Digitalisierung ersetzt zwar keine Dokumente, vereinfacht aber deren Verwaltung in hohem Mass. Dabei ist eine zentrale Ablage, wie sie ein ERP-System bietet, besonders vorteilhaft. Auf diese Weise lassen sich alle Unterlagen zur rechten Zeit am rechten Ort erstellen, abrufen und bearbeiten. Anstatt sich durch dicke Bundesordner zu kämpfen, hat man die gewünschten Dokumente immer im (Zu)Griff. Mit einem Cloud-ERP kann man diese auch jederzeit mobil abrufen und verwalten. ERP und Dokumentenmanagement – ein unzertrennliches Paar.
Wenn alte Zöpfe zu Bremsklötzen werden
Täglich werden in Schweizer KMU Stunden mit der Ablage und Suche von Geschäftsbelegen und Dokumenten verbracht. Eine notwendige, aber nicht wertschöpfende Tätigkeit. Dabei werden oft Unterlagen wie Lieferscheine, Rechnungen, Auftragsbestätigungen usw. zwar digital produziert, dann aber auf Papier gedruckt und physisch archiviert. Mit der Archivierung in der Dokumentengruft wird auch die Effizienz von Geschäftsprozessen beerdigt. Wohl wissend, dass diese alten Zöpfe wahre Bremsklötze für den Wettbewerb sind, verharren viele Firmen weiterhin in dieser Lethargie und vergessen, dass sie mit einem geeigneten ERP-System das Blatt zu ihren Gunsten wenden könnten.
Integration beschleunigt und vereinfacht Geschäftsprozesse
Geschäftsfälle resultieren früher oder später in einer Zusammenfassung relevanter Informationen für die nachgelagerten Prozessschritte. So werden beispielsweise in einem Angebot die vereinbarten Konditionen, die gewünschten Produkte und weitere wichtige Angaben hinterlegt. Diese Daten werden für die weitere Auftragsbearbeitung bis zur Lieferung und Fakturierung benötigt. Erfasst und verwaltet werden diese Daten (Adressen, Produkte, Konditionen usw.) zentral im ERP-System. Die integrative Vernetzung dieser Informationen – auch in Form von Dokumentenmanagement – über alle Unternehmensbereiche hinweg, beschleunigt und vereinfacht die Geschäftsprozesse.
Der Informationsbedarf als Mass aller Dinge
Das Mass aller Dinge bzw. Dokumente ist der Informationsbedarf im jeweiligen Prozessschritt oder Geschäftsprozess. Dieser bestimmt, welche Dokumente oder Belege effektiv benötigt werden. Bei der Bearbeitung von Retouren sind dies andere als im Verkaufsaussendienst oder im Einkauf. Modernes Dokumentenmanagement à la ERP bedeutet, dass Informationen punktgenau serviert werden. Übrigens, ein interessanter Aspekt bei der Einführung von ERP-Systemen ist es, dass viele Listen und Hilfsblätter dank der Verfügbarkeit zentraler Daten obsolet werden. Allein dies ist ein deutlicher Hinweis, welche Bedeutung ein ERP-System für das Dokumentenmanagement hat.
Mobiler Zugriff auf Informationen
Immer wichtiger wird dabei der mobile Zugriff auf Informationen. Ein Paradebeispiel dafür ist die Arbeit im Homeoffice oder als Servicetechniker im Kundendienst. Nebst Dokumenten aus den vor- und nachgelagerten Geschäftsprozessen werden häufig auch Produktunterlagen oder Anleitungen benötigt. Wer über eine Wissensdatenbank in einem ERP-System aus der Cloud verfügt, kann diese ideal für das Dokumentenmanagement von Zusatz- und Hilfsinformationen verwenden und auf mobilen Geräten zur Verfügung stellen. Das ERP-System ist nicht nur ein universelles Speichermedium für alle Arten von Dokumenten, sondern kann diese auch mit den jeweiligen Kunden, Projekte usw. verknüpfen.
Strukturiertes ERP-Dokumentenmanagement
Die Effizienz und Effektivität eines ERP-Systems steht in direktem Zusammenhang mit einer transparenten, logischen Strukturierung der Daten bzw. Systemparameter. Gleiches gilt auch für das integrierte Dokumentenmanagement. Folgende Kriterien sollten Beachtung finden:
- Klassifizierung des Dokumententyps (z.B. Rechnung, Gutschrift, Vertrag)
- Form und Format (z.B. Datensatz, PDF-Datei, Bild, Word-Dokument)
- Dokumentinformationen (z.B. Speicherdatum/-ort, Metadaten, Suchbegriffe)
- Aufbewahrung (z.B. Ablage, Archivierung, Speicherort, System)
Dank zahlreicher Möglichkeiten für eine saubere Strukturierung vereinfacht das ERP-System das Dokumentenmanagement und sorgt für eine prozessübergreifende, nachhaltige Ordnung bei der Ablage und Archivierung.
Vorsicht, es gibt auch Stolpersteine
Es sind vor allem anwenderbezogene Probleme, welche die Nutzung des ERP-Systems für das Dokumentenmanagement beeinträchtigen. Allen voran ist es das Beharren an alten Gewohnheiten wie z.B. das Kopieren und Ablegen von Belegen. Doch es gibt noch weitere Stolpersteine und Hürden:
- Mangelndes Verständnis von Geschäftsprozessen
- Fehlende ERP-Funktionalität
- Misstrauen gegenüber Digitalisierung
- Konzeptlose Organisation/Strukturen
- Ungenügendes Anwenderwissen
- Diffuser Parallelbetrieb Papier/Digital
- Fragen zur Revisionssicherheit
Erscheinen Ihnen diese Punkte als trivial und lösbar? Prima, dann verfügen Sie über ideale Voraussetzungen für ein Dokumentenmanagement mit dem ERP-System.
