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ERP-System: Bedeutung für den Unternehmenserfolg

24.02.21 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Ein System für das Enterprise Resource Planning, oder kurz ERP,  ist verantwortlich für den Ablauf aller relevanten Geschäftsprozesse im Betrieb. Mit der Fokussierung auf Unternehmensbereiche wie Einkauf, Vertrieb, Produktion, Asset-Management sowie Finanz- und Rechnungswesen ist die Bedeutung eines ERP-Systems zentral für den Erfolg der Unternehmung. Als Warenwirtschaftssystem verkannt, fristet das ERP dabei aber noch immer ein softwaregestütztes Schattendasein in vielen Betrieben. Dabei ist es ein Must-have für den Erfolg von produzierenden Unternehmen, aber auch Dienstleister und Händler profitieren massgeblich von dem Software-Werkzeug. Die wahre ERP-System-Bedeutung und welche Rolle die Anwendung in der Digitalisierung von Unternehmen in der Schweiz spielt, zeigt der folgende Artikel auf. 

Die Reichweite von ERP-Systemen: Bedeutung für alle Fachabteilungen 

Die ERP-Software unterstützt entlang der gesamten Wertschöpfungskette im Betrieb. Neben den zentralen Unternehmensbereichen verfügen moderne, modulare ERP-Systeme darüber hinaus über zusätzliche Anwendungen für weitere zentrale Funktionen. Dazu zählt zum Beispiel die Verwaltung der Human Resources, die Produktionsplanung, die Verwaltung der Customer Journey im CRM oder zahlreiche E-Commerce-Applikationen. So lässt sich kaum eine Fachabteilung identifizieren, für die das ERP-System keine Bedeutung besitzt. In der Folge verändert sich der Stellenwert des ERP-Systems weg von der Warenwirtschaftssoftware und hin zum IT-Rückgrat der gesamten Unternehmung. Ganzheitliche ERP-Systeme, die weitere Unternehmensanwendungen wie CRM oder PPS modulbasiert integrieren, unterstützen damit diesen Trend massgeblich. Der All-in-One-Ansatz verdrängt zunehmend die Idee mit Best-of-Breed-Anwendungen, die zum Beispiel für Anwendungsfälle wie CRM eine grosse Nutzungstiefe bieten, eine heterogene IT-Infrastruktur aufzubauen und die unterschiedlichen Applikationen über Schnittstellen zu verbinden. Stattdessen wird mit einem IT-System gearbeitet, welches eine gemeinsame Datenbasis für die unterschiedlichen Anwendungsbereiche bereitstellt. So lassen sich bereichsübergreifende Prozessverbesserungen in den Geschäftsvorfällen erzielen, Abläufe automatisieren und Ressourcen möglichst effizient einsetzen. 

Die Bedeutung von ERP für die Digitalisierung 

Die Digitalisierung des Unternehmens ohne eine moderne ERP-Lösung ist praktisch nicht möglich. Es gilt mit Köpfchen bestehende analoge Geschäftsprozesse in digitale Geschäftsvorfälle zu überführen. Frei nach dem EVA-Grundprinzip der Datenverarbeitung (also Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe) muss sichergestellt werden, dass die notwendigen Informationen ins ERP fliessen, dort sinnvoll verarbeitet und die ausgewerteten Daten für die Findung von Unternehmensentscheidungen zurate gezogen werden können. Dabei geht es nicht um das Digitalisieren um jeden Preis. Stattdessen sollten analoge Prozesse wertneutral aufgenommen, analysiert und basierend darauf neu gedacht werden. Einen bestehenden, händischen Prozess zur Erfassung von Wareneingängen via Papier im Lager durch das händische Scannen via Handheld zu digitalisieren, wäre zwar ein erster Schritt, würde aber nicht das maximale Potenzial ausschöpfen. Würden Waren entsprechend beim Wareneingang automatisch via Barcode-/RFID-Chip gescannt und die Lagerhaltung im ERP aktualisiert werden, so wird ein deutlich grösserer Zeitvorteil erzielt. Mit diesem Ansatz lassen sich bestehende Geschäftsprozesse identifizieren, die sinnvoll möglichst vollständig digitalisiert werden können. Technisch setzt dies allerdings voraus, dass die Daten, zum Beispiel über Schnittstellen (API), auch wirklich in das ERP fliessen und dort verarbeitet werden können. Muss dann noch sichergestellt werden, dass nicht nur die korrekten Daten ins ERP fliessen, sondern diese darüber hinaus auch noch über weitere Schnittstellen in Dritt-Systeme transportiert werden, so ist dies oftmals nur mit grossen Aufwänden und Einbussen realisierbar. Daher wächst die Bedeutung von ganzheitlicher ERP-Software kontinuierlich. Denn Geschäftsvorfälle verbinden immer häufiger analoge und digitale Elemente, z.B. bei der Produktion von Gütern aus einem Onlineshop oder bei der flexiblen Beschaffung hinsichtlich der Vertriebsaktivitäten aus dem CRM.  

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Technologietreiber Cloud erhöht die Bedeutung von ERP 

Die Cloud ist inzwischen allgegenwärtig in der IT und hat sich als relevante Bereitstellungsplattform für Unternehmenssoftware etabliertDas Hosting und der Cloud-Betrieb von Business Software besitzt zahlreiche Vorteile gegenüber einer On-Premise-Lösung, sodass vor allem KMU immer häufiger im Zuge der Digitalisierung auf eine cloudbasierte ERP-Lösung upgraden. Doch die Migration in die Cloud reicht nicht zur Digitalisierung aus. Es benötigt auch den klaren Willen der Geschäftsführung und aller Beteiligten, dass die Vorteile aus dem cloudbasierten Betrieb auch genutzt werden. Beispielsweise ermöglicht ein Cloud ERP die unkomplizierte Einführung von Homeoffice bzw. Mobile-Business-Ansätzen. Doch ob und inwieweit die unternehmerischen Prozesse diese Möglichkeiten aufgreifen und abbilden, liegt in der Unternehmensstrategie definiertDass ein sicherer webbasierter Zugang zum ERP-System durchaus ausreichend ist, zeigt beispielsweise eine Cloud ERP Demoversion eindrucksvoll, sodass ein potenzielles Hemmnis beim Mobile Business von Beginn an ausgemerzt werden kann. Werden entsprechende Möglichkeiten jedoch konsequent genutzt, avanciert die Cloud zum Technologietreiber. Das Cloud ERP erhält somit die Bedeutung einer Digitalisierungsplattform für das ganze Unternehmen.  

Fazit: keine digitale Transformation ohne die ERP-Software 

Die genannten Aspekte zeigen eindrucksvoll, dass die ERP-Software unterschiedliche Bedeutungen im Betrieb einnehmen kann. Von der reinen Warenwirtschaftslösung bis zum IT-Rückgrat; vom Aufbruch in die digitale Transformation bis hin zur vollständigen Digitalisierungsplattform erfüllt das ERP-System die Anforderungen, die an die smarte Business Software gestellt werden. Am Ende obliegt es aber jedem Unternehmen selbst zu entscheiden, welche Bedeutung das ERP im Betrieb einnehmen soll. Entscheidend dafür ist neben einer hohen Nutzungstiefe durch die Mitarbeiter vor allem eine hohe Nutzerakzeptanz sowie die Geschäftsführung, die die System-Nutzung und alle damit einhergehenden Digitalisierungsschritte konsequent vorleben muss. So erhält das ERP-System die Bedeutung, die es benötigt, um wirklichen Nutzen in Schweizer KMU zu stiften. 

Kategorien: myfactory Software Schweiz AG, ERP, CRM, KMU, myfactory, Digitalisierung, digitale Transformation, Geschäftsprozesse, Cloud'ERP, Vertrieb, FiBu, Produktion

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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