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Kennzahlen: (k)ein Buch mit sieben Siegeln

29.09.16 08:30 / von Christian Bühlmann

Christian Bühlmann

Kennzahlen - kein Buch mit sieben Siegeln - KPIs Dashboard

Ein Tag für die Sportgeschichte: Am 30. August 1991 kämpfen Mike Powell und Carl Lewis in Tokio um den Weltmeistertitel im Weitsprung. Beide Athleten sind in Hochform, doch nach dem sechsten Sprung steht der Sieger fest. Mike Powell erreicht mit 8,95 m die beste Kennzahl aller Zeiten in dieser Sportart. Die bisherige Benchmark wurde um 5 Zentimeter übertroffen. Der Rekordsprung macht klar: Der Vergleich von Kennzahlen ist spannend, macht Spass und lohnt sich. Nicht nur im Sport, sondern in fast allen Lebensbereichen – sei es bei einer Diät, beim Steuern eines Flugzeugs oder bei der Unternehmensführung. Kennzahlen zeigen uns, ob wir auf Kurs sind. Dabei geht es stets darum, Ziele zu erreichen und die Kontrolle zu behalten.

KPI – die Stars der Indikatoren

(Kenn-)Zahlen sind nicht jedermanns Sache. Viele Unternehmer machen lieber einen Bogen darum herum oder überlassen dieses Thema dem Controller. Das ist ungefähr so, wie wenn Sie die Benzinanzeige in Ihrem Auto konstant ignorieren und das Ablesen an Ihren Garagisten delegieren würden. Wer die wichtigsten Anzeigen – egal ob im Auto oder Unternehmen – im Auge behält, kommt garantiert weiter. Die relevantesten Indikatoren nennt man im Fachjargon «Key Performance Indicators» oder kurz KPI. Sie sind die Elite aus dem ganzen Kennzahlen-Wust und repräsentieren «lebenswichtige» Werte, welche für das Erreichen von Zielen besonders wichtig sind. Blenden Sie also ruhig den grössten Teil aller möglichen Kennzahlen aus. Sie können sich ganz entspannt auf ein paar überschaubare Indikatoren konzentrieren – sofern Sie wissen, welches die richtigen KPI z.B. für Ihr Unternehmen sind.

Ein kleiner Sprung vom Ziel zur Kennzahl

Weitspringer haben es einfach, denn ihr Ziel ist per Definition klar. Etwas komplexer präsentiert sich die Situation im Unternehmen. Ziele gibt es hier viele, leider auch sehr konträre. Eine hohe Lieferbereitschaft beisst sich zum Beispiel mit möglichst tiefen Lagerkosten. Und eine volle Produktionsauslastung verunmöglicht in der Regel kurzfristige Schnellaufträge. Lassen Sie sich nicht verwirren. Massgebend sind Ihre langfristigen Unternehmensziele. Konzentrieren Sie sich nur auf die wichtigsten Ziele wie z.B. in fünf Jahren der umsatzstärkste Bike-Shop der Zentralschweiz zu sein oder die Kundenbasis um jährlich zehn Prozent auszubauen. Zurück zum Weitsprung-Beispiel: Sie wollen an der nächsten Olympiade eine Medaille holen? Kein Problem, wenn Sie die erforderliche Performance schaffen. Dazu müssen Sie Ihre heutige Sprungweite jährlich um 25 % steigern. Das heisst, Sie müssen gewisse Leistungsparameter optimieren, z.B. Sprungkraft, Anlaufgeschwindigkeit und Körpergewicht. Die entsprechenden Kennzahlen messen Sie regelmässig, vergleichen sie mit den bisherigen Werten – und schon gehört die Medaille Ihnen.

Grundlage für Erkenntnisse und Massnahmen

«Kennzahlen zu sammeln ist sinnlos, denn sie bewirken gar nichts». So frustrierend die Einsicht vieler KMU ist, so richtig ist sie auch. Eine Kennzahl bringt natürlich nichts, wenn daraus nicht Massnahmen folgen. Leuchtet die Benzinanzeige im Auto rot, werden Sie vermutlich auch nicht einfach mit den Schultern zucken, sondern schleunigst eine Tankstelle ansteuern. Kennzahlen liefern die Grundlagen für Erkenntnisse – nicht mehr und nicht weniger. In welchen Unternehmensbereichen diese Werte gemessen werden, hängt stark von den Zielen ab. Nicht immer sind es Finanzwerte. Marktanteil, Kundenzufriedenheit, Fehlerquoten, Personalfluktuation, Liefertreue usw. können unter Umständen wichtiger sein. Die Fähigkeit, Werte und ihre Veränderungen zu interpretieren, setzt Wissen und Erfahrung voraus. Dabei spielt das Umfeld bzw. die Vergleichbarkeit eine wichtige Rolle. Verzeichnet ein Unternehmen eine Exporteinbusse von 1,8 % kann das angesichts eines Wirtschaftseinbruchs von 4,2 % ein hervorragender Wert sein. Der Erkenntnis, weshalb sich ein Wert verändert hat, müssen Massnahmen folgen. Stagniert der Verkauf eines Produktes, muss vielleicht mehr in Werbung investiert oder der Preis gesenkt werden. Nur mit entsprechenden Massnahmen können Kurskorrekturen eingeleitet werden – doch auch diese müssen laufend gemessen werden.

Kennzahlen sind nicht nur etwas für Weitspringer. Auch Sie können Ihrem Unternehmen damit auf die Sprünge helfen. Die nötigen Daten dazu befinden sich vermutlich bereits in Ihrem ERP-System; fragen Sie ruhig mal Ihren Softwareanbieter, was seine Lösung so alles zu bieten hat. Weitere Informationen finden Sie auch unter: 

Controller Spielwiese (Toolbox: Kennzahlen/-systeme) 

KMU-Lehrgang Kennzahlen-Analyse (Bank Coop) 

Berechnung Kennzahlen (KMU-Ratgeber) 

Controlling für Kleinunternehmen (Referat Dr. W. Lux, FHS St. Gallen) 

Kennzahlen und Kennzahlensysteme in Handwerk & KMU (Axel Schröder)

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Kategorien: SaaS, Allgemein, Administration, ERP

Über den Autor

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann (*1964) ist seit 1989 im Bereich Business Software tätig. Während dieser Zeit hat er sich als Projekt- und Marketingleiter bei verschiedenen Softwareanbietern umfassende Kenntnisse des Schweizer IT-Markts erworben. Seit 2011 ist er als Chefredaktor eines Fachmagazins für Business Software tätig, publiziert regelmässig Beiträge über aktuelle IT-Themen und ist verantwortlich für den Bereich Publishing der Schweizer Business Software Plattform topsoft.

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