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Effektive E-Commerce Anbindung der ERP-Software

29.07.15 14:30 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

Effektive E-Commerce Anbindung am ERP-System

Der elektronische Handel von Waren und zunehmend auch Dienstleistungen ist einer der grössten Wachstumsbereiche unserer Wirtschaft. Viele KMU nutzen daher die Möglichkeit, Online-Shops für Ihre Kunden oder B2B-Portale für Ihre Partner aufzubauen und damit ein hochgradig skalierbares sowie ertragreiches Geschäftsfeld zu erschliessen. Dieses Vorhaben stellt die Anwendungen zum Enterprise Resource Planning (ERP) eines Unternehmens jedoch vor neue Herausforderungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Aspekte bei der E-Commerce Anbindung der ERP-Software beachtet werden sollten, um ein zukunftsfähiges und auch bei Wachstum noch handhabbares Gesamtsystem aufzubauen.

Der Start in den E-Commerce führt häufig über Schnittstellen

In den meisten KMU erfolgt der Einstieg in den Online-Handel über Datenschnittstellen: Produktdaten und Konditionen werden aus der ERP-Anwendung exportiert und in das E-Commerce System importiert. Dieser Start ist mit geringen Investitionen verbunden und eignet sich daher zur Erprobung des neuen Geschäftsfeldes. Dabei stehen die Preise und Verfügbarkeiten allerdings nicht in Echtzeit online zur Verfügung, sondern werden in regelmässigen Zeitabständen aktualisiert. Bei recht statischen Gütern und geringem Bestellvolumen ist diese Vorgehensweise pragmatisch. Darüber hinaus müssen Bestellungen aber wieder über Schnittstellen in das ERP-System importiert und dort manuell bearbeitet werden. Das Gesamtsystem stösst damit sehr schnell an seine Grenzen, da es fehleranfällig ist und unvollständige Informationen bzw. teilweise auch redundante Daten liefert. Wenn die Dynamik zunimmt, wird daher eine tiefere Integration notwendig.

Die einheitliche Datenbasis als Erfolgsmodell

Viele moderne ERP-Lösungen bieten daher eigene E-Commerce Module an und damit die direkte Integration des Online-Shops. In einer einzigen Datenbank werden so Produktinformationen, Lagerbestände, Lieferzeiten, Konditionen, Bestellungen sowie Abwicklungsinformationen wie Rechnungen und Mahnungen verwaltet. So entfallen die Schnittstellenprobleme der Insellösungen und ermöglichen einen hohen Grad der Automatisierung sowie exaktes Controlling und Reporting.

Prozess-Automatisierung mit integrierter E-Commerce Lösung

Während die Anbindung von Online-Shops und Portalen über Schnittstellen viele händische Eingriffe erfordert, bietet die direkte Integration von E-Commerce Lösungen als Modul einer ERP-Anwendung grosse Automatisierungspotenziale der Prozesse. Gerade bei steigendem Volumen macht es sich bezahlt, im Vorfeld in die Integration investiert zu haben. So lassen sich mit dem Bestellvorgang automatisch Kommisionierungslisten, Versandetiketten, Rechnungen und Lieferscheine erstellen sowie Bestellungen bei Vorlieferanten erzeugen. Die Grenzkosten der Abwicklung eines zusätzlichen Auftrags tendieren gegen null.

Vollständige Daten ermöglichen fundierte Entscheidungen

Die einheitliche Datenbasis integrierter Systeme macht sich auch im Controlling und Reporting bemerkbar. In Konstrukten mit Schnittstellen-Anbindung werden häufig verschiedene Stationen des Auftrags in unterschiedlichen Systemen gemessen: Web-Kennzahlen mit Google Analytics, Verkäufe in der E-Commerce Software, Rechnungen und Warenbewegungen im ERP-System. Dabei fehlt nicht selten die eindeutige Entität, um alle Daten miteinander zu verknüpfen. Integrierte System hingegen speichern alle Informationen in einer Datenbank und erlauben die individuelle Auswertung – eine Grundvoraussetzung für fundierte Entscheidungen.

Wachstum als Fallstrick für E-Commerce Lösungen  

Spätestens mit dem Einstieg in internationale Märkte beweist sich endgültig die Leistungsfähigkeit des Systems, oder dessen Engpässe werden zu Tage gefördert. Moderne ERP-Lösungen erkennen beispielsweise automatisch das Land, aus dem der Online-Shop aufgerufen wird und passen entsprechend die Sprache sowie weitere relevanten Daten an, wie beispielsweise Währungen, Versandoptionen und steuerliche Rahmenbedingungen. Auch die zunehmende Kundenbasis lässt sich nicht nur verwalten, sondern mit gezielten Newslettern und Marketing-Aktionen bearbeiten. Zumindest entsprechende APIs für nachfolgende Marketingmassnahmen sollten daher auf jeden Fall vorhanden sein.

Integration als zentraler Faktor für die Skalierbarkeit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass für wachsende E-Commerce Geschäftsmodelle eine tiefe Integration in die ERP-Anwendung obligatorisch ist. Am besten lässt sich diese Anforderung mit einem Modul des ERP-Systems abbilden, das auf einer einzigen, gemeinsamen Datenbank betrieben wird. So können Prozesse weitgehend automatisiert und aufgrund vollständiger Auswertungen faktische Entscheidungen getroffen werden. 

Weitere Informationen finden Sie hier: Erfolgsfaktor ERP & E-Shop - 12 Tipps vom Experten: mit E-Commerce zum Erfolg

Kategorien: Allgemein, Administration, ERP

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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