In 7 Schritten zu papierlosen Logistikprozessen

von David Lauchenauer am 10.11.2021, 2 min Lesezeit

Lassen Sie sich überraschen, wie einfach sich der Papierverbrauch in der Logistik reduzieren lässt. Damit sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern steigern auch die Effizienz und Qualität der Arbeitsabläufe. Der Schlüssel dazu liegt in der schrittweisen Prozessdigitalisierung und der Nutzung vorhandener Technologien. Holen Sie sich in diesem Beitrag konkrete Anregungen auf dem Weg zur papierlosen Logistik.

#1 Vernetzen Sie Einkauf und Logistik  

Der Grundgedanke für die Vermeidung von Papier ist so einfach wie naheliegend: möglichst viel digitalisieren. Die Anzeige der geplanten Wareneingänge auf dem Bildschirm macht den Ausdruck einer Papierliste überflüssig. Anzeigen lassen sich die Daten aus dem Einkauf mit einem ERP-System, welches bereichsübergreifend eingesetzt werden kann. So, dass auch im Lagerbereich die relevanten Informationen sichtbar sind. Ein weiterer Vorteil gegenüber dem Papier ist, dass die Daten im ERP jederzeit aktuell sind.  

#2 Eliminieren Sie alle Notizzettel 

Vielleicht sind Ihnen die mit vielen Notizzetteln dekorierten Monitore im Lager auch bekannt. Sie sind Gedankenstützen und Erinnerungshilfen für Daten, welche normalerweise im ERP-System vorhanden sein sollten, wie zum Beispiel «vom Artikel TWX20 hat es noch ein angefangenes Palett auf der Rampe». Oft werden solche Informationen aus Bequemlichkeit oder Gewohnheit notiert, oder weil es gerade pressiert. Machen Sie der Zettelwirtschaft ein Ende, um die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.  

#3 Automatisieren Sie Prozesse 

Heute stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Routinearbeiten in der Logistik zu automatisieren. Im ERP-System lassen sich Workflows einrichten, welche nach erfolgter Eingabe Folgeprozesse auslösen können. Beispielsweise kann die Bestätigung der Wareneingangskontrolle den Freigabeprozess der Lieferantenrechnung anstossen, oder der Einkauf erhält automatisch die Meldung, dass die Bestellung eingetroffen und abgeschlossen ist. Dass ganz- oder teilautomatisierte Prozesse ohne Papier auskommen und in immer gleicher Qualität ablaufen, ist dabei ein weiterer Nutzen.  

#4 Mobilisieren Sie Ihre Daten  

Der Mobilität in der Logistik sind heute fast keine Grenzen mehr gesetzt. Ein Cloud-ERP bringt die Daten und Funktionen in jeden Winkel Ihres Unternehmens – und darüber hinaus. Mobile Datenerfassungsgeräte und Barcodes werden eingesetzt für die Kommissionierung und das Picking, für die Rückmeldung von Lagermengen und Produktionsaufträgen. Durch die ortsunabhängige Bearbeitung der Daten verkürzen sich nicht nur Laufwege, sondern auch der Informationsfluss im ganzen Unternehmen. Und auch hier gilt: Digitalisierung spart Papier. 

#5 Digitalisieren Sie den Versand 

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, den Versand von Waren – vom Kleinpaket bis zum Stückgut – zu digitalisieren und zu vereinfachen. Die Kunden- und Auftragsdaten aus dem ERP-System bilden die Grundlage für die Weiterverarbeitung in der Logistik mit Verpackungssystemen, Waagen, Etikettierlösungen oder auch in Transportaufträgen mit den entsprechenden Frachtdokumenten. Die Sendungsverfolgung ist nicht mehr auf Papier angewiesen, sondern kann mittels Tracking-Daten direkt im ERP hinterlegt werden. So können Sie den Versand vereinfachen und gewinnen mehr Transparenz. 

#6 Verwalten Sie Retouren im ERP 

Auch das Retourenmanagement ist ein wichtiger Aspekt, um die Logistikprozesse von Papier zu befreien. Mehr noch: Die Verwaltung von Retouren im unternehmensweiten ERP-System trägt ausserdem dazu bei, die vor- und nachgelagerten Prozesse, z.B. Vertrieb, Einkauf und Kundendienst, zu optimieren. Beanstandungen, Gutschriften oder Warenaustausch können dank des durchgängigen Informationsflusses rasch und kundenorientiert erledigt werden. Voraussetzung dafür ist eine Analyse der damit verbundenen Prozesse und Entscheidungswege, um diese anschliessend im ERP-System abbilden zu können. 

#7 So gehen Sie am besten vor 

Als erstes sollten Sie sich einen genauen Überblick über die Logistikabläufe verschaffen. Befragen Sie die Verantwortlichen im Lager und Einkauf, aber auch in allen anderen Unternehmensbereichen zu den Arbeitsabläufen. Bringen Sie auch allfällige Schwachstellen oder Fehlerquellen zur Sprache. Wenn Sie über ausreichend genaue Kenntnisse der Prozesse verfügen, können Sie diese in das ERP-System und die damit verbundenen Geräte (Barcode-Drucker, Scanner usw.) übertragen. Schulen Sie die Mitarbeitenden und bieten Sie Ihnen gerade am Anfang jederzeit Unterstützung. Und sollte doch noch dann und wann ein Stück Papier auftauchen, suchen und beseitigen Sie konsequent die Ursache dafür. 

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David Lauchenauer
Über den Autor:
David Lauchenauer
David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.