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Diese 7 Vorteile bietet ERP-Software einem KMU

15.04.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Allein schon der Begriff “ERP” versetzt manches KMU in Schockstarre. Sind das nicht diese digitalen Kolosse, welche unendlich kompliziert zu installieren und zu betreiben sind? Etwas Teures und in der Praxis nicht Anwendbares? Keine Angst, auch wenn es das eine oder andere unrühmliche Beispiel gescheiterter Projekte geben mag, die allermeisten ERP-Systeme sind täglich erfolgreich im Einsatz und für viele KMU unverzichtbar.

1. Bessere Prozessqualität dank zentraler Daten 

Eine zentrale Datenhaltung bietet verschiedene Vorteile. Voraussetzung ist ein integriertes ERP-System, welches verschiedene Applikationsbereiche (z.B.  Auftragsbearbeitung, KundendienstDokumentenverwaltung, Auswertungen, Finanzen) aus einer Hand abdeckt. Ist dies gegeben, können praktisch alle Unternehmensbereiche mit dem gleichen System arbeitenSo lassen sich Medienbrüche und Schnittstellen vermeiden. Gleichzeitig können dieselben Daten in unterschiedlichen Arbeitsprozessen verwendet werden. Das spart Zeit bei der Bearbeitung, verhindert redundante Datenbestände und verringert dadurch mögliche Fehlerquellen.  

 

2. Transparente 360-Grad-Sicht aufs Unternehmen  

Eine unterbruchfreie Abwicklung von Arbeitsprozessen wirkt sich positiv auf die Prozessqualität aus. Das gilt sowohl auf operativer als auch auf digitaler Ebene. Mit einem integrierten ERP-System können ganze Wertschöpfungsketten abgedeckt werden. Von der Konstruktion über die Fertigung bis zur Bereitstellung und Vermarktung können Aufträge oder Bestellungen durchgängig bearbeitet werden. Je nach Fachbereich wird der Datenkern, z.B. ein Produkt, ein Kunde oder ein Lieferantmit unterschiedlichen Informationen angereichert, so dass am Schluss eine 360-Grad-Sicht auf das ganze Unternehmen möglich ist.    

 

3. Faktenbasierte Entscheidungsgrundlagen 

Angesichts der zunehmenden Dynamik im wirtschaftlichen Umfeld sind Führungsverantwortliche auf allen Stufen gefordert, Entscheidungen schnell zu treffen und gleichzeitig die damit verbundenen Auswirkungen laufend zu kontrollieren. Die Einheitlichkeit der Daten eines ERP-Systems bietet ideale Grundlagen für ein fundiertes und faktenbasiertes Management. Die Verknüpfung verschiedener Auswertungen erlaubt es, neue Erkenntnisse zu gewinnen und Zusammenhänge herzustellen. Als Reporting-Tool ist das ERP eine zentrale Informationsquelle für den Wissensaufbau im Unternehmen.  

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4. Effizienzsteigerung dank Automatisierung 

Bereits kleine, automatisierte Workflows können zu spürbaren Effizienzsteigerungen im Unternehmen führen. Es gibt zahlreiche Beispiele wie etwa das automatische Auslösen einer Benachrichtigung per E-Mail bei einem Bestelleingang aus dem Webshop, den Freigabe- bzw. Genehmigungsprozess von AnträgenFollow-ups von Aufgaben oder Terminen bei der Kundenbearbeitung usw. Moderne ERP-Systeme bieten spezielle Funktionen, mit denen sich Daten und Funktionen auf einfache Weise logisch verknüpfen lassen. Das Einsparen von manuellen Eingaben entlastet die Anwender von Routinearbeiten und gibt ihnen mehr Zeit für hochwertige Aufgaben. 

 

5. Kapazitätsoptimierung von Ressourcen 

Ein ERP-System macht sich bei der Kapazitätsoptimierung von Ressourcen im Unternehmen gleich doppelt bezahltEinerseits können vorhandene Betriebsmittel – von Fachpersonal bis zu Maschinen und Werkzeugen  besser ausgelastet werden. Engpässe, freie Kapazitäten oder Doppelbelegungen lassen sich rasch identifizieren. Das ermöglicht einem KMU eine bessere Planung und Auslastung von Angeboten und Leistungen. Auf der anderen Seite führt die Nutzung eines ERP aber auch zu einer effizienteren Arbeitsweise von Mitarbeitenden. Dokumente und Informationen müssen nicht mehr gesucht werden, sondern stehen jederzeit im zentralen System zur Verfügung.  

 

6. Unabhängiger vom Fachwissen einzelner Mitarbeiter 

Bis zu einem gewissen Grad zwingt das ERP-System zu einer einheitlichen Arbeitsweise. Das ist auch gut so und für viele KMU einer der Gründe, warum sie sich für die Einführung einer Unternehmenslösung entscheiden. Es gibt den Prozessen eine klare Struktur, welche sich an der jeweiligen Organisationsform orientiert. Dank der verbindlichen Grundlage des ERP-Systems und der darin enthaltenen Daten und Informationen wird der Betrieb unabhängiger vom Wissen einzelner Mitarbeitenden. Gerade bei personellem Wechsel ist das ein wichtiger Vorteil. 

 

7. Unterstützung einer digitalen Unternehmenskultur 

Digitalisierung ist in aller Munde. Doch was bedeutet dies konkret in der KMU-Praxis? Ein ERP-System ist in vielen Fällen ein idealer Türöffner für die Einführung einer digitalen Unternehmenskultur. Mit der Nutzung von Cloud-Services oder mobilen Geräten erschliessen sich neue Möglichkeiten, welche ein Unternehmen wettbewerbsfähiger machen. Das ERP unterstützt operative Tätigkeiten mit digitalen Funktionen. Moderne Arbeitsplätze sind nicht nur für eine erfolgreiche Personalrekrutierung entscheidend, sondern dienen auch der Zukunftssicherung eines KMU. 

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, qualitätsmanagement, Geschäftsprozesse

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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