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Homeoffice-Integration leicht gemacht

11.11.20 08:00 / von myfactory Software Schweiz AG

myfactory Software Schweiz AG

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Das Homeoffice ist kein neuer Trend. In den letzten Jahren haben viele Unternehmen in der Schweiz das Arbeiten von zu Hause entweder in Pilotphasen erprobt, als Regelung fest in den Arbeitsalltag integriert oder sogar gänzlich auf ein Remote-Arbeiten umgestellt. Angefeuert wurden diese Bestrebungen durch die Anstellung von Millennials und der Generation Y, die nach einer besseren Work-Life-Balance forderten und diese häufig sogar wichtiger als monetäre Anreize betrachteten. In der Folge avancierte eine effiziente Homeoffice-Integration zu einem Vorteil im „War of Talents“ um die besten Talente zur Besetzung von vakanten Positionen. Das Jahr 2020 und die andauernde Krisensituation zeigt aber deutlich, dass eine effektive Homeoffice-Integration darüber hinaus massgeblich entscheidend für die Resilienz, also die Widerstandsfähigkeit von Geschäftsmodellen, in den Unternehmen ist. Worauf es bei der Homeoffice-Integration wirklich ankommt und wie das Arbeiten von zu Hause in bestehende Arbeitsabläufe eingebunden werden kann, zeigt der folgende Beitrag. 

Home-Office: Herausforderung und Chance für New Work 

Während flexible Regelungen zum Tätigkeitsort bei Startups und in Konzernen durchaus etabliert sind, waren es bisher vor allem mittelständische Betriebe, die auf Homeoffice verzichteten. In der aktuellen Krisensituation wird das Arbeiten von zu Hause zunehmend alternativlos. In der Folge sehen sich Entscheider mit der Herausforderung konfrontiert, wie Mitarbeiter von zu Hause aus zusammenarbeiten und in die bestehenden Büro-Strukturen integriert werden können. Hierbei gilt es neben der Produktivität ebenso sicherzustellen, dass die Qualität der Arbeiten und die Datensicherheit nicht unter dem neuen Erfüllungsort leiden. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die unterschiedlichen Mitarbeiter auf einem vergleichbaren Level miteinander zusammenarbeiten, als wenn sie gemeinsam im Büro wären. Zuletzt gilt es darum Sorge zu tragen, dass die Hard- und Software geeignet ist, um das Homeoffice wirklich effektiv zu integrieren. Gelingt die Integration der Mitarbeiter im Homeoffice aber in die bestehenden Unternehmensstrukturen, so haben die letzten Monate in zahlreichen Beispielen gezeigt, dass dies durchaus die Effizienz im Betrieb und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern kann. Darüber hinaus ergeben sich Einsparpotenziale bei der Vorhaltung von Büroflächen und allem, was damit einhergeht. Entscheider in mittelständischen Betrieben sollten daher das Homeoffice als Chance für die Etablierung von New-Work-Ansätzen betrachten und basierend auf diesen Erfahrungen die bestehenden Unternehmensprozesse neu bewerten. 

Implementierung von Homeoffice in der Praxis 

Geht es um die technische Implementierung von Homeoffice in der Praxis, vor allem in einer Krisensituation, müssen in kürzester Zeit zahlreiche Aspekte geregelt werden. Dazu zählen an erster Stelle reine Formalitäten, z.B. hinsichtlich einer Anpassung der Arbeitsverträge zum Erfüllungsort und Aufnahme einer Homeoffice-Regelung als Ergänzung, falls diese nicht bereits Bestandteil ist. Darüber hinaus stellen Entscheider eine ganze Reihe an individuellen Anforderungen an die Homeoffice-Regelung, die zum Teil technischer Natur sind und darüber hinaus die Unternehmensprozesse betreffen. Diese werden im Folgenden näher betrachtet: 

  • Zugriff auf Unternehmensinformationen: Ein Mitarbeiter aus dem Homeoffice benötigt denselben Zugriff auf Unternehmensinformationen und Anwendungen wie aus dem Büro hinaus. Während grosse Konzerne hierfür auf kostspielige Virtualisierungssoftware setzen, benötigen KMU pragmatische und mobile Business-Lösungen. Konkret muss hierfür sichergestellt sein, dass zentrale Business-Anwendungen wie CRM und ERP auch von zu Hause aus zugänglich sind – und das ohne zusätzliche Hardware für die Mitarbeiter anschaffen zu müssen. 
  • Zugriffs- und Rechtemanagement: Ein ortsunabhängiger Zugriff auf Unternehmensinformationen darf kein bestehendes Rechtemanagement untergraben. Darüber hinaus dürfen nur die Mitarbeiter Zugriff auf Informationen erhalten, die sie auch im Büroalltag hätten. Es benötigt also ein dediziertes Zugriffs- und Rechtemanagement, damit nach wie vor sichergestellt werden kann, dass sensible Informationen nur an die Personen gehen, die diese benötigen.  
  • Einhaltung Datenschutz: Befeuert durch die DSGVO im europäischen Wirtschaftsraum und zahlreichen Datenskandalen grosser IT-Unternehmen, ist das Thema Datenschutz inzwischen in vielen Unternehmen zur Chefsache befördert worden. Auch im Homeoffice muss sichergestellt sein, dass alle Informationen sowohl gegen Zerstörung bzw. Verlust (Datensicherheit) als auch vor Zugriff unbefugter Dritter (Datenschutz) gesichert sind.  
  • Kontrolle über Unternehmensinformationen und Dokumente: Auch aus der Ferne gilt es die Kontrolle über die Unternehmensinformationen zu behalten. Für die Nutzung im Homeoffice bedeutet dies, dass der Zugriff auf alle relevanten Unternehmensinformationen, Daten und Dokumente ebenso möglich sein muss wie aus dem Büro hinaus. 
  • Echtzeit-Überblick über alle Prozesse: Entscheider benötigen fundierte Informationenum datengestützte Entscheidungen treffen zu können. Hierfür muss auch aus dem Homeoffice sichergestellt sein, dass alle Informationen zentral zusammenlaufen und ausgewertet werden können. Analog zu den übrigen Unternehmensinformationen müssen ebenfalls Auswertungen, Berichte, Reports und Dashboards mobil einsehbar sein. 
  • Unternehmensweite Zusammenarbeit: Die obigen Punkte setzen voraus, dass alle Unternehmensabteilungen nach wie vor eng zusammenarbeiten. Selbst wenn diese Zusammenarbeit aus dem Homeoffice stattfindet, gilt es, Kollaboration zu ermöglichen. Informationen aus Produktion und Lager müssen beispielsweise auf dieselbe Art und Weise zugänglich sein wie Daten aus Vertrieb oder Service. Technisch bedeutet dies, dass es eine zentrale Stelle gibt, in der alle Daten zusammenfliessen und verarbeitet werden – praktisch das IT-Rückgrat des Unternehmens. Und genau hierauf benötigen Mitarbeiter aus dem Homeoffice einfachen Zugang. 
  • Niedrige Kosten: Die Digitalisierung und die aktuelle Krisensituation erhöhen in Unternehmen den Kostendruck. Das Homeoffice sollte hierfür keine zusätzlichen Kosten verursachen, sondern auf einer bestehenden IT-Infrastruktur-Lösung aufbauen. Diese muss möglichst skalierbar, mobil und zukunftssicher sein. Müssen Investitionen getätigt werden, weil von ausserhalb des Unternehmens nicht auf Unternehmensinformationen zugegriffen werden kann, sollte keine Kapitalbindung und ein möglichst geringer Total Cost of Ownership (TCO) entstehen.  
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Cloud ERP vereinfacht das Homeoffice 

Werden die vorherigen Punkte zusammengenommen, bietet ein ganzheitliches Cloud ERP einen pragmatischen Lösungsansatz. Die IT-Anwendung verbindet typische Unternehmens-Anwendungen zum Vertrieb (CRM), Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft (ERP), Produktion (PPS) und E-Commerce in einer Anwendung. Aufgrund der gemeinsamen Datenbasis laufen alle Informationen im Cloud ERP zentral zusammen und können ganzheitlich ausgewertet werden. Da ein Cloud ERP nativ für das Internet entwickelt wurde, lässt sich der Zugriff ohne VPN browserbasiert realisieren, sodass es eine gute Nutzer-Erfahrung gibt und weniger technische Kompetenz notwendig ist. Es genügt ein internetfähiges Endgerät wie Laptop, Tablet oder Smartphone, um Zugriff zu erhalten. Die Datensicherheit wird dadurch nicht beeinträchtigt, da alle Informationen in hochverfügbaren, geo-redundanten Rechenzentren betrieben werden. Damit ein Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten kann, werden also nur die eigenen Zugangsdaten sowie ein Internetbrowser benötigt und es können sofort dieselben Informationen abgefragt werden wie aus dem Büro hinaus. Cloud ERP kann darüber hinaus als Dienstleistung bezogen werden, sodass der ERP-Anbieter für Datenschutz, Wartung, Hochverfügbarkeit, Backups, Updates usw. – kurzum, den gesamten Betrieb – zuständig ist. Für das Unternehmen entsteht hierbei keine Kapitalbindung, die Dienstleistung kann vollständig mit einer monatlichen Abo-Pauschale erstanden werden. In der Folge vereinfacht Cloud ERP nicht nur das Homeoffice. Durch eine moderne, cloudbasierte IT-Infrastruktur kann diese zum Enabler für New-Work-Konzepte und einer effizienteren Arbeitsweise avancieren. 

Kategorien: myfactory Software Schweiz AG, Cloud, ERP, KMU, Digitalisierung, Geschäftsprozesse, Homeoffice

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