Kurz und bündig: E-Procurement, Edifact und XML

Digitalisierung, wohin man schaut. Auch die Beschaffung in Unternehmen wird nicht davon verschont. Im Gegenteil. Gerade das «Procurement» profitiert enorm von den digitalen Möglichkeiten. Einheitliche Standards vereinfachen den Datenaustausch und die Bestellabwicklung. Eine Knacknuss? Keineswegs. Hier finden Sie eine kompakte Übersicht. Kurz und bündig. So bringen Sie Ihr KMU auf die Überholspur, wenn bei Gesprächen mit Lieferanten wieder einmal das Stichwort E-Procurement fällt.  

Kernproblem: unterschiedliche Systeme 

Der Cloud beim E-Procurement ist der systemübergreifende Datenaustausch, was sich gleichzeitig auch als Knackpunkt herausstellt. Wer bei der Beschaffung von Waren mit dem ERP-System X arbeitet, kann nicht ohne Weiteres mit dem System Z des Lieferanten korrespondieren. Das Kernproblem unterschiedlicher Systeme sind primär die Datenstrukturen bei der Beschaffung. Ob es ein Feld «Lieferantenbewertung» im System X oder Z überhaupt gibt und wie dieses datentechnisch (Text, numerisch, alphanumerisch etc.) aussieht, ist von Software zu Software verschieden. Um dieses Dilemma zu überwinden, wurden bereits – man höre und staune – in den 1970er-Jahren ein einheitlicher Standard geschaffen.  

UN/EDIFACT eine lange Erfolgsgeschichte 

Ein einheitlicher Standard für alle möglichen Branchen und Betriebe? Kaum vorstellbar, denn was haben Möbelhersteller zum Beispiel mit Bonbons-Fabrikanten oder Automotive-Zulieferern gemeinsam? Das werden Sie sich wohl auch fragen, wenn Sie an die Beschaffung in Ihrem Unternehmen denken? Ist EDIFACT überhaupt etwas für Sie? Vermutlich schon, denn inzwischen gibt es fast 20 Varianten vom Buchhandel bis zur Versicherungswirtschaft für ein E-Procurement in KMU. Das Prinzip dahinter ist stets eine Vereinheitlichung des Datenaustausches in Form von standardisierten Nachrichtenformaten. Etwas salopp formuliert: Jedes wichtige Feld bekommt einen eigenen Namen. Lieferabruf heisst DELFOR, für die Rechnung steht INVOIC (invoice message), Bestellung heisst ORDERS und so weiter. EDIFACT-Nachrichten werden nach einem bestimmten Muster aufgebaut und übermittelt.  

Und warum jetzt noch XML-Standards? 

EDIFACT ist eine formale Beschreibung von Geschäftstransaktionen bzw. -dokumenten für Computer. Das begann lange vor dem Internetzeitalter. Nachvollziehbar, dass inzwischen mehr Möglichkeiten und Bedürfnisse im E-Procurement hinzugekommen sind. Mit XML (extensible markup language) ist ein neues Format für digitale Beschaffung in KMU hinzugekommen, welches dem Internet besser entspricht. Natürlich bleibt auch im Jahr 2022 eine Rechnung eben eine Rechnung. Doch die Übermittlung von einzeln separierbaren Daten wie Kundenadresse, Lieferant, Produkte, IBAN, Referenznummer usw. ist mit XML deutlich einfacher. Ein XML-Dokument enthält verschiedenen Daten, welche sich je nach ERP-Software umkodieren lassen. Das vereinfacht nicht nur den Datenaustausch, sondern auch das automatisierte Einlesen und Zuordnen von Zahlungs- oder Bestelldaten. 

Wie profitiert ein KMU von E-Procurement? 

Kommen wir zu einer zweiten Frage. Nachdem die technischen Möglichkeiten vorhanden sind, wird sich jedes KMU die Frage stellen: Was nützt mir das? Um diese Frage zu beantworten, muss die vorhandene Unternehmenslösung in Betracht gezogen werden (in der Annahme, dass eine solche vorhanden ist). Moderne ERP-Systeme wie myfactory verfügen sowohl über EDI-Schnittstellen wie XML-Integrationen. Nutzt man diese im E-Procurement, kann bereits ein Kleinunternehmen von den Vorteilen einer automatisierten Verbindung profitieren. Mehr noch: Es kann diese Möglichkeit als USP im Gespräch mit grösseren Abnehmern ins Spiel bringen. Egal, ob M… oder C… - EDI und XML sind immer ein Thema.  

Am Ende hängt alles vom ERP-System ab 

Einem Grossverteiler ist es im Prinzip egal, mit welcher Software seine Lieferanten arbeiten bzw. die Bestellungen verarbeiten. Hauptsache ist, dass die Daten im gewünschten Format verarbeitet werden können. Und ja, natürlich muss auch die Ware wie vereinbart geliefert werden. Was bedeutet das für ein KMU mit 25 Mitarbeitenden und einem ERP-System? Die Software muss die entsprechenden Formate aufbereiten, verarbeiten und integrieren können. Dazu braucht es Funktionen, welche exakt diese Vorgänge abbilden können. Eine Hexerei ist das nicht. Was es dazu braucht, ist Folgendes: 

• Zentrale ERP-Software mit strukturierten Adress-, Produkt- und Auftragsdaten 

• Funktionen für das Einlesen, Verarbeiten und Versenden von normierten Daten für den EDI- oder XML-Datenaustausch 
• Integration in vor- und nachgelagerter ERP-Prozesse bzw. Unternehmensprozesse