Häufige Fragen zur Implementierung der QR-Rechnung

Am 30. Juni 2020 wurde die QR-Rechnung zur Harmonisierung im Schweizer Zahlungsverkehr erfolgreich eingeführt. Mit dieser Massnahme sollte der digitalen Transformation hinsichtlich der Zahlungsabwicklungen Rechnung getragen werden. Denn die QR-Rechnung wird die medienbruchfreie, digitale Verarbeitung von Zahlungen deutlich verbessern. Die Implementierung der QR-Rechnungen mit Swiss QR Code stellt dabei vor allem KMU aber immer wieder vor einigen Fragen. Dieser Artikel hat es sich daher zur Aufgabe gemacht, die häufigsten Fragen rund um die Einführung der QR-Rechnung in der Schweiz zu beantworten.

Was ist die QR-Rechnung eigentlich genau?

Unter der QR-Rechnung wird eine typische Rechnung verstanden, die zusätzlich einen Empfangsschein und einen Zahlteil beinhaltet. Diese müssen zwingend im unteren Bereich der Rechnung inkludiert oder als Beigabe versandt werden. Im Zahlteil der QR-Rechnung sind neben Informationen zum Betrag, der Währung, des Zahlungsempfängers, des Rechnungsempfängers sowie weiterer Informationen der prägnante Swiss QR Code abgebildet. Die QR-Rechnung ist demnach mit einem Einzahlungsschein vergleichbar, sie ersetzt die roten und orangen Einzahlungsscheine zukünftig. Das bisherige Verfahren mit der ESR-Referenz wird weiterhin unterstützt. Die QR-Rechnung erfüllt den ISO-20022 Standard, dem sich immer mehr Zahlungssysteme weltweit anschliessen.

Wie funktioniert die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung kann analog zu heutigen Forderungen digital im PDF-Format oder ausgedruckt verschickt werden. Bei der Erstellung einer QR-Rechnung werden die im Zahlungsteil abgedruckten Informationen ebenfalls in Form des Swiss QR Codes dargestellt. Der Empfänger solch einer Forderung kann die Informationen im QR-Code digital auslesen, verarbeiten und muss die Zahlung nur noch in seinem E-/M-Banking-System freigeben. Es entfällt also das fehleranfällige und langatmige Eintippen der Zahlungsinformationen. So werden automatische, medienbruchfreie Rechnungsverarbeitungen im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen ermöglicht. Und auch der Privatanwender profitiert von einer Arbeits- und Zeitersparnis.

Ab wann gilt die QR-Rechnung?

Am Stichtag 30. Juni 2020 begann die Markteinführung der QR-Rechnung in der Schweiz. Ab diesem Zeitpunkt können die Forderungen mit QR-Code erstmalig versandt werden. Unternehmen und Privatpersonen müssen also ab diesem Stichtag QR-Rechnungen verarbeiten können.

Wie kann eine QR-Rechnung erstellt werden?

Bei der Fakturierung mit Swiss QR Code kann dieser über Ihre Software zur Rechnungsstellung, zum Beispiel über Ihr ERP-System, erzeugt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die ISO-20022 Umstellung im Unternehmen durchgeführt wurde. Die benötigte IT-Infrastruktur zur Verarbeitung der Zahlteile sollte in Form eines Updates Ihrer Software bereitgestellt werden. Hat Ihr Anbieter von Buchhaltungs- bzw. ERP-Software Ihnen noch kein Update zur Unterstützung von Swiss QR Codes zur Verfügung gestellt, sollten Sie ihn auf die Entwicklungen aufmerksam machen. Es ist empfehlenswert hier auf einen auf die Schweiz spezialisierten Software-Anbieter zu setzen. Bei cloudbasierter Business Software sollte das Update entsprechend automatisiert eingespielt werden. Betreiben Sie Ihre Anwendung selbst, müssen Sie über einen laufenden Service-Vertrag bzw. Carepack verfügen. Übergangsweise lassen sich webbasierte QR-Code-Generatoren nutzen, die aber mit erheblichem Aufwand und Systembrüchen einhergehen. Kommt zur Fakturierung eine eigene Softwarelösung zum Einsatz, muss diese entsprechend weiterentwickelt werden. Verschiedene Open Source Projekte und code libraries unterstützen bei diesem Schritt, entsprechende Gefahren hinsichtlich unbekannter Code-Teile, die Schadsoftware beinhalten könnten, sollten aber nicht ausser Acht gelassen werden.

Wo finde ich Unterstützung zur Implementierung der QR-Rechnung?

Die QR-Rechnungen wurden von SIX als Guidelines entwickelt und eingeführt. Dementsprechend bietet das Portal paymentstandards.ch entsprechende Hilfestellungen rund um die Implementierung der QR-Rechnungen. Vor allem die Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung sowie die Einführungsdrehbücher zur QR-Rechnung bieten eine umfassende Unterstützung. Darüber hinaus können zahlreiche Beispieldateien heruntergeladen werden.

Wie ist der Swiss QR Code aufgebaut?

Der Swiss QR Code basiert auf den ISO-18004 Standard. Er ermöglicht die Auslösung von Zahlungen beim E-/M-Banking sowie am Postschalter. In den einzelnen Modulen des QR-Codes, also den weissen und schwarzen Punkten, sind alle relevanten Zahlungsinformation kodiert. Diese müssen aus dem „Latin Character Set“ stammen und via UTF-8 kodiert werden. Dabei gibt es bestimmte weitere Einschränkungen, z.B. setzt die IBAN alphanumerische Werte sowie eine gewisse Feldlänge voraus. Mit dem Swiss QR Code lassen sich nur spezifische Datenstrukturen abbilden, die exakt definiert sind. Der Swiss QR Code unterliegt dabei detaillierten Gestaltungsvorgaben, allen voran ist dieser durch das Schweizer Kreuz im Zentrum gekennzeichnet.

Wie kann das Schweizer Kreuz in den Swiss QR Code integriert werden?

Glücklicherweise wird das Schweizer Kreuz durch die Software-Anbieter automatisch in den QR-Code integriert. Wer eine Implementierung selbständig umsetzen möchte, kann das Kreuz als Bilddatei durch mittige Überlagerung auf dem QR-Code – unter Beachtung aller Grössenverhältnisse – platzieren.

Was ist eine QR-Referenz & QR-IBAN?

Unter der QR-Referenz wird eine 27-stellige Zahlenfolge zur Identifikation des Zahlungsempfängers verstanden, die in Kombination mit einer QR-IBAN die heutigen orangen Einzahlungsscheine ersetzt. Die QR-Referenz entspricht also der bisherigen ESR-Referenz, die weiterhin genutzt werden kann. Die QR-IBAN ist ein neues Format, welches nur in Kombination mit der QR-Referenz eingesetzt werden darf.

Welche Gestaltungsvorgaben zur QR-Rechnung müssen eingehalten werden?

Es gilt zahlreiche Gestaltungsvorgaben hinsichtlich Zahlteil, Swiss QR Code und Empfangsschein zu beachten. Diese können den Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung entnommen werden und decken Abstände, Schriftarten und -grössen sowie Anordnung und Positionierung ab.

Was ist bei QR-Rechnungen im PDF-Format zu beachten?

Im PDF-Format werden QR-Rechnungen primär im E-/M-Banking eingesetzt und sind dementsprechend auch nur für diesen Bereich geeignet. Wenn PDF-Rechnungen ausgedruckt werden sollen, benötigt es die entsprechenden Schnittmarken für den Zahlungsteil und Empfangsschein. Diese müssen durch ein Scherensymbol oder via Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» oberhalb der Linie (ausserhalb des Zahlteils) gekennzeichnet werden.

Benötigt die ausgedruckte QR-Rechnung eine Perforation?

Analog zur vorherigen Frage ist eine Perforation auf gedruckten QR-Rechnungen zwingend notwendig. Für elektronisch übermittelte Forderungen können Schnittmarken gekennzeichnet werden. Es empfiehlt sich hier mit Ihrem Papierlieferanten zu sprechen, um vorbereitetes Papier mit Perforation zu bestellen.

Können weiterhin Rechnungen mit roten und orangen Einzahlungsscheinen bezahlt werden?

Für einen noch nicht final bestimmten Übergangszeitraum, voraussichtlich bis Ende 2021, können weiterhin rote und orange Einzahlungsscheine genutzt werden. Die QR-Rechnung wird diese Einzahlungsscheine aber ablösen, sodass es lohnt, schnellstmöglich mit der Nutzung zu beginnen, um sich entsprechend an die neue Zahlungsabwicklung gewöhnen zu können.

Können mit der QR-Rechnungen Zahlungen ins Ausland abgewickelt werden?

Möchten Sie aus der Schweiz eine Transaktion an einen ausländischen Zahlungsempfänger versenden, benötigt dieser zwingend eine Bankverbindung in Liechtenstein oder der Schweiz. Vor allem wenn eine entsprechende Dependance in den jeweiligen Ländern existiert, ist dies oftmals der Fall. Soll hingegen eine QR-Rechnung aus dem Ausland in die Schweiz beglichen werden, muss das ausländische Bankinstitut die QR-Rechnungen entsprechend unterstützen. Dies ist beim jeweiligen Zahlungsinstitut in Erfahrung zu bringen.

Wie kann eine QR-Rechnung bezahlt werden?

Um eine QR-Rechnung zu bezahlen, muss der Swiss QR Code gescannt werden, zum Beispiel mit einem Smartphone. Die gescannte Forderung kann anschliessend im E-/M-Banking direkt freigegeben werden, das fehleranfällige und aufwändige Eintippen der Zahlungsinformationen entfällt. Unternehmen können darüber hinaus mit einer entsprechend QR-Code-fähigen ERP-Software einkommende Rechnungen automatisch einlesen und anschliessend zur Zahlung freigeben.