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ERP verstehen und anwenden

03.06.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Der Wunsch, Ressourcen und Informationen im Unternehmen möglichst wertschöpfend einzusetzen, hat zur Entwicklung von ERP-Software geführt. Eng damit verbunden ist das Ziel, durch die Steigerung von Effizienz, Qualität und Transparenz sämtliche Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen. Die organisatorischen, systemtechnischen und wirtschaftlichen Anforderungen sind komplex, doch der Aufwand lohnt sich. Moderne ERP-Systeme gelten heute zu Recht als Erfolgsfaktor im Unternehmen. Alles, was Sie dazu wissen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.  

Über Ausgangslage, Ziele und Nutzen 

Der wuchtige Begriff „Enterprise Resource Planning“ ist auf den ersten Blick für viele Unternehmer verwirrend. Erstens ist das eigene Unternehmen überschaubar und zweitens will man ja gar keine Ressourcen planen, sondern einfach den Lagerbestand im Griff haben und Aufträge verrechnen. Genau dafür sind ERP-Systeme (unter anderem) auch gemacht. Wer seine Geschäftsprozesse und -daten möglichst zentral und transparent verwalten und verarbeiten will, wird kaum um eine solche Lösung herumkommen. Damit verbunden ist der Mehrwert des ERP, mittels einer zentralen Gesamtlösung allfällige (digitale) Medienbrüche, redundante Datenbestände und Fehlerquellen zu vermeiden und gleichzeitig im ganzen Unternehmen mit aktuellen Informationen arbeiten zu können. 

 

Von den Anforderungen zur Auswahl 

Der Markt für ERP-Software ist äusserst heterogen. Die Vielzahl unterschiedlicher Lösung macht eine Entscheidungsfindung schwierig. Wer sich auf die Suche nach einem passenden System macht, sollte klare Vorstellungen davon haben, was sein Unternehmen heute und in Zukunft benötigt, um alle Prozesse zu unterstützen. Dazu müssen Arbeitsabläufe minutiös untersucht und als Evaluationskriterien definiert werden. Zugegeben etwas Aufwand, aber es lohnt sich auf jeden Fall, um die Anzahl Lösungen einzugrenzen und schlussendlich das optimale System zu küren. Wer unsicher ist betreffend Vorgehen, sollte sich das Wissen und die Erfahrung eines externen, unabhängigen IT-/Organisationsberaters sichern. Eine Investition, die sich durchaus bezahlt macht. 

Standardanwendung oder Branchenlösung? 

ERP-Systeme lassen sich grob in Anwendungen für Handels-, Fertigungs- und Dienstleistungsunternehmen einteilen. Die Grenzen sind allerdings fliessendEin Produktionsbetrieb mit einem E-Shop und einem Service-Bereich ist keine Seltenheit. Entsprechend breit ist in vielen Fällen der Standard-Funktionsumfang eines ERP aufgebaut. Basierend auf diesem Standard haben verschiedene Softwareanbieter spezielle Branchenlösungen entwickelt, z.B. für Energieversorger, Immobilienfirmen, Pflegeinstitutionen usw. Eine gute Orientierungshilfe bieten Referenzkunden der jeweiligen Software (ggf. auf Anfrage beim Softwareanbieter). So sieht man rasch, welche ähnliche Unternehmen mit welcher Lösung arbeiten und welche Erfahrungen bisher gemacht wurden.   

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Einführung und Betrieb 

Nach der Analyse von Ist- und Soll-Anforderungen, der entsprechenden Evaluation möglicher Lösungen und der Wahl eines passenden Systemswerden die konkreten Detailspezifikationen des Software festgelegt. Dies passiert in der Regel anhand von Workshops durch den Systemanbieter auf der Basis einer bewährten Projektmethodik (übrigens, ebenfalls ein wichtiges Kriterium bei der Anbieterevaluation). Je nach Betriebsmodell des Systems – lokal installiert (on Premise) oder Cloud-Service – wird die Software anschliessend bereitgestellt. Ein Cloud-ERP bietet den Vorteil einer sofortigen Verfügbarkeit und reduziert die Kosten für Installation, HardwareServersoftware usw. Unabhängig vom Betriebsmodell wird das eingerichtete System vor dem Go-live getestet und angepasst, bevor es anschliessend produktiv genutzt wird. 

 

Wartung, Updates, Ausbau 

Ein grosser Unterschied zwischen On-Premise-Lösungen und cloudbasierter Business-Software zeigt sich im Unterhalt. Dieser entfällt bei einem Cloud-ERP komplett; auch Updates (z.B. Funktionserweiterungen) werden direkt eingespielt. Das reduziert die Wartungskosten inklusive Sicherheitsvorkehrungen wie Backups oder Datensicherheit deutlichDer gesamte Betrieb des ERP-Systems wird an den Cloud-Anbieter delegiert. Gerade für kleine Unternehmen ist das vorteilhaft, kann auf diese Weise doch der Bedarf an internen IT-Fachkräften auf ein Minimum reduziert werden. Die Investition in ein ERP-System kann man mit dem Bau eines Hauses vergleichen. Sobald dieses bezugsbereit ist, kann man darin wohnen und fertig. In den meisten Fällen taucht aber der Wunsch auf, den Komfort nachträglich mit einem Pool oder einem Wintergarten zu steigern. Auch der Wert des ERP lässt sich erhöhen, z.B. mit dem Ausbau um Zusatzfunktionen, durch gezielte individuelle Anpassungen oder ganz einfach durch eine intensivere Nutzung der bestehenden Möglichkeiten. 

 

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, Business Intelligence, digitale Transformation

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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