechtssicher in der Langzeitarchivierung ablegen.

Das «Geheimnis» hinter ZUGFeRD

Nun ist das Erstellen und Versenden eines PDF-Dokuments ja keine bahnbrechend neue Erfindung. Gerade dies ist mit ein Grund für den Erfolg von ZUGFeRD. Es verwendet mit PDF/A-3 ein weit verbreitetes Dateiformat. Gleichzeitig werden die herkömmlichen PDF-Daten um einen Datenbereich im XML-Format erweitert, welcher bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Die XML-Struktur ist genau festgelegt. Artikelnummer, Menge, Bankverbindung usw. stehen immer am genau gleichen Ort. Deshalb kann jedes Programm die Rechnungsbelege einlesen und direkt weiterverarbeiten – vorausgesetzt, es beherrscht den ZUGFeRD-Standard. Anders als etwa beim EDI-Standard sind ZUGFeRD-Rechnungen ganz normal lesbar, sowohl von Menschen als auch von Computern.

ZUGFeRD-Rechnungen versenden…

Das Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen funktioniert ganz normal wie beim Drucken von konventionellen Rechnungen. Der Versand der PDF-Datei kann entweder manuell mit einem herkömmlichen Mailprogramm erfolgen oder automatisch aufgrund der beim Empfänger hinterlegten Mailadresse. Die Rechnung wird gleichzeitig im System archiviert, ohne dass sich die Anwender darum kümmern müssen. Für IT-Lösungen, welche das ZUGFeRD-Format nicht beherrschen oder für Firmen, die ihre Rechnungen noch mit Word und Excel schreiben, gibt es spezielle Zusatzprogramme, die beim Drucken der Rechnung eine ZUGFeRD-Datei erzeugen und diese versenden.

…und wieder einlesen

Wer eine ZUGFeRD-Rechnung erhält, kann diese mit einem geeigneten System direkt weiterbearbeiten. Falls dies nicht zur Verfügung steht, kann der Empfänger die Rechnung einfach ausdrucken und als Papierbeleg weiterbearbeiten. Moderne Dokumentenmanagementsysteme überführen die Rechnungen automatisch in das Langzeitarchiv und legen diese aufgrund der XML-Daten geordnet ab. Diese Daten können aber noch mehr. Sie erleichtern zum Beispiel die Rechnungskontrolle durch die Unterstützung elektronischer Workflows z.B. für die Rechnungskontrolle durch die zuständigen Sachbearbeiter oder für die Freigabeprozesse. Ein grosser Vorteil besteht bei der Bezahlung von ZUGFeRD-Rechnungen. Die Bankverbindung- und IBAN-Daten können automatisch ausgelesen und vom Zahlungsprogramm oder von der E-Banking Software übernommen werden.

Vorteile für Rechnungssteller und -empfänger

ZUGFeRD ist eine digitale Win-Win-Situation für Rechnungssteller und -empfänger. Auf der einen Seite können Portokosten, Papier und Zeit gespart werden. Auf der anderen Seite wird der Bearbeitungsprozess beschleunigt und die Übernahme in die Finanzbuchhaltung erleichtert. Damit verbunden sind weitere Vorteile wie eine fehlerfreie Ablage, Einsparen von Kopien, schnelles Finden von archivierten Rechnungen, Vermeidung von Dokumentenverlust und vieles mehr. Kein Wunder, unterstützen immer mehr ERP-Systeme das ZUGFeRD-Format.

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