Diese 5 Punkte sind beim Homeoffice zu beachten

von Sandra Bültermann, Autorin am 22.04.2016, 2 min Lesezeit

Flexible Arbeitsplatzmodelle sind die Zukunft. Der tägliche Gang ins Büro sowie der feste Arbeitsplatz werden immer unbedeutender. Dank der vielfältigen technischen Möglichkeiten ist ortsunabhängiges Arbeiten einfacher denn je. Laut einer neuen Deloitte-Studie arbeiten bereits 28% der Schweizer mindestens einen halben Tag pro Woche im Homeoffice. Tendenz steigend! Doch damit die Tätigkeiten zeitweise oder auf Dauer ausserhalb der Firma reibungslos erledigt werden können, müssen die Rahmenbedingungen stimmen. KMU, die ihren Mitarbeitern die Arbeit von zu Hause aus ermöglichen wollen, sollten vorab einige Details berücksichtigen.

Keine Pflicht, aber auch kein Anspruch auf Homeoffice

Wollen Unternehmen die Arbeit am privaten Schreibtisch einführen – zum Beispiel, weil sie einen Standort auflösen –, kann sich die Frage stellen, ob sie die Mitarbeiter ohne ihre Zustimmung dazu anweisen können. Die klare Antwort lautet: Nein, der Arbeitgeber kann seine Angestellten nicht zwingen, die privaten Räume als Arbeitsort zur Verfügung zu stellen. Andersherum hat auch der Arbeitnehmer keinen gesetzlich verankerten Anspruch aufs Homeoffice.

Zudem kann der Arbeitgeber seine Mitarbeiter Zuhause nicht einfach durch einen Besuch kontrollieren. Ein Zutrittsrecht lässt sich zwar vertraglich vereinbaren, der konkrete Besuch – etwa um gestellte Geräte zu warten – kann aber nur im Einvernehmen mit dem Mitarbeiter erfolgen.

Arbeitszeiten und Überstunden

Die Arbeitszeit richtet sich im Homeoffice genau wie bei Tätigkeiten innerhalb der Firmenräume nach der vertraglichen Vereinbarung. Gleiches gilt für die Verpflichtung, bei entsprechender Notwendigkeit Überstunden zu leisten. Damit es nicht zu Konflikten und Unstimmigkeiten kommt, sollten im Vorfeld klare Regeln schriftlich definiert werden:

  • Welche Arbeitszeiten gelten generell?
  • Welchen Anteil der Arbeitszeit darf der Arbeitnehmer im Homeoffice verbringen?
  • Gibt es Kernarbeitszeiten, die auch am heimischen Schreibtisch einzuhalten sind?
  • Muss der Arbeitnehmer zu bestimmten Zeiten für den Vorgesetzten, die Kollegen oder/und die Kunden erreichbar sein?

Büroausstattung

Auch finanzielle Regelungen müssen getroffen werden: Stellt das KMU einen Laptop, oder darf der Arbeitnehmer den privaten Computer verwenden? Wer übernimmt die Rechnungen für Telefon und Internet? Beteiligt sich die Firma an den Kosten für Geräte sowie Büroeinrichtung? Einen gesetzlichen Anspruch darauf hat der Angestellte nicht. Aber aus Sicherheitsgründen ist Hardware, die das Unternehmen ausschliesslich für berufliche Zwecke stellt, zu bevorzugen. Denn auch im Homeoffice besteht die Pflicht zum Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen. So sollten Mitarbeiter auf das interne Firmennetzwerk nur über eine gesicherte Verbindung zugreifen.

Mobiler Zugriff auf Daten und Software

Ein entscheidendes Kriterium für die Tätigkeit im Homeoffice ist, dass der Arbeitnehmer in die Unternehmensprozesse eingebunden werden kann. Wer privat bereits mit Social-Media-Kanälen vertraut ist, muss sich kaum umstellen. Kommunikationstools wie Videotelefonie und firmeninterne Chats sind von überall nutzbar. Cloudbasierte ERP- und CRM-Systeme fassen wichtige Informationen sowie Arbeitsabläufe zentral zusammen. Über die Wolke stellen sie die gesamten Daten allen Mitarbeitern in Echtzeit zur Verfügung, unabhängig vom Arbeitsort, und beschleunigen somit Entscheidungsprozesse innerhalb des Unternehmens.

Die Nutzung von Software as a Service-Anwendungen (kurz SaaS) bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeiter von jedem Rechner mit Internetzugang die gleiche Software nutzen und Zugriff auf die Unternehmensdaten haben. Zusätzliche native Apps der SaaS-Anwendungen ermöglichen die problemlose Arbeit von unterwegs am Smartphone oder Tablet.

Coworking Space als Alternative

Dank der Sharing Economy hat sich neben dem Homeoffice eine weitere Alternative zum konventionellen Büro entwickelt: sogenannte Coworking Spaces, die Arbeitsplätze flexibel auf Stundenbasis anbieten. Diese Bürogemeinschaften bieten gegenüber dem Schreibtisch in den privaten vier Wänden gleich mehrere Vorteile: Durch das Zusammentreffen unterschiedlichster Leute lässt sich ein Netzwerk ähnlicher, aber auch komplementärer Kompetenzen aufbauen. Das inspiriert, fördert die Motivation und hilft in Problemsituationen. Zudem bieten Coworking Spaces professionelleres Equipment als die meisten privaten Arbeitsplätze zu bieten haben: etwa Highspeed Internet, Farblaserdrucker und ausgestattete Meetingräume, in denen der Arbeitnehmer Kunden empfangen kann.

Das Fazit: Von Homeoffice und flexiblem Arbeiten profitieren beide Seiten: Mitarbeiter und KMU. Die Rahmenbedingungen müssen aber klar abgesteckt sein.

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Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.