Finanzbuchhaltung im Fokus: Anforderungen an eine moderne ERP-Software
Die Software zum Enterprise Ressource Planning (ERP) gilt als zentrales Steuerungssystem im Unternehmen. Eines der Herzstücke eines ganzheitlichen ERP-Systems wiederum ist die Finanzbuchhaltung (FiBu). Neben der Kostenrechnung und Budgetierung innerhalb des Betriebs wird hier insbesondere auch der Zahlungsverkehr mit der Aussenwelt koordiniert und damit der erfolgreiche Fortbestand des Unternehmens gesichert. Dabei hat das Rechnungswesen in den vergangenen Jahrzehnten weitgehend abgeschnitten von den operativen Unternehmensbereichen, der Produktion oder des Vertriebs agiert.
Vielfach werden heutzutage noch immer Software-Anwendungen eingesetzt, die lediglich über Datenimporte mit dem Rest des Unternehmens verbunden sind. Im Zuge von Digitalisierung und Cloud Computing verändern sich allerdings die Anforderungen an ein modernes FiBu-Modul in der ERP-Anwendung gänzlich: Integration, Mobilität und Komfort stehen bei der Softwareauswahl immer häufiger im Fokus. In diesem Beitrag lesen Sie, welche Möglichkeiten aktuelle FiBu-Module eines ganzheitlichen ERP-Systems dem Anwender bieten.
Grundanforderungen auf der Basis von Schweizer Standards
Einige ERP-Anbieter scheiden für Schweizer KMU gleich zu Beginn der Sondierung aus, weil sie wesentliche Anforderungen nicht erfüllen. Eine doppelte Finanzbuchhaltung gehört zwar ebenso zum Standard wie ein konfigurierbares Mahnwesen und die Erstellung von Jahresabschlüssen, allerdings sind diese Basis-Aufgaben einer FiBu-Software häufig nicht auf den Schweizer Markt abgestimmt. Es sollte daher überprüft werden, ob bewährte Schweizer Standards eingehalten werden wie beispielsweise Mehrwertsteuer, oder Formate für den Schweizer Zahlungsverkehr mit Post und Banken.
Rechnungswesen, Produktion und Vertrieb arbeiten Hand in Hand
Moderne ERP-Lösungen arbeiten auf Basis einer gemeinsamen Datenbank. Statt Insellösungen mit verschiedenen Datenbeständen, werden die einzelnen Module direkt in die ganzheitliche Software integriert. Im Rechnungswesen bietet das Vorteile insbesondere beim Mahnwesen und der Kostenrechnung: Alle Informationen sind sowohl für die Buchhaltung als auch in den anderen Unternehmensteilen in Echtzeit verfügbar. So sieht der Vertrieb jederzeit die Informationen über das Zahlungsverhalten und die Buchhaltung erhält ohne Zeitverzug die Details der abgeschlossenen Aufträge. Umfassende Information ist für die Kostenrechnung daher eine Grundvoraussetzung, die von moderner ERP-Software zudem durch die freie Zuordnung zu Kostenträgern, Kostenstellen und Projekten unterstützt wird.
Die Software passt sich dem Benutzer an
Die Einführung einer neuen ERP-Software mit Finanzbuchhaltung erfolgt in der Regel mit der Zielsetzung die Effizienz der Bearbeitung zu steigern und Kosten in der Verwaltung zu senken. Daher steigen die Anforderungen an diese Systeme stetig. Bereits zu Beginn liegen in modernen ERP-Systemen passende Kontenpläne, Bankenlisten und Vorlagen vor, die individuell konfiguriert und angepasst werden können. Auch in der laufenden Bearbeitung passen sich aktuelle FiBu-Systeme ganz dem Benutzer und dessen Bedürfnisse an. So kann beispielsweise frei definiert werden, welche Felder in einer Eingabemaske in welcher Reihenfolge bearbeitet werden – eine grosse Erleichterung für die teilweise notwendigen manuellen Eingaben in der Buchhaltung.
Finanzbuchhaltung immer und überall
Eine Anforderung hat sich in den vergangenen Jahren bei KMU-Entscheidern etabliert: Alle Daten sollen zu jedem Zeitpunkt an jedem Ort zur Verfügung stehen. Das gilt gerade für die erfolgsrelevanten Informationen der FiBu. Über die Ansichtsmöglichkeit und mobile Freigaben hinaus ermöglichen moderne Finanzbuchhaltungs-Systeme zudem die zentrale Buchhaltung für mehrere Standorte.
Möglich wird das erst durch die fortschreitende Digitalisierung aller Geschäftsvorfälle: Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine – alle relevanten Informationen liegen mittlerweile in elektronischer Form vor und können damit über digitale Prozesse in Workflows strukturiert und nachvollziehbar bearbeitet werden. Voraussetzung für die mobile Buchhaltung ist allerdings ein sicherer, hochverfügbarer und ortsunabhängiger Zugriff auf das ERP-System. Diese Anforderung lässt sich am besten in einem Rechenzentrum anbieten – einer der wesentlichen Gründe für die steigenden Marktanteile von Software-as-a-Service (SaaS) ERP-Anwendungen aus der Cloud.
Moderne Buchhaltung: Integriert, mobil und komfortabel
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich die Möglichkeiten moderner FiBu-Systeme in den letzten Jahren so deutlich weiterentwickelt haben wie die Anforderungen der Entscheider und Benutzer selbst. Ein aktuelles FiBu-Modul arbeitet auf Basis der unternehmensweiten ERP-Datenbank, ist schnell einsatzbereit, individuell konfigurierbar und einfach zu bedienen; darüber hinaus ist es mobil und sicher erreichbar. So behalten Unternehmen auch das Finanz- und Rechnungswesen stets im Blick.