[INFOGRAFIK] Die 10 häufigsten Fehler bei der ERP-Einführung

Die Einführung einer Software zum Enterprise Resource Planning ist ein anspruchsvolles IT-Projekt. Dabei ist es egal, ob ein Cloud ERP oder On-Premise-System im Unternehmen eingesetzt werden soll, denn an die Unternehmenssoftware werden höchste Ansprüche gestellt. Eine besondere Herausforderung in diesem Prozess ist die Auswahl des passenden ERP-Anbieters mit der Software-Lösung, die auch wirklich zum Unternehmen passt und das gesamte Anforderungsprofil abbilden kann. Doch der passende ERP-Anbieter ist nicht der einzige Stolperstein bei einer ERP-Einführung. Damit Ihr ERP-Projekt ohne Zwischenfälle auskommt, stellen wir Ihnen in dieser Infografik die 10 häufigsten Fehler bei einer ERP-Einführung zusammen.

Unklare Ziele, unzureichende Anforderungsanalyse und falscher ERP-Anbieter

Die Einführung einer Business Software sollte immer klaren Unternehmenszielen dienlich sein. Einer der häufigsten Fehler sind trotzdem nicht ausreichend formulierte Zielsetzungen an das neue System. So lässt sich nach Abschluss keine vollständige Erfolgsanalyse des IT-Projekts durchführen. Um dies zu vermeiden, ist eine detaillierte Anforderungs- und Prozessanalyse in der ersten Projektphase notwendig, bei der vor allem die aktuellen und künftigen Unternehmensprozesse im Vordergrund stehen, aber auch relevante Unternehmenskennzahlen erfasst werden. An dieser Stelle sollten auch die Zielsetzungen an das IT-Projekt, natürlich immer im Hinblick auf die Unternehmensstrategie, definiert werden. Ebenfalls darf ein realistischer Projektplan nicht vernachlässigt werden, dieser sollte entsprechend auch Projekt-Milestones anhand der SMART-Formel beinhalten. So stellen Sie ein fundiertes Projektmanagement sicher und sorgen dafür, dass eine passende Projekt-Timeline erstellt werden kann.

Bei diesen Prozessen kann ein IT-Berater mit seiner langjährigen Expertise entsprechend unterstützen und basierend auf der Anforderungsanalyse und dem Projektplan auch eine Eingrenzung der passenden ERP-Anbieter vornehmen. So stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Prozesse abgebildet, Ihre Anwender die neue ERP-Software bedienen können und die Lösung auch nicht überdimensioniert ist für Ihre Ansprüche. Der wichtigste Faktor bei der Anbieterauswahl ist daher nach wie vor die Software, die Ihre Anforderungen am besten abbilden kann.

Kostspielige Fehler im Projektmanagement

Auch das Projektteam, welches für den präzisen Ablauf des IT-Projekts verantwortlich ist, kann durch mangelnde Erfahrung Fehler machen. Oftmals werden daher bereits in der Planungsphase kostspielige Fehler bei der Definition des Projektumfangs und der Budgetkalkulation gemacht. Überzogene Budgets und Mehrkosten sind vielfach die Folge. Die Erfahrung zeigt, dass in fast 60% der ERP-Einführungen die vorab definierten Budgets unzureichend sind, oftmals ist dies auf zusätzlichen Projektumfang, unvorhergesehene technische und organisatorische Probleme sowie schlichtweg Personalmangel zurückzuführen. Sorgen Sie daher dafür, dass ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen.

Auch ein zu grosser Zeitdruck kann den Erfolg des Projekts beeinträchtigen. Das Projektteam muss daher Zeitpläne und Projekt-Milestones realistisch wählen, entsprechende Puffer lassen eine bedarfsgerechte Anpassung zu. Denn auch hier haben Untersuchungen gezeigt, dass bei knapp 57% der ERP-Einführungen der Zeitplan überschritten wird. Als Folge dieses Zeitdrucks wird dann die Testphase vor dem Go-Live verkürzt oder grundsätzlich als sehr kurz geplant. Nicht selten sind Datenchaos, Fehler in der Anwendung und mangelndes Nutzervertrauen die Folge. Vermeiden Sie diese Fehler am besten dadurch, dass Sie einen Projektleiter mit Erfahrung im Projektmanagement sowie der Software-Einführung einsetzen und genügend Ressourcen, inklusive eines kleinen Puffers, verfügbar sind. Auch in diesem Schritt kann ein externer IT-Berater unterstützend wirken.

Mangelhafte Einbindung der Endnutzer

Eine weitere Herausforderung kann fehlende Akzeptanz der neuen ERP-Software bei den eigentlichen Anwendern sein. Insbesondere dann, wenn ausschliesslich das Management und die IT-Abteilung involviert waren, wird die neue ERP-Lösung unter Umständen von den tatsächlichen Anwendern nicht akzeptiert. Beziehen Sie daher Abteilungsleiter und einzelne Key-User ausreichend in den Planungs- und Implementierungsprozess mit ein. So erhalten Sie nicht nur eine genauere Prozessanalyse, sondern haben auch direkt Befürworter in den einzelnen Fachabteilungen gewonnen.

Achten Sie bei der ERP-Einführung nicht nur darauf, dass die technische Funktionalität gegeben ist, sondern planen Sie auch entsprechend Zeit und Ressourcen für Anwenderschulungen ein. Zwar können hier Key-User, die bereits im Projekt involviert sind, als Multiplikatoren dienen, trotzdem dürfen interne Schulungen für die restlichen Anwender nicht fehlen, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse verstanden und auch angewandt werden.

Potenzial wird nicht ausgereizt

„Das haben wir schon immer so gemacht und so machen wir es auch weiterhin“ – Aussagen wie diese sind nicht selten bei einem ERP-Projekt von Abteilungsleitern oder Anwendern zu hören, wenn Veränderungen von Prozessen eruiert werden. Dabei bringt moderne ERP-Software eine ganze Reihe neuer Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und auch Workflow-Automatisierung mit sich, die jedoch häufig nur teilweise oder überhaupt nicht ausgenutzt werden. Die Einführung einer neuen ERP-Software kann dabei auch immer als Startpunkt gesehen werden, um bestehende Prozesse und Arbeitsweisen zu überdenken und zu optimieren.

Es gibt eine Vielzahl an potenziellen Fallstricken bei einer ERP-Einführung: angefangen von unklaren Zielen über Fehler im Projektmanagement bis hin zur mangelhaften Ausnutzung der Möglichkeiten. Planen Sie daher das ERP-Projekt ordentlich, halten Sie genügend Ressourcen vor und beziehen Sie die Endanwender von Anfang an mit ein, um den Projektplan einzuhalten, Budgetüberschreitungen zu verhindern und auch die entsprechende Nutzerakzeptanz zu erhalten.