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Die QR-Rechnung modernisiert den Schweizer Zahlungsverkehr

01.04.20 08:00 / von David Lauchenauer

David Lauchenauer

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Mit der Einführung der QR-Rechnung wird der Schweizer Zahlungsverkehr modernisiert. Ab 30. Juni 2020 werden damit die bisherigen Einzahlungsscheine abgelöst. Diese können während einer Übergangsfrist weiterhin verwendet werden. Lesen Sie in diesem Beitrag, warum es sich lohnt, möglichst rasch auf das neue Format umzusteigen. 

Vorteile des Swiss QR Code 

Die QR-Rechnung erfüllt die Anforderungen für die medienbruchfreie, digitale Verarbeitung. Doch auch wer weiterhin Papierrechnungen erhalten will, profitiert von einem geringeren Aufwand, da Medienbrüche im Prozess zwischen Rechnungsstellung, -versand und Zahlungsauftrag wegfallen: Der Rechnungsempfänger scannt den QR-Code zum Beispiel mit seinem Smartphone und braucht die Zahlung anschliessend, ohne zusätzliche Eingaben, nur noch freizugeben. Das mühselige Abtippen von Konto- und Referenznummern entfällt. Entscheidend ist, dass im Zahlteil ein QR-Code aufgedruckt ist, der die Zahlungsinformationen enthält. Dieser Swiss QR Code ermöglicht die Auslösung von Zahlungen bei Banken über alle Auftragskanäle hinweg, einschliesslich Schalterzahlungen.  

 

Ausprägungen der QR-Rechnung 

Orange Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR) und rote Einzahlungsscheine (ES) bleiben während einer Übergangsphase weiterhin gültig. Für die Umstellung des ESR-Verfahrens auf die QR-Rechnung haben Sie somit genügend Zeit.  

 

Die QR-Rechnung wird in drei Ausprägungen anzutreffen sein:  

  • QR-Rechnung mit QR-Referenz → ersetzt den bisherigen orangen Einzahlungsschein (ESR)  
  • QR-Rechnung ohne Referenz → ersetzt den bisherigen roten Einzahlungsschein (ES)  
  • QR-Rechnung mit Creditor Reference (SCOR) → neue Nutzungsmöglichkeit 

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Der Zahlteil mit Empfangsschein enthält die für die Zahlungsausführung benötigten Informationen einerseits im Swiss QR Code (digital lesbar), anderseits in Klarschrift. Das ermöglicht dem Rechnungsempfänger, die Korrektheit der Zahlungsdaten nach dem Scannen und vor der Zahlungsfreigabe zu kontrollieren und – wenn erforderlich – Zahlungen auch manuell zu erfassen. 

 

Für die Erstellung der QR-Rechnung mit QR-Referenz benötigen Sie eine neue QR-IBAN. Sie können die QR-IBAN bei Ihrer Bank anfragen. Die Länge der Referenznummer bleibt mit 26 Stellen und Prüfziffer auf Stelle 27 unverändert. Die Kundenidentifikation auf den ersten sechs Positionen in der Referenz als Schlüssel zum Konto des Zahlungsempfängers entfällt grundsätzlich. Um Fehlbuchungen zu vermeiden, wird empfohlen, die bestehende sechsstellige Kundenidentifikation aber weiterhin auch bei der QR-Referenz einzutragen. 

 

Die QR-Rechnung kann physisch auf Papier oder als PDF verschickt werden. Der Zahlteil mit Empfangsschein kann dabei am unteren Seitenrand platziert oder auf ein separates Beiblatt gedruckt werden. Wenn die QR-Rechnung dem Rechnungsempfänger auf Papier zugestellt wird, muss der Zahlteil mit Empfangsschein zum Abreissen perforiert sein.  

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Exkurs: So einfach stellen Sie im ERP-System myfactory auf die QR-Rechnung um 

myfactory Software Schweiz AG stellt die notwendigen Erweiterungen als Update im Modul Swiss Solutions zur Verfügung. Voraussetzung dazu ist myfactory Release-Version 7.0 und das Modul Swiss Solutions Stand Mai 2020.  

 

Sie erhalten QR-Rechnungen von Ihren Lieferanten 

Bis Sie erste QR-Rechnungen von Ihren Lieferanten erhalten, können bzw. müssen Sie am System noch keine Einstellungen/Anpassungen vornehmen. Für die QR-Rechnung mit QR-Referenz wird die neue QR-IBAN verwendet. QR-IBAN’s erkennt man an der QR-IIID (Stelle 5-9 der QR-IBAN). Die QR-IID besteht exklusiv aus Nummern im Bereich von 30000 bis 31999. Hierfür muss der aktualisierte Bankenstamm in myfactory eingelesen werden. SIX veröffentlicht den erweiterten Bankenstamm im Laufe Mai 2020.  

 

Wenn Ihr Kreditor ab 30.06.2020 QR-Rechnungen ausstellt, muss auf der Lieferantenbank eine neue Bankverbindung eröffnet werden. Hierzu steht in myfactory die neue Zahlungsart ‘QR-Rechnung’ zur Auswahl. Sendet Ihnen Ihr Kreditor eine QR-Rechnung mit QR-Referenz (ersetzt bisherigen orangen ESR), ist auf der neuen Bankverbindung die neue QR-IBAN zu erfassen. Und sollte Ihr Kreditor QR-Rechnungen ohne QR-Referenz oder QR-Rechnungen mit Creditor Reference (SCOR) ausstellen, wird die QR-IBAN nicht verwendet. In diesen beiden Ausprägungen genügt die bisher bekannte IBAN. 

 

Sie versenden QR-Rechnungen an Ihre Kunden 

Sofern der Ausdruck von QR-Rechnungen physisch auf Papier erfolgt und so an den Kunden verschickt wird, ist weiterhin perforiertes weisses Papier 80-100 g/m2 (mit Abrisskante), jedoch ohne Hintergrundbild nötig. Nehmen Sie dazu mit Ihrem Papierlieferanten Kontakt auf. Für die Erstellung der QR-Rechnung mit QR-Referenz (ersetzt bisherigen orangen ESR) benötigen Sie eine neue QR-IBAN. Sie können die QR-IBAN bei Ihrer Bank anfragen. Ca. Ende Mai 2020 ist der aktualisierte SIX-Bankenstamm (mit neuen QR-IIDs) in myfactory einzulesen. Für individuelle Anpassungen am Layout der QR-Rechnung (z.B. individuelle Kopfdaten auf QR-Rechnung oder Integration QR-Rechnung auf 1. Seite) nehmen Sie bitte mit Ihrem zuständigen Projektleiter Kontakt auf. 

 

Weiterführende Informationen zur QR-Rechnung 

Allgemeine Informationen zur QR-Rechnung finden Sie hier: 

https://www.einfach-zahlen.ch/dam/download/qrrechnung/six-flyer-qr-191001-de.pdf  

https://www.moneytoday.ch/lexikon/qr-rechnung/  

Kategorien: Cloud, ERP, myfactory, digitale Transformation

Über den Autor

David Lauchenauer

David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

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