Viele kennen es schon vom Frühling her, für andere ist es Neuland: Das Homeoffice. Zahlreiche Unternehmen ermöglichen Ihren Mitarbeitern schon länger, zuhause zu arbeiten. Für manche Firmen wurde das aber erst während des ersten Shutdowns im Frühling 2020 zum Thema. Nun gilt seit dem 18. Januar 2021 sogar eine Homeoffice-Pflicht in der Schweiz. Wie wird das Homeoffice für Sie und Ihre Mitarbeitenden zum Erfolg? Wir haben hier die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.
Vor die Tatsachen gestellt
Anfang Januar 2021 hat der Bundesrat entschieden, dass ab 18. Januar 2021 Homeoffice zur Pflicht wird, überall dort, wo dies «möglich und mit verhältnismässigem Aufwand» umzusetzen ist. Die Kantone können bei Zuwiderhandlung die Arbeitgeber strafrechtlich belangen. Auch wurde mitgeteilt, dass der Arbeitgeber den Mitarbeitenden für die Arbeit zuhause keine Entschädigung für Miete, Internet oder Stromkosten schulde. Allerdings müssen Kosten, die auch im Büro anfallen würden, übernommen werden. Dazu zählen zum Beispiel Kosten für Papier, Tinte/Toner oder Portospesen.
Technologische Voraussetzungen
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, den Mitarbeitenden die Werkzeuge für ihre Arbeit zur Verfügung zu stellen. Wenn diese nicht bereits über einen Firmen-Laptop verfügen oder mit dem eigenen Computer arbeiten können, muss der Arbeitgeber die passende Hardware stellen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Mitarbeitenden zuhause über Internet verfügen. Ob der Fernzugriff auf die Unternehmensplattform über eine verschlüsselte Verbindung (VPN) auf die eigenen Server oder über eine sichere Cloud-Lösung erfolgt, ist je nach Unternehmen verschieden. Das Letztere gilt allgemein als einfacher, da sich eine webbasierte Software im Handumdrehen bereitstellen lässt.
My home is my… office
Die Arbeitszeiten im Homeoffice richten sich nach den üblichen Bürozeiten. Je nachdem, ob mit gegebenen Zeiten oder in Gleitzeit gearbeitet wird, werden fixe Zeiten abgemacht, in denen die Mitarbeitenden arbeiten und erreichbar sind. Die Trennung von Arbeit und Freizeit ist besonders im Homeoffice wichtig. Das betrifft auch die Wohnsituation. Einige Mitarbeitende verfügen zuhause über ein eigenes Büro, dass sich rasch in ein Homeoffice umwandeln lässt. Ein No-go sind Küchentisch, Klapphocker oder umfunktionierte Esszimmer. Sobald Mitbewohner oder Kinder im Haus sind, kann es schwierig werden. Hier gilt es, klare Regeln zu setzen. Unter Umständen hilft ein «Do not Disturb»-Schild an der Tür. Und Noise-Cancelling-Kopfhörer können Wunder bewirken, wenn Kinder nicht zu bändigen sind.
Strukturierter Arbeitstag
Genauso wichtig wie die Arbeit sind die Pausen. Hier sollten sich die Mitarbeitenden an die Pausen halten, die sie auch im Büro machen. Gerade im Homeoffice ist die Verführung gross, mehr Pausen zu machen. Hier braucht es Selbstdisziplin und Eigenverantwortung. Viele Unternehmen führen eigene Videokonferenzen zur Kaffeepause durch, damit auch der informelle Austausch nicht zu kurz kommt. Für Videokonferenzen wird eine Kamera benötigt, die jedoch in den meisten Laptops standardmässig eingebaut ist und für diesen Zweck ausreicht. Auch hier gilt: Nur so viele Calls und Konferenzen wie nötig. Ansonsten steigt die Gefahr von Ablenkung und Unkonzentriertheit.
Fazit: Homeoffice bedeutet Eigenverantwortung
Natürlich müssen auch die Mitarbeitenden selbst schauen, dass sie sich das Homeoffice angenehm einrichten. Natürliches Licht, keine Ablenkungen, eine angenehme Atmosphäre, all das hilft, zuhause genauso effizient zu arbeiten wie im Büro - oder sogar noch konzentrierter und fokussierter. Wichtig ist auch, dass die Trennung von Arbeit und Freizeit gelingt, sei es durch Tenü-Wechsel oder einen kurzen Spaziergang vor und nach den Arbeitszeiten als Ersatz für den Arbeitsweg. Das Homeoffice, darin sind sich viele Experten einig, wird auch nach der Pandemie künftig eine wichtige Rolle als Arbeitsplatz spielen. Es lohnt sich daher, sich langfristig mit den damit verbundenen Möglichkeiten und Anforderungen auseinanderzusetzen.
P.S. Das SECO hat eine Broschüre herausgegeben mit Tipps für die Arbeit zuhause. Diese kann kostenlos als PDF heruntergeladen werden.
