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Ihre Daten überall dabei: Mobile Anforderungen an moderne ERP Systeme

[fa icon="calendar"] 28.04.15 18:44 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

ERP-Software mobile cloud

Mobilität ist einer der wesentlichen IT-Trends unserer Zeit. Die rasante Verbreitung von mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets sowie die rasant steigende Verfügbarkeit mobiler Internet-Verbindungen verändern unser Handeln und Wirtschaften nachhaltig. Und dabei stehen wir gerade erst am Anfang dieser Entwicklung, die sich mehr und mehr für Business-Software in KMUs durchsetzen wird.  In diesem Beitrag erfahren Sie daher, welche Auswirkungen die Einführung moderner, mobiler ERP-Systeme auf die Steuerung von Unternehmen entfaltet und warum mobile Datenverfügbarkeit eine relevante Anforderung in der Planung eines ERP-Projektes darstellt.  

Aktuelle Informationen zu jeder Zeit, an jedem Ort

Mobilität geht in KMUs mit der Digitalisierung aller wesentlichen Geschäftsprozesse einher. Papiergebundene Informationen werden Schritt für Schritt elektronisch bereitgestellt, indem sie in eine moderne ERP-Software überführt werden. Der grosse Vorteil des Papiers, die einfache Mitnahme an verschiedene Orte, wird durch die Einführung eines mobilen und ortsunabhängigen Zugriffs auf alle relevanten Daten abgelöst. Das mobile Endgerät ersetzt dabei das ausgediente Papier und bietet einen entscheidenden Vorteil: Alle Informationen stehen in Echtzeit an jedem beliebigen Ort zur Verfügung und können auch verändert werden, während die Benutzung von Papierdokumenten noch zu einer deutlich verzögerten Erfassung der Daten in die IT-Systeme eines Unternehmens führte. Durch eine nahtlose Synchronisation können so auch beispielsweise direkt beim Kunden erstellte Aufträge ohne Zeitverlust in die Zentrale übertragen und entsprechende Ressourcen direkt zugeteilt werden.

Die Grundlage für eine mobile ERP-Software bildet eine entsprechend aufwendige Server-Infrastruktur, die mit grossem Wartungs- und Kostenaufwand betrieben werden muss. Insbesondere KMUs überlassen daher in der Regel das kostenintensive Hosting der Anwendung in einem Rechenzentrum einem spezialisierten Cloud ERP-Anbieter und greifen auf ein Software-as-a-Service (SaaS) Produkt zurück. Hier sind der hochverfügbare Betrieb, ein unkomplizierter mobiler Zugriff und eine sichere Datenspeicherung durch den Betreiber stets zu gewährleisten. Damit die sensiblen Unternehmens-Daten garantiert nicht in falsche Hände geraten, sollte der Anbieter unbedingt auf die Infrastruktur von spezialisierten Schweizer Rechenzentren wie denen der Swisscom vertrauen. Die Datensicherheit und -verfügbarkeit sind daher relevante Anforderungen bei der Umsetzung einer mobilen ERP-Strategie. Dass dies jedoch häufig in Unternehmen anfangs unterschätzt wird, zeigt die Studie zur Anwenderzufriedenheit der Computerwoche deutlich, wo insbesondere im mobilen Bereich noch oft Unzufriedenheit herrscht, da der Faktor in der einstigen ERP-Projektplanung eine untergeordnete Rolle spielte.

Mobile Produktionsplanung und –steuerung

Die Vorteile einer mobilen ERP-Lösung werden bereits in der Kernfunktion der Anwendung deutlich: Zur Koordination des Fertigungsprozesses stehen alle Informationen in Echtzeit ortsunabhängig zur Verfügung. Aufträge, Fristen und die Verfügbarkeit von Ressourcen sind so exakt aufeinander abstimmbar. Verschiedene Rollen ermöglichen jedem Prozessbeteiligten die geeigneten Massnahmen: Die Geschäftsleitung kann jederzeit aktuelle kaufmännische Informationen abrufen und mobil Freigaben erteilen, Disponenten und Arbeitsvorbereiter stellen die Weichen für die Produktion und die Fertigungsmitarbeiter erhalten alle Informationen, die zur Durchführung des jeweiligen Arbeitsschrittes benötigt werden.  

Mobile Lagerverwaltung

Auch in der Koordination von Rohstoffen, Materialien, Handelswaren und Eigenprodukten zeigen sich die signifikanten Vorteile mobiler ERP-Systeme. Im Lager wird traditionell stark papiergebunden gearbeitet: Lieferscheine und Entnahmescheine führen dabei zu hohen Kosten auf der einen Seite und zu zeitlich verzögerten Beständen auf der anderen Seite. Das papierlose Büro ermöglicht in der Lagerverwaltung die jederzeitige Übersicht aller Posten in Echtzeit und die deutliche Senkung von Papier-, Druck- und Bearbeitungskosten.

Mobile Buchhaltung

Die Digitalisierung der Buchhaltung bietet über mögliche Kosteneinsparungen hinaus viele weitere Vorteile für Mitarbeiter und die Geschäftsleitung. Aussendienstmitarbeiter profitieren von einfachen Reisekostenabrechnungen noch während des Aufenthalts, die gesamte Belegschaft nutzt die einfache und mobile Urlaubsverwaltung mit automatischem Abgleich der benötigten Personalressourcen und verfügbaren Vertretern. Für die Leitungsebene spielt der mobile Zugriff auf die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und die Ertragslage zu jeder Zeit eine grosse Rolle. Auch andere Reports lassen sich unkompliziert erstellen, einsehen und in den Entscheidungsfindungs-Prozess einbinden. Mit einem modernen ERP-System und einem mobilen Buchhaltungs-Modul kann das gesamte Unternehmen also zu jeder Zeit an jedem Ort im Blick behalten werden – auch auf Dienstreisen oder im Urlaub. 

Mobiles Customer Relationship Management (mobile CRM)

Der umfassende und mobile Zugriff auf Informationen wirkt sich auch auf den Vertrieb und den Kundenservice aus. Insbesondere Aussendienstmitarbeitern wird die Arbeit deutlich erleichtert: Vertriebsmitarbeiter können sich unterwegs umfangreich auf den nächsten Termin vorbereiten und die Dokumentation der bisherigen Gespräche oder die Erstellung eines Angebots von jedem beliebigen Ort vornehmen - ohne Einbussen in der Informationsqualität. Service-Mitarbeiter erhalten exakte Informationen über ihren Auftrag und können die Arbeit gleich vor Ort abnehmen sowie digital vom Kunden bestätigen lassen.

Im Zuge der technologischen Revolution stehen insbesondere KMUs vor der Herausforderung, stets auf veränderte Marktbedingungen zeitnah zu reagieren und Entscheidungen unabhängig vom Ort oder der Uhrzeit zu treffen. Eine entsprechende mobile Strategie ist daher bereits in vielen Unternehmen Usus geworden und soll Wettbewerbsvorteile nachhaltig sichern. Damit dies realisiert werden kann, sollte das Unternehmen auf ein sicheres und vollständiges ERP setzen, welches die mobilen Möglichkeiten ausschöpft sowie aktiv weiterentwickelt. Durch den Einsatz eines kompletten ERPs ist ausserdem gewährleistet, dass alle Unternehmensprozesse auch mobil Hand in Hand arbeiten und ein konsistenter Datensatz alle Informationen offeriert. Empfehlenswert ist hierbei auf die Lösung eines Cloud ERPs als SaaS zu setzen, da entsprechende Infrastrukturen nicht erst kostenintensiv geschaffen werden müssen, sondern zeitnah die Benutzung begonnen werden kann.

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Kategorien: SaaS, Smartphone, Administration, Cloud, ERP, WebApp

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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