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Flex-Office-Modelle in der Anwendung

[fa icon="calendar"] 31.05.17 09:59 / von Christian Bühlmann

Christian Bühlmann

Flex-Office Modelle in der Anwendung

Es ist bereits nach 9 Uhr, als Anna in der Firma eintrifft. Das Projektmeeting gestern Abend für das neue Webkonzept wollte kein Ende nehmen. Man diskutierte, lachte, entwickelte Ideen – kurz, das ganze Team war kreativ aufgeladen. Heute Morgen nehmen es alle etwas ruhiger. Erst nach und nach trudeln Annas Arbeitskollegen ein. So hat sie Gelegenheit, ihren Lieblings-Arbeitsplatz zu ergattern. Seitdem das Unternehmen auf das Flex-Office-Modell umgestellt hat, ist es vorbei mit fixen Büros oder persönlich dekorierten Schreibtischen. Jede und jeder schnappt sich einen Rollcontainer und verzieht sich dorthin, wo es Platz hat.

Aufstand der Millenials

Anna und ihr Team arbeiten gerne – behaupten sie jedenfalls. Karriere und Hierarchien sind ihnen ein Graus. Stattdessen versuchen sie, ihrer Arbeit möglichst viel Sinn zu geben. Freiheit und Selbstbestimmung sind dabei ganz wichtig. Vielleicht funktionieren sie als Team deshalb so gut, weil alle der Generation Y – den Millenials – angehören. Das zeigt sich nicht nur bei der Arbeit, sondern auch im Umgang mit Ressourcen, mit den Erwartungen an ein erfülltes Leben, ganz besonders aber auch mit dem Begriff «Besitz». Aufgewachsen im digitalen Zeitalter ist diese Generation geprägt von Wandel, Vergänglichkeit und Fortschritt. Das Internet ist dabei eine treibende Kraft und gleichzeitig Sinnbild für globale, sich laufend verändernde Strukturen. Etwas zu besitzen, lohnt sich kaum noch, denn morgen sieht die Welt schon anders aus.

Die Zukunft ist volatil

Von Flexibilität ist auch die Arbeitsform der (sehr nahen) Zukunft geprägt. In manchen Unternehmen ist sie bereits Realität und hat die herkömmlichen Büros verdrängt. Dabei beschränkt sich der Wandel in der Arbeitswelt bei Weitem nicht nur auf die Einführung von Teamzonen, Ruhebereiche, Denksessel usw. Noch tiefgreifender ist die Einführung von neuen Organisations- und Führungsmodellen wie zum Beispiel von holakratischen, sich selbst organisierenden Strukturen. Allen Aspekten gemeinsam ist die Volatilität, d.h. die Veränderlichkeit und Beweglichkeit – sei dies bei Geschäftsmodellen, bei Führungsstrukturen, in Kooperationen oder schlussendlich auch bei der Nutzung von digitalen Werkzeugen. Passend zum Zeitgeist sind webbasierte Anwendungen auf dem Vormarsch. Diese ermöglichen Mobilität, Flexibilität und – last but not least – das Nutzen statt Besitzen von Anwendungen.

Digitalisierung der Arbeit

Erst die zunehmende Digitalisierung ermöglicht disruptive Organisations- und Arbeitsplatzmodelle. Ohne webfähige Arbeitsgeräte und Tools wären Anna und ihr Team nach wie vor an einen fixen Arbeitsplatz gefesselt. Heute können sie gemeinsam auf Dateien zugreifen, welche «irgendwo» auf einem Server liegen. Sie können miteinander sprechen, zusammen Präsentationen vorbereiten und sich gleichzeitig noch sehen – egal, ob zwischen ihnen fünf oder tausend Kilometer liegen. Der Möglichkeiten und Lösungen gibt es viele. Genau deshalb wird immer mehr der Ruf nach einem digitalen Lotsen laut: Der «Chief Digital Officer» lichtet den binären Dschungel, plant und realisiert Strategien für eine zunehmend virtuelle Welt.

Flex-Office – mehr Fun, mehr Speed

Auch Anna weiss, dass die Welt um sie herum in Bewegung ist. Sie selber ist Teil der Veränderungen und gestaltet diese mit. Ganz besonders gefällt ihr das neue Flex-Office. Es bietet viele Freiheiten, welche besonders bei den vielen Projekten von Vorteil ist. Die Mitarbeitenden können sich so situativ optimal zusammensetzen. Die kurzen Kommunikationswege vereinfachen die Zusammenarbeit. «Mehr Fun, mehr Speed», sagt Anna jeweils, wenn sie nach Flex-Office gefragt wird. Zum Fun gehört auch die coole Infrastruktur: dezente Farben, bequeme Sitzinseln, überschaubare Arbeitsflächen, Rückzugsmöglichkeiten, Marktplätze fürs ganze Team. So macht arbeiten Spass. Überstunden? Eigentlich egal, sagt Anna. Hauptsache, wir fühlen uns nicht als Arbeitssklaven und sehen einen Sinn in unserer Tätigkeit. Work-Life-Balance, lacht sie, war gestern. Denn Arbeit ist Teil des Lebens, und das Leben ist Teil der Arbeit.  

All you need is Internet

Privat ist Anna ein grosser Beatles-Fan. In Anlehnung an ihre Lieblingsband kreierte sie für ihr Team den Slogan: All you need is Internet. Denn so funktioniert Flex-Office am besten:

  1. Werde Teil deines Teams und beteilige dich aktiv am Geschehen.
  2. Nutze ein zentrales System für die gemeinsame Informationsgrundlage (wie immer das Ding heisst: Es muss einfach webfähig sein).
  3. Virtuell zu kommunizieren ist okay, zwischendurch braucht es aber auch «physische» Treffen.
  4. Legt Spielregeln fest betreffend Organisation, Arbeitszeiten, Kommunikation usw.
  5. Transparenz ist das A und O, wenn es um Kunden, Projekte, Aufträge, Abwesenheiten etc. geht (s. auch Punkt 2).
  6. No Transparency gegen aussen: Sorge für ausreichenden Schutz aller Daten und Informationen.
  7. Feiert gemeinsam eure Erfolge!

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Kategorien: SaaS, Allgemein, Cloud, KMU, Digitalisierung

Über den Autor

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann

Christian Bühlmann (*1964) ist seit 1989 im Bereich Business Software tätig. Während dieser Zeit hat er sich als Projekt- und Marketingleiter bei verschiedenen Softwareanbietern umfassende Kenntnisse des Schweizer IT-Markts erworben. Seit 2011 ist er als Chefredaktor eines Fachmagazins für Business Software tätig, publiziert regelmässig Beiträge über aktuelle IT-Themen und ist verantwortlich für den Bereich Publishing der Schweizer Business Software Plattform topsoft.

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